GmailでPDFファイルを受信したら、OpenAIで要約しSalesforceのレコードに追加する

■概要

Gmailで受信する請求書やレポートなどのPDFファイルを、都度手作業で確認し、内容を転記していませんか。こうした定型的な業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、OpenAIが自動で内容を読み取り要約し、Salesforceへデータを登録するため、手作業による業務を効率化し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するPDFの内容確認とSalesforceへの情報登録に手間を感じている方
• OpenAIを活用して、様々なPDFファイルの情報を自動で要約し、業務に活用したい方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでのPDF受信からOpenAIによる要約、Salesforceへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記がなくなることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、OpenAI、SalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを使い、Gmailの本文から会社名やファイル拡張子などの特定の情報を抜き出します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を用い、ファイル拡張子がPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
5. 続いて、OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイル内のテキストを抽出します。
6. その後、OpenAIの「テキストの生成」アクションで、抽出したテキストを要約するよう設定します。
7. 最後に、Salesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを任意のオブジェクトに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、メールのテキストや添付ファイル名を変数として利用し、会社名やファイル拡張子といった特定の項目を抜き出すよう任意で設定できます。
• OCR機能では、読み取りたいPDFファイル内の抽出項目を任意でカスタマイズすることが可能です。
• OpenAIへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、OCR機能で読み取ったテキストを変数として含め、「この内容を要約して」といった具体的な指示が可能です。
• AI機能によるテキスト抽出では、メールのテキストを変数として利用し、会社名や氏名といった特定の項目を抜き出すよう任意で設定できます。
• Salesforceへのレコード追加では、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、任意の項目にデータを設定できます。

■注意事項

• Gmail、OpenAI、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Salesforce、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。