「Salesforceで管理している独自のカスタムオブジェクト、他のツールにも同じ情報を手作業で入力している…」
「情報共有が必要なのに、手動での同期作業に時間がかかり、入力ミスや転記漏れも発生しがちで困っている…」
このように、Salesforceのカスタムオブジェクトと他のアプリケーション間でのデータ同期に、手間と課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されたら、その情報を指定した別のアプリケーションへ自動的に同期できる仕組みがあれば、面倒な二重入力の手間から解放されます。
情報が関係者間で共有されるため、ヒューマンエラーの心配なく、より戦略的な業務に集中する時間を確保可能です！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceのカスタムオブジェクトのデータを他のアプリへ同期する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、Notionに同期する
試してみる
■概要
SalesforceとNotionを併用しているものの、それぞれに情報を手入力しており、データの二重管理に手間を感じていませんか？
特にSalesforceのカスタムオブジェクトとNotionのデータベースを手作業で同期する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Salesforceのカスタムオブジェクトへのレコード追加をきっかけに、Notionのデータベースへ自動で情報が同期されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceのカスタムオブジェクトとNotionで情報を二重に管理している方
・手作業によるデータ同期の手間を省き、入力ミスや更新漏れをなくしたい方
・SalesforceとNotionを連携させ、より効率的な情報共有体制を構築したいチームの方
■注意事項
・Salesforce、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SalesforceのカスタムオブジェクトをNotionに同期するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが追加された際に、Notionのデータベースに情報を自動で同期するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Notion
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SalesforceとNotionのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Salesforceのトリガー設定とNotionのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、Notionに同期する
試してみる
■概要
SalesforceとNotionを併用しているものの、それぞれに情報を手入力しており、データの二重管理に手間を感じていませんか？
特にSalesforceのカスタムオブジェクトとNotionのデータベースを手作業で同期する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Salesforceのカスタムオブジェクトへのレコード追加をきっかけに、Notionのデータベースへ自動で情報が同期されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceのカスタムオブジェクトとNotionで情報を二重に管理している方
・手作業によるデータ同期の手間を省き、入力ミスや更新漏れをなくしたい方
・SalesforceとNotionを連携させ、より効率的な情報共有体制を構築したいチームの方
■注意事項
・Salesforce、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：SalesforceとNotionをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Salesforceのマイアプリ連携
【注意】
- Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
- 有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
2．Notionのマイアプリ連携
前準備として、Notionにレコードを追加したいデータベースをあらかじめ作成しておいてくださいね。
例として、以下のように作成しました！
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、Notionに同期する
試してみる
■概要
SalesforceとNotionを併用しているものの、それぞれに情報を手入力しており、データの二重管理に手間を感じていませんか？
特にSalesforceのカスタムオブジェクトとNotionのデータベースを手作業で同期する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Salesforceのカスタムオブジェクトへのレコード追加をきっかけに、Notionのデータベースへ自動で情報が同期されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceのカスタムオブジェクトとNotionで情報を二重に管理している方
・手作業によるデータ同期の手間を省き、入力ミスや更新漏れをなくしたい方
・SalesforceとNotionを連携させ、より効率的な情報共有体制を構築したいチームの方
■注意事項
・Salesforce、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Salesforceでカスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら
「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択します。
「タイトル」と「連携するアカウント情報」を確認し、「トリガーアクション」はテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
注釈に沿って「カスタムオブジェクトのAPI参照名」「取得するフィールド項目名」「マイドメインURL」を手動で入力しましょう。
ここで、「カスタムオブジェクトのAPI参照名」に設定したカスタムオブジェクトにテスト用の新規レコードを追加しましょう。
例として以下のように新規レコードを追加しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：Salesforceでレコードを取得する
「レコードを取得する」を選択します。
「タイトル」と「連携するアカウント情報」を確認しましょう。
「実行アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「マイドメインURL」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「オブジェクトのAPI参照名」を候補から選択しましょう。
「取得したいレコードの値」を以下の画像のように設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ5：Notionでレコードを追加する
「レコードを追加する」を選択します。
「タイトル」と「連携するアカウント情報」を確認しましょう。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
あらかじめ作成しておいたNotionのデータベースの「データベースID」を候補から選択します。
「追加するレコードの値」を「取得した値」を使って設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたらテストを行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「保存する」を選択しましょう。
Notionにレコードが追加されました！
