Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する

■概要

Gmailで受け取った重要なメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録する際に、手間がかかったり転記漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールをトリガーに、自動でAsanaにプロジェクトを作成します。メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れのないスムーズな業務進行を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した依頼や問い合わせを、Asanaでタスクとして管理している方
• メールからAsanaへの手作業での情報転記に手間を感じているチームのリーダーの方
• 重要なメールの見落としや、タスクの登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailにラベルを付けるだけでAsanaにプロジェクトが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の入力間違いや、タスク化のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、メールの件名や本文からAsanaのプロジェクト名として登録したい情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにプロジェクトを作成します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベル名を指定してください。
• Asanaでプロジェクトを作成するアクションを設定する際に、対象のワークスペースを指定するためにサブドメインを任意で設定してください。