Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてWord文書化しメールで通知する

■概要

会議の議事録作成やインタビューの音声ファイルを文字に起こし、Word文書にまとめる作業に時間を要していませんか。手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、聞き間違いや転記ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で音声からテキストへ変換し、Word文書として出力後、メールで通知するまでの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 会議やインタビューの音声ファイルを効率的に文字起こししたいと考えている方
• 手作業での音声からテキストへの変換とWord文書作成に手間を感じている方
• Google Driveを活用して、音声ファイルの管理から文字起こしまでを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、文字起こしからWord文書の作成、メール通知までを自動化し、作業時間を短縮します
• 手作業による文字起こしの聞き間違いや、ファイル作成・共有時の転記ミス、通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルが音声ファイルの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、対象の音声ファイルを取得します
5. AI機能の「文字起こし」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルのテキストデータを生成します
6. Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、文字起こし結果を特定のドキュメントに書き込みます
7. Google Driveの「Googleドキュメントをダウンロード」アクションで、テキストが追加されたドキュメントをWord形式（.docx）でダウンロードします
8. 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションで、ダウンロードしたWordファイルを添付して指定の宛先に通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントに文字起こし結果を追加する際に、前後に見出しなどの固定テキストを追加したり、ファイル名などの前段のフローで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
• メールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文にファイル名や文字起こし日時といった情報を変数として差し込み、内容をカスタマイズできます

■注意事項

• Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924