■概要
Smartsheetでプロジェクトを管理し、関連ファイルをBoxで保管している場合、新しいタスクや項目を追加するたびに手動でBoxにフォルダを作成する作業は、手間がかかり抜け漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件に合う行が追加されたことをきっかけに、Boxへのフォルダ作成を自動化することが可能です。SmartsheetとBox間の手作業による連携をなくし、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとBoxを併用しており、手作業でのフォルダ作成に課題を感じている方
- SmartsheetとBoxの連携を自動化し、プロジェクト管理の効率を高めたいマネージャーの方
- 定型的なファイル管理業務をなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetで条件に合う行が追加されるとBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Smartsheetの行が特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定して、任意の場所にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Smartsheetから取得した特定の列の値などをもとに、ワークフローを実行する条件を自由に設定してください。例えば、特定のステータスの行が追加された時のみフォルダを作成する、といった設定が可能です。
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成先となる親フォルダや、Smartsheetの行情報から取得した値を活用したフォルダ名を任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