ステップ6：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Salesforceを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
顧客獲得から商談・見積・フォローまでの営業プロセスを自動化し、他システムとのデータ連携や通知、資料作成を効率化できます。入力や連絡の手間を削減し、最新情報を迅速に共有することで、チーム全体の業務効率と顧客対応の質を高める仕組みです。
GmailでPDFファイルを受信したら、OpenAIで要約しSalesforceのレコードに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどのPDFファイルを、都度手作業で確認し、内容を転記していませんか。
こうした定型的な業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、OpenAIが自動で内容を読み取り要約し、Salesforceへデータを登録するため、手作業による業務を効率化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するPDFの内容確認とSalesforceへの情報登録に手間を感じている方
・OpenAIを活用して、様々なPDFファイルの情報を自動で要約し、業務に活用したい方
・手作業によるデータ入力ミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、OpenAI、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Salesforce、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Googleフォームで新規申込があったら、Salesforceでリードを作成し活動履歴を登録する
試してみる
■概要
Webフォームからのお問い合わせや申し込み情報を、手作業でSalesforceへ入力する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceのリード情報や活動履歴が自動で登録されるため、一連の転記作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームの情報をSalesforceへ手作業で転記しており、自動化したいと考えている方
・Salesforceへのリード登録作業における、入力ミスや対応の遅れといった課題を解消したい担当者の方
・Webからのリード獲得から顧客管理までの一連のフローを自動化し、営業活動に注力したい方
■注意事項
・Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceで商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知します。Microsoft Teamsの通知内容などを自由に変更してご利用ください。
Salesforceに取引先が登録されたらSharePointにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にSharePointにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに登録します。
Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知
試してみる
Salesforceに新規リードが登録されたことを検知し、指定のSlackチャンネルに通知します。
Squareで在庫数が更新されたら、Salesforceのレコードを更新する
試してみる
■概要
Squareで管理している在庫情報と、Salesforceの商品データが一致せず、手作業での更新に手間を感じていませんか？こうした手作業は更新漏れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Squareの在庫数が更新された際に、自動でSalesforceのレコードが更新されるため、面倒なSquareの在庫同期作業を効率化し、常に最新の情報を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SquareとSalesforceを併用し、在庫管理を手作業で行っている方
・SquareとSalesforceの在庫同期を自動化し、業務を効率化したい方
・手作業によるデータ更新のミスをなくし、正確な在庫管理を実現したい方
■注意事項
・Square、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
Trelloのカードが指定リストに移動したら、Salesforceにタスクを自動作成する
試してみる
■概要
Trelloでプロジェクトの進捗を管理し、完了したタスクをSalesforceに手作業で入力していませんか？この方法は時間がかかるだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloのカードを指定のリストに移動させるだけで、Salesforceへのタスクを自動作成できるため、タスク管理の二重入力といった手間を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとSalesforceを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
・Salesforceでのタスク作成を自動化し、入力漏れなどのミスを防ぎたい方
・プロジェクトの進捗と顧客管理をスムーズに連携させたいマネージャーの方
■注意事項
・TrelloとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、Salesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
ウェビナー開催後の参加者リスト管理は、手作業での入力や転記に多くの時間を要するのではないでしょうか。特に、参加者情報をSalesforceなどの顧客管理ツールに登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーの参加登録があった際に、自動でSalesforceにレコードを追加し、こうした課題を解消できます。ウェビナー運営の自動化によって、手作業をなくし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとSalesforceを連携させ、ウェビナー参加者の情報管理を効率化したい方
・手作業によるデータ入力のミスや漏れを防ぎ、ウェビナー運営の自動化を実現したいマーケティング担当者の方
・ウェビナー後のフォローアップを迅速化し、営業活動の質を高めたいセールスチームの方
■注意事項
・Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Salesforceのカスタムオブジェクトと他のアプリケーションの同期を自動化することで、これまで手作業で行っていた二重入力の手間をなくし、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はデータの整合性を気にすることなく、情報を関係者と共有できるため、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もしSalesforceのデータ連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行の仕組みはありますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：特定の条件を満たすレコードだけを同期できますか？
A：はい、可能です！ミニプラン以上で利用可能な分岐オペレーションを活用することで、条件分岐が可能です。分岐の設定方法について詳しくは以下をご覧ください。
Q：Notion以外のアプリ（Google スプレッドシートなど）にも同期できますか？
A：はい、可能です！例えば、Google スプレッドシートに連携させたい場合は、まず、Notionの「レコードを追加する」オペレーションを削除します。
Salesforceの「レコードを取得する」オペレーション直下の「+」マークから、Google スプレッドシートを検索し、該当オペレ－ションを設定しましょう。
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