メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する
メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
メールで受信する請求書や見積書といった帳票類に関して、都度ダウンロードして特定のフォルダに格納し、関係者に共有する作業を手間に感じてはいないでしょうか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、格納漏れや共有忘れなどのミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された帳票ファイルを自動でGoogle Driveに格納し、Slackへ通知するフローを自動化できるため、こうした課題を削減し、帳票管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで届く請求書などの帳票管理を手作業で行っている経理や営業事務担当の方
- Google DriveとSlackを活用し、チーム内でのファイル共有の効率化を図りたい方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からGoogle Driveへの格納、Slack通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや共有忘れを防ぎ、重要な帳票類をより確実に管理できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「添付ファイルを格納する」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを格納します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが格納された旨を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、特定の送信元メールアドレスや件名に含まれるキーワードなど、フローボットを起動させる条件を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルを格納する際に、格納先のフォルダは任意で指定してください。
- Slackへの通知メッセージは、ファイル名や格納先のURLなど、メールから取得した情報を含めて自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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ファイルを複製する
特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
ファイルを削除する
ファイルをアップロードする
ファイルをダウンロードする
Googleスプレッドシートをダウンロード
Googleスライドをダウンロード
Googleドキュメントをダウンロード
特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得
ファイル名を変更する
ファイル・フォルダ情報を取得
エクセルファイルをスプレッドシートに変換する
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ファイル・フォルダの説明を更新
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フローボットトリガー
メッセージがチャンネルに投稿されたらファイルがチャンネルに投稿されたらメッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたらSlackアプリがメンションされたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
チャンネルにメッセージを送るダイレクトメッセージを送るチャンネル内のメンバーIDを取得するチャンネルを作成チャンネルにメンバーを招待ユーザーグループの一覧を取得スレッドにメッセージを送るチャンネルをアーカイブスレッドのメッセージを取得パブリックチャンネルの一覧を取得プライベートチャンネルからメンバーを退出させるメールアドレスでユーザーを検索ユーザー情報を取得特定のメッセージを取得メッセージのリンクを取得メッセージを削除ユーザーグループ内のユーザー一覧を取得特定のメッセージのリアクション一覧を取得ユーザーグループを作成するチャンネルのメッセージ一覧を取得アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送るリストの行一覧を取得リストを作成リストを更新特定のリストの行を取得リストのアクセス権を削除
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