「HubSpotのチケットが更新されるたびに、カスタムプロパティの情報を確認して他ツールに連携するのが面倒…」
「手作業での連携だと、情報の更新漏れや入力ミスが発生してしまい、対応が遅れてしまう…」
このように、HubSpotのチケット管理におけるカスタムプロパティの取り扱いに、手間や課題を感じていませんか？
もし、HubSpotでチケットが更新された際に、特定のカスタムプロパティ情報を自動で取得し、Slackなどのチャットツールへ素早く通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
さらに、より迅速かつ正確な顧客対応を実現し、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotチケットのカスタムプロパティ情報を連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotでチケットが更新されたら、カスタムプロパティを取得しSlackに通知する
試してみる
■概要
HubSpotのチケットで顧客対応を管理する際、カスタムプロパティの情報を確認してチームに共有する作業に手間を感じていませんか？ 手作業での情報共有は、伝達漏れや確認の手間が発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが更新されると、指定したカスタムプロパティの情報を自動で取得しSlackへ連携できます。これにより、情報共有のプロセスを効率化し、対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット情報を手作業でチームに共有しているカスタマーサポート担当者の方
- チケットのカスタムプロパティを起点とした情報連携を自動化したいと考えている方
- チーム内の情報伝達をスムーズにし、顧客対応の質を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- チケット更新のたびにHubSpotの情報を確認しSlackに転記する手間が省け、作業時間を短縮することができます
- システムが自動で情報を連携するため、カスタムプロパティの共有漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を利用し、更新時のみ後続処理に進むように設定します
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「チケットのカスタムプロパティを取得」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「チケットのカスタムプロパティを取得」アクションでは、取得したいカスタムプロパティの内部名を任意で設定してください。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を投稿したい任意のチャンネルIDを設定してください。また、メッセージはHubSpotから取得した情報や固定の値を使用して自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotのチケット更新をSlackに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotでチケットが更新された際に、カスタムプロパティを取得してSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定と分岐の設定
- HubSpotおよびSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotでチケットが更新されたら、カスタムプロパティを取得しSlackに通知する
試してみる
■概要
HubSpotのチケットで顧客対応を管理する際、カスタムプロパティの情報を確認してチームに共有する作業に手間を感じていませんか？ 手作業での情報共有は、伝達漏れや確認の手間が発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが更新されると、指定したカスタムプロパティの情報を自動で取得しSlackへ連携できます。これにより、情報共有のプロセスを効率化し、対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット情報を手作業でチームに共有しているカスタマーサポート担当者の方
- チケットのカスタムプロパティを起点とした情報連携を自動化したいと考えている方
- チーム内の情報伝達をスムーズにし、顧客対応の質を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- チケット更新のたびにHubSpotの情報を確認しSlackに転記する手間が省け、作業時間を短縮することができます
- システムが自動で情報を連携するため、カスタムプロパティの共有漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を利用し、更新時のみ後続処理に進むように設定します
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「チケットのカスタムプロパティを取得」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「チケットのカスタムプロパティを取得」アクションでは、取得したいカスタムプロパティの内部名を任意で設定してください。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を投稿したい任意のチャンネルIDを設定してください。また、メッセージはHubSpotから取得した情報や固定の値を使用して自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：HubSpotとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
今回のフローで使用するSlackのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
《参考》Slackのマイアプリ登録方法
HubSpotとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
HubSpotでチケットが更新されたら、カスタムプロパティを取得しSlackに通知する
試してみる
■概要
HubSpotのチケットで顧客対応を管理する際、カスタムプロパティの情報を確認してチームに共有する作業に手間を感じていませんか？ 手作業での情報共有は、伝達漏れや確認の手間が発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが更新されると、指定したカスタムプロパティの情報を自動で取得しSlackへ連携できます。これにより、情報共有のプロセスを効率化し、対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット情報を手作業でチームに共有しているカスタマーサポート担当者の方
- チケットのカスタムプロパティを起点とした情報連携を自動化したいと考えている方
- チーム内の情報伝達をスムーズにし、顧客対応の質を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- チケット更新のたびにHubSpotの情報を確認しSlackに転記する手間が省け、作業時間を短縮することができます
- システムが自動で情報を連携するため、カスタムプロパティの共有漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を利用し、更新時のみ後続処理に進むように設定します
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「チケットのカスタムプロパティを取得」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「チケットのカスタムプロパティを取得」アクションでは、取得したいカスタムプロパティの内部名を任意で設定してください。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を投稿したい任意のチャンネルIDを設定してください。また、メッセージはHubSpotから取得した情報や固定の値を使用して自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「チケットが作成または更新されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HubSpotと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてHubSpotでチケットを更新しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で、チケットステータスを更新しました。
【更新前】
【更新後】
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でHubSpotをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はチケットの作成または更新）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、HubSpotで更新されたチケットに関する情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
