‍■概要

Boxにファイルをアップロードするたびに、Smartsheetの管理シートなどを手動で更新していませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSmartsheetの連携を自動化でき、ファイルが格納された際に自動で行を追加することが可能です。これにより、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxでのファイル管理とSmartsheetでのタスク管理を手作業で連携させている方
• SmartsheetとBox間でのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
• ファイル格納を起点とした一連の業務フローを自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると、Smartsheetに自動で行が追加され、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます
• 手作業での情報転記が不要になるため、ファイル名や関連情報の入力間違い、更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します
3. 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、アップロードされたファイルの情報を指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかを任意で設定してください
• Smartsheetに行を追加する際、Boxから取得したファイル名やファイルへのリンク、アップロード日時など、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。