■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連ファイルをBoxで保管しているものの、手作業でのフォルダ作成に手間を感じていませんか。
特に、新しい項目が増えるたびに手動でBoxにフォルダを作成する作業は、時間もかかり作成漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、SmartsheetとBoxを連携させることで、Smartsheetに行が追加されると自動でBoxにフォルダを作成し、ファイル管理に関する定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとBoxを併用し、手作業でのファイル管理を効率化したいと考えている方
- プロジェクト管理ツールとストレージサービス間の連携を自動化し、生産性を高めたいチームリーダーの方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると、自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、Smartsheetで作成された行の情報をもとに任意のフォルダが作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。また、Boxで作成するフォルダ名に利用したい列の情報を取得するよう設定します
- Boxのオペレーション設定では、フォルダを作成する親フォルダの場所や、Smartsheetから取得した情報を利用したフォルダの命名規則などを任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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