Googleフォームで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Googleフォームで受け取った契約書やNDAといった法務文書の管理は、内容の確認や要約・チームへの共有など、手間がかかるのではないでしょうか？このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに添付されたPDFなどの書類をOCRで読み取り、AIが要約した内容を自動でMicrosoft Teamsに通知するため、一連の確認・共有業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで法務関連の文書を受け付けている法務・管理部門の方
• 受領した書類の内容確認や要約、チームへの情報共有を手作業で行っている方
• 書類レビューの初動対応を迅速化し、契約締結までの時間を短縮したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のファイルダウンロード、内容の読み取り、要約、共有までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な文書のレビュープロセスにおけるリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
6. オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を指定のチャネルに投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自社の運用に合わせて受付フォームの項目や形式を自由に作成してください。
• OCR機能のオペレーションでは、読み取ったテキストの中から特定の情報のみを抽出するように設定することも可能です。
• 要約オペレーションでは、要約の文字数や含めるべき項目などをプロンプト（指示文）で指定し、出力内容を任意で調整してください。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、メッセージを投稿するチャネルやメンション先、通知するメッセージの本文を自由にカスタムできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。