Boxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する

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■概要

Boxにファイルをアップロードするたびに、Smartsheetの管理シートなどを手動で更新していませんか?このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSmartsheetの連携を自動化でき、ファイルが格納された際に自動で行を追加することが可能です。これにより、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Boxでのファイル管理とSmartsheetでのタスク管理を手作業で連携させている方
  • SmartsheetとBox間でのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
  • ファイル格納を起点とした一連の業務フローを自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Boxにファイルがアップロードされると、Smartsheetに自動で行が追加され、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます
  • 手作業での情報転記が不要になるため、ファイル名や関連情報の入力間違い、更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、BoxとSmartsheetをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します
  3. 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、アップロードされたファイルの情報を指定のシートに追加します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかを任意で設定してください
  • Smartsheetに行を追加する際、Boxから取得したファイル名やファイルへのリンク、アップロード日時など、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください

■注意事項

  • SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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