■概要
データベースツールのAirtableとタスク管理ツールのAsanaを併用しているものの、Airtableに登録された情報を手作業でAsanaに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。手作業によるタスク作成は、時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Airtableで特定の条件に合うレコードが登録された際に、自動でAsanaへタスクを追加する連携が可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理している情報をもとに、Asanaでタスクを手作業で作成している方
- AirtableとAsanaの連携を自動化して、タスクの作成漏れや遅延を防ぎたい方
- 二つのツール間でのデータ転記作業をなくし、プロジェクト管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、条件に応じてAsanaに自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成で起こりがちな、入力内容の間違いやタスク作成の漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、任意のプロジェクトにタスクを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクのタイトルや詳細といった設定項目に、前段のトリガーでAirtableから取得した情報を変数として埋め込むことで、動的な内容のタスクを作成できます。
■注意事項
- AirtableとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。
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