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「新しく配属された部署のマニュアルが膨大で、読むだけで数日かかってしまう…」
「業務マニュアルの中から必要な情報を探し出すのにいつも時間がかかっている…」
このように、マニュアルの内容把握や情報検索に多くの時間を費やしていませんか？
もし、新しく作成されたマニュアルファイルの内容をAIが自動で読み取り、要約した結果をドキュメントにまとめてくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、業務のキャッチアップを迅速に行い、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはマニュアルなどのファイルを自動で要約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google Driveに特定のファイルが作成された際に、OCRでの読み取りとAIによる要約を自動で行い、結果を新規Googleドキュメントに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google ドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google Driveの連携をしましょう。
検索ボックスに「Google Drive」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アカウントを選択します。
アクセスの許可をします。
以下の表示が出たら「Google Drive」のマイアプリ連携の完了です。
Google ドキュメントの連携をしましょう。
検索ボックスに「Google ドキュメント」と入力してアイコンをクリックします。
そのあとは、Google Driveと同様に設定を進めます。
以下の表示が出たら「Google ドキュメント」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
社内に蓄積された大量のマニュアルや資料の内容を把握し、要約する作業に時間を要していませんか。
特に画像やPDF形式のファイルはテキスト化から始める必要があり、手間がかかる業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにマニュアルファイルを保存するだけで、OCRによるテキストの読み取りからAIによる要約までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のマニュアルを管理しており、内容の要約作業を効率化したいと考えている方
・チーム内の情報共有を円滑にするため、マニュアルの要約プロセスを自動化したい方
・OCRやAIを活用し、文書管理に関連する定型業務の自動化を検討している方
■注意事項
・Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
フローの先頭に「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。
連携するGoogle Driveアカウントを選び「次へ」を押します。
トリガーの起動間隔を選び、フォルダIDを入力して「テスト」を押します。
なお、トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここで対象フォルダにテストファイルを用意しておきます。
テスト成功と取得した値（ファイルIDなど）を確認して「完了」を押します。
ステップ4：分岐（ファイル名で判定）を作る
分岐オペレーションを選択します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
条件を任意で設定します。今回はファイル名を含んでいるかどうかで分岐を分けています。
ファイル名は取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ステップ5：Google Driveからファイルをダウンロードする
「ファイルをダウンロードする」を選択します。
Google Driveアカウントを選び「次へ」を押します。
「ファイルID」に取得した値からファイルIDを入れて「テスト」を押します。
取得した値に「Google Driveからの取得ファイル」が入ったことを確認し「完了」を押します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
ステップ6：OCRで文字を抽出する
「OCRで文字を抽出」を選択します。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
この中から、今回は「[v2]任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」を選択します。
ファイルサイズや読み取りたい文書量に応じて、8,000文字以内（10タスク）や12,000文字以内（15タスク）といった上位アクションに変更することも可能です。
💡補足：タスク数とプランの関係
括弧内の数値（例：5タスク）は、1回の処理に消費されるタスク数を意味します。
利用中のYoomプランによってタスク上限が異なるため、ファイル容量や処理頻度に応じて適切なものを選択しましょう。
詳しくはこちらをご参照ください。
入力に「Google Driveからの取得ファイル」を指定し、今回は全文・Gemini・日本語で設定しました。
設定完了後、「テスト」を押します。
※なお、YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。使用するデータの文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
取得した値に該当テキストが入ったことを確認し「完了」を押します。
ステップ7：要約を作る
「要約」フローを選択します。
ここでは「GPT-4.1｜15,000文字以内の文章の要約（12タスク）」を選択します。処理したい文書量や文字数に応じて、「5,000文字以内」「50,000文字以内」など他のプランを選ぶことも可能です。
要約対象のテキストに「全文」を選択して挿入します。
文字数を要約対象のテキストに合わせて必要なら条件や言語を設定して、「テスト」を押します。
取得した値「要約結果」を確認して「完了」を押します。
「新しいドキュメントを作成する」を選択します。
連携アカウントを選び「次へ」を押します。
ドキュメントのタイトルは直接入力した固定値の【要約】に加えて、変動値である取得した値の『ファイル名』組み合わせて設定しました。
テスト成功で「ドキュメントID」が取得できたら「完了」を押します。
「文末にテキストを追加」を選択します。
連携アカウントを確認して「次へ」を押します。
「ドキュメントID」に取得した値から前ステップのIDを指定し、「追加するテキスト」には、取得した値から「要約結果」を設定しました。
設定完了後、「テスト」をクリックしてください。
なお、取得した値から挿入する際には、以下のように設定しました。
テスト成功を確認して「完了」を押します。
作成されたドキュメントに要約文が入っていることを確認します。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がマニュアルファイルをAIで自動要約する方法でした。
Yoomでは、Google Driveを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Zoom会議のレコーディングや受信メールの添付ファイルをGoogle Driveに自動格納します。
らに、格納されたPDFや帳票、音声ファイルをOCR/AIで読み取り、データを抽出。Yoom DBやスプレッドシートへの記録、音声ファイルの文字起こしも自動で行います。
また、ファイルを格納後に承認フローを回し、承認後にファイルをGmailで送付したり、格納時や承認完了時にSlackやLINE WORKSに通知します。
これにより、ファイルからのデータ入力と情報共有を自動化し、文書管理とデータ活用の効率化を実現できます。
マニュアルの要約を自動化することで、これまで手作業で行っていたマニュアルの読み込みや内容の把握にかかる時間を大幅に削減し、必要な情報へ素早くアクセスすることが可能になります。
これにより、新しい業務へのキャッチアップが迅速になり、本来時間をかけるべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIの要約精度や出力形式（箇条書き・要点だけ等）は調整できますか？
A：はい、できます。
要約機能のアクションでは読み込める文字数とあわせて要約形式も選択可能です。また、文字数や言語、口調、出力スタイル（箇条書きなど）も指定できますので、指示内容によって調整可能です。詳細の設定手順は「要約する」の設定方法をご確認ください。
Q：数百ページのマニュアルを処理するときの実務的なコツは？
A：OCR・要約のアクション設定を行う前に「ファイルを分割」または「対象ページのみ抽出」していただくことをおすすめします。
なお、読み取れるファイルの容量上限は7MBとなります。7MB以下のファイルの読み取りをお願い致します。
また、ご利用プランによっても異なりますが、最大でも6500文字以内のファイルであることが条件となります。
読取の可否や注意点の詳細は「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことをご確認ください。
Q：要約ができたらSlackに自動通知したいがどう設定すれば良い？
A：フロー終端の「+」からSlackを追加・連携し「Slackへメッセージを送信」のアクションを設定してください。
チャンネルID・本文（ドキュメントURL＋要約冒頭）を入力後、@here/@channelなどのメンションも指定可能です。接続と権限付与の手順はSlackと連携して出来ることをご確認ください。
