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「HubSpotのチケットが更新されるたびに、カスタムプロパティの情報を確認して他ツールに連携するのが面倒…」
「手作業での連携だと、情報の更新漏れや入力ミスが発生してしまい、対応が遅れてしまう…」
このように、HubSpotのチケット管理におけるカスタムプロパティの取り扱いに、手間や課題を感じていませんか？
もし、HubSpotでチケットが更新された際に、特定のカスタムプロパティ情報を自動で取得し、Slackなどのチャットツールへ素早く通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
さらに、より迅速かつ正確な顧客対応を実現し、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpotチケットのカスタムプロパティ情報を連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotでチケットが更新された際に、カスタムプロパティを取得してSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
今回のフローで使用するSlackのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
《参考》Slackのマイアプリ登録方法
HubSpotとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「チケットが作成または更新されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HubSpotと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてHubSpotでチケットを更新しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で、チケットステータスを更新しました。
【更新前】
【更新後】
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でHubSpotをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はチケットの作成または更新）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、HubSpotで更新されたチケットに関する情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、HubSpotのチケットが更新された場合にのみ、フローを起動する分岐の設定を行いましょう。
「分岐する」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
分岐の設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
以下の画面では、基本的にデフォルト設定のままで問題ありません。
内容を確認しましょう。
オペレーション
「チケットが作成または更新されたら」が選択されています。
取得した値
デフォルトで「作成日」が選択されています。
分岐条件
条件として、「作成日時」「値と等しくない」が設定されています。
右側の入力欄には、トリガーのステップにてHubSpotから取得した「最終更新日時」が設定されています。
誤って削除してしまった場合などは、入力欄をクリックすると、HubSpotから取得した値が表示されるので選択して入力しましょう。
この設定により、チケットが更新された場合（＝作成日時と最終更新日時が異なる場合）のみ「更新」と判定され、分岐処理が実行される仕組みです。
新規作成の場合は日時が同一となるため、この分岐は実行されません。
設定後、「完了」をクリックします。
続いて、後続のステップでメッセージとして送信するため、HubSpotのチケットのカスタムプロパティを取得しましょう。
「チケットのカスタムプロパティを取得」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HubSpotと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
チケットID
入力欄をクリックすると、トリガーのステップでHubSpotから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定したチケットのカスタムプロパティが取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、HubSpotから取得したチケットのカスタムプロパティに関する情報が表示されます。
以下の取得した値は、この後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
いよいよ最後の設定です！
これまでのステップで取得した値を利用して、Slackでメッセージを送信しましょう。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Slackと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルID
メッセージを送信したい「チャンネルID」を設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象のチャンネルを選択しましょう。
※この後のテストでは、指定したチャンネルに実際にメッセージが送信されます。
そのため、事前にチャンネルメンバーへ周知しておくか、テスト専用のチャンネルを用意しておくことをおすすめします。
メッセージ
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでHubSpotから取得した値が表示されるので、選択しましょう。
画像のように任意のテキストと組み合わせて自由にメッセージを作成できます。
なお、Slackではメンション付きのメッセージを送ることも可能です。
設定方法については以下のヘルプページをご確認ください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
実際にSlackを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、HubSpotのチケットが更新されたタイミングで、Slackにチケット情報が自動で通知されるようになります。
実際にHubSpot上でチケットを更新し、Slackに通知が届くかを確認してみましょう。
HubSpotのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Adsの情報やスマレジの会員情報をHubSpotへ自動連携し、情報の集約を効率化できます。 HubSpotでのコンタクト情報の変更をトリガーに、Google ドキュメントで書類発行したり、Googleカレンダーへ予定を登録したりすることも可能です。
HubSpotのチケットとカスタムプロパティの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の確認や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は素早くチケットの更新情報を把握でき、より迅速で正確な顧客対応が可能になるため、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slack以外のツールにも連携できますか？
A：
はい、可能です。
Slack以外にも、Microsoft TeamsやGoogle Chat、メール、Google スプレッドシートなど、社内で利用しているさまざまなツールと連携できます。
フローボットでは、既存のSlack通知アクションを他のアプリのアクションに置き換えるだけで設定できます。
通知を行いたいアプリを選択し、「メッセージを送信」や「レコードを追加する」などの対応するアクションを設定することで、チケット情報を自動で連携できます。
これにより、利用しているツールや業務フローに合わせて、柔軟に通知・記録先を切り替えることが可能です。
Q：特定の条件で通知を分けられますか？
A：
はい、可能です。
フローボット内でHubSpotのトリガーの直下に「分岐」を追加することで、チケットの内容や状態に応じて通知条件や通知先を切り替えられます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
分岐の設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
たとえば、HubSpotのトリガーアクションで取得できる「チケットの優先度」や「パイプラインステージ」を条件に設定し、「優先度が高い場合のみ通知する」「ステージが完了に変更された場合は別のチャンネルへ通知する」といった運用が可能です。
このように分岐を活用することで、重要なチケットだけを確実に把握しつつ、通知の出し分けを柔軟に行えます。
Q：自動連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
