■概要
Boxに保管された契約書や報告書といった各種ファイルを、手作業でSmartsheetの一覧に転記する作業は手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。特に、特定のファイルのみを管理対象としたい場合、その確認作業は煩雑になりがちです。このワークフローは、BoxとSmartsheetを連携させ、指定したフォルダに特定の条件を満たすファイルが格納された際に、Smartsheetへ自動で行を追加します。これにより、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納したファイルをSmartsheetで管理しており、手入力の作業をなくしたい方
- SmartsheetとBoxを活用したファイル管理で、人的なミスを減らし業務を標準化したいチーム
- 定型的なファイル管理業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが格納されると、自動でSmartsheetへ情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業による情報転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、対象のシートにファイル名などの情報を追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合や、特定のファイル形式である場合など、業務要件に応じた条件を自由に設定してください
- Smartsheetに行を追加する際に、Boxから取得したファイル名、ファイルURL、作成日時といった情報を任意に選択し、シートの各列に追加する情報を設定できます
■注意事項
- SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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