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「Trelloで管理しているタスクの期日を、手作業でカレンダーに登録するのが面倒…」
「カードの情報を更新したのに、カレンダーに反映し忘れてダブルブッキングしてしまった…」
このように、Trelloとカレンダーツールの二重管理による手間や、ヒューマンエラーに悩まされていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Trelloでカードが特定のリストに移動されたタイミングで、自動的にカレンダーに予定が登録される仕組み</span>があれば、面倒な手作業や登録漏れのリスクから解放され、よりスムーズなスケジュール管理を実現し、本来の業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々のタスク・スケジュール管理を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Trelloのタスクをスケジュール管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Trelloでカードが指定のリストに移動された際に、Outlookカレンダーに期日を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回連携するアプリの公式サイト：Trello／Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下を参考にマイアプリ登録を行いましょう。
以下を参考にマイアプリ登録を行いましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
TrelloでWebhookを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するTrelloのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
ユーザー名はTrelloのプロフィールを開き、URLから確認し入力しましょう。
ボードIDは表示される候補から選択します。
設定ができたら実際にTrelloでカードを移動後、Yoomに戻り「テスト」をクリック。
テストが成功したら「次へ」をクリックしましょう。
移動先のリスト名を設定しましょう。
実際にリストにカードを移動し再度Yoomで「テスト」をクリック。
以下の画面のように取得した値にメッセージの内容が表示されるはずです。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Trelloのカード情報を取得するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するTrelloのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
TrelloのAPI接続設定の画面が表示されます。
ボードIDをTrelloのURLから確認し入力しましょう。
カードIDは移動したカードIDが自動で入力されています。
入力されていない場合は、以下のように表示される候補から移動したカードを選択し入力しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功しているか確認します。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
自分のカレンダーにイベントを登録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOutlookのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
タイトルには以下のように取得した値からTrelloのカード名を入力しましょう。
開始日時、終了日時も取得した値から選択し入力します。
説明は任意で入力しましょう。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功しているか確認します。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
最後の設定です！
まずは、下記赤枠をクリックして進みましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOutlookのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
Toのメールアドレスを設定しましょう。
CC、BCCは任意で設定します。
件名を入力しましょう。
本文にはTrelloから取得した値を用いて以下のようにカード情報やURLなどを入力しました。
入力ができたら「次へ」をクリックしましょう。
以下のようにテスト送信の画面が表示されるのでテスト送信を実施します。
実際にメールが送信できているか確認し、確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回ご紹介した連携以外でも、TrelloのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Trelloでカードが作成されると、Google スプレッドシートへのデータ追加や、Microsoft Teamsへの通知を自動化できます。
これにより、タスク管理が一元化され、重要な情報が素早くチーム全体に共有されるため、作業効率が向上するでしょう。
TrelloとOutlookカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカレンダーへの予定登録の手間をなくし、タスクの期日管理における登録漏れやミスを防ぐことができます。</span>
これにより、スケジュール管理が正確かつ効率的になり、タスクの実行そのものに集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：Outlook以外のカレンダーにも連携できますか？
A：はい、可能です。
Outlookのアクションの以下の赤枠をクリックすると、使用するアプリを変更することができます。
この箇所からGoogleカレンダーなどのOutlook以外のスケジュールアプリに変更してください。
Q：特定の条件のカードのみを連携対象にできますか？
A：はい、可能です。
「分岐機能」を使用することで、「特定のキーワードをカード名に含む場合」など特定の条件で次のステップへ進むよう設定ができます。
分岐機能については以下をご確認ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合、通知や再実行はされますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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