■概要
紙やPDFで受け取った納品書の内容を目で確認し、手作業でシステムに入力する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいものです。
このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた納品書データをAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへのデータ転記とGoogle Driveへのファイル格納までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受領した納品書の処理業務に多くの時間を費やしている経理やバックオフィス担当の方
- メンバーの入力作業の負担を軽減し、データ管理を効率化したいと考えているマネージャーの方
- 手作業によるデータ転記をなくし、ペーパーレス化を推進したいDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- AI-OCRが納品書のデータを自動で読み取り転記するため、これまで手作業で行っていた入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、納品書ファイルを受け付けるフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取った納品書ファイルからデータを読み取る設定をします。
- 次に、オペレーションで担当者への対応依頼を設定し、読み取った内容の確認などを依頼します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを転記します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、納品書ファイルを格納します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理完了を通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォーム機能では、納品書のファイルアップロード欄など、業務に必要な回答項目を自由に設定してください。
- OCR機能では、納品書の中から読み取りたい項目(例:発行元、金額、品目など)を任意で指定可能です。
- 担当者への対応依頼では、確認を依頼する担当者や依頼メッセージの内容などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの転記先として、任意のシートIDやタブ名を設定してください。
- Google Driveでは、納品書ファイルを格納したいフォルダのIDや、保存する際のファイル名を任意で設定可能です。
- Slackへの通知では、メッセージを送信するチャンネルや通知内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。