Googleフォームで新規申込があったら、Salesforceでリードを作成し活動履歴を登録する

■概要

Webフォームからのお問い合わせや申し込み情報を、手作業でSalesforceへ入力する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceのリード情報や活動履歴が自動で登録されるため、一連の転記作業を自動化し、業務を効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの情報をSalesforceへ手作業で転記しており、自動化したいと考えている方
• Salesforceへのリード登録作業における、入力ミスや対応の遅れといった課題を解消したい担当者の方
• Webからのリード獲得から顧客管理までの一連のフローを自動化し、営業活動に注力したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答をSalesforceへ自動でautofillするため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、迅速な顧客対応が可能になります
• 手作業によるデータ入力が不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGoogleフォームをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにリードを作成します
4. 最後に、同じくSalesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、フォームからの申し込みがあった旨を記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
• Salesforceのオペレーション設定では、任意のマイドメインURLや、リード以外のオブジェクト（API参照名）を指定することも可能です

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■注意事項

• Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。