Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、Googleドキュメントに文字起こし結果を追加しメールで共有する

■概要

会議の議事録やインタビューの音声データを文字に起こす作業は、多くの時間を要するのではないでしょうか。便利な文字起こしの技術を使っても、その後のドキュメント化や関係者への共有は手作業になりがちで、手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルをアップロードするだけで、AIによる文字起こしからGoogleドキュメントへの記録、さらにはメールでの共有までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 会議や商談の音声を手作業で文字起こししており、議事録作成を効率化したいと考えている方
• 文字起こしの技術を業務に活用し、インタビュー内容のテキスト化を自動化したい方
• Google Drive上で音声データを管理しており、文字起こしから共有までを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点に、文字起こしから共有までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による文字起こし結果の転記ミスや、メール共有時の添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、音声ファイルがアップロードされた際に後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
5. 次に、オペレーションで「音声データを文字起こしする」アクションを選択し、ダウンロードした音声ファイルを指定します
6. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを選択し、文字起こし結果をGoogleドキュメントに追加します
7. 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、関係者に文字起こし完了の旨と文字起こし結果のPDFなどを共有します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするか、任意のフォルダIDを指定してください
• 音声文字起こし機能では、前段のオペレーションでダウンロードした音声ファイルを変数として設定します
• Googleドキュメントのアクションでは、利用したいGoogleドキュメントのファイルIDや、文字起こし結果を設定できます
• メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を自由にカスタマイズでき、前段で取得した情報を本文に含めることも可能です

■注意事項

• Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。