‍■概要

会議やインタビューの音声データをGoogle Driveで管理しているものの、その内容をGoogleドキュメントへ手作業でまとめる作業に時間を要していませんか。こうした議事録作成は、手間がかかる上に他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローは、指定したGoogle Driveフォルダに音声ファイルが追加されるだけで自動で起動し、音声の文字起こしからAIによる要約、そしてGoogleドキュメントへの出力までを一気通貫で実行するため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogleドキュメントを活用した議事録作成のプロセスを、より効率化したいと考えている方
• 音声ファイルの文字起こしや要約といった定型業務に、多くの時間を費やしているコンテンツ担当者の方
• Google Drive上のファイル管理を自動化し、手作業によるファイル整理の手間を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点に、文字起こしからGoogleドキュメントへの要約出力までが自動化されるため、議事録作成などにかかる時間を短縮します。
• 手作業によるファイルのダウンロードやテキストの転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや処理漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、音声ファイルなど特定のファイルが追加された場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをダウンロードします。
5. 次に、音声文字起こし機能でダウンロードしたファイルをテキスト化し、さらにAI機能で内容を要約します。
6. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、要約結果を本文に反映させます。
7. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、処理済みのファイルを別のフォルダに移動させます。
8. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、文字起こし全文を追記するなどしてドキュメントを完成させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、音声ファイルを格納する特定のフォルダIDを指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続処理を実行する条件をカスタマイズできます。
• AI機能で要約を行う際、要約対象のテキストに前段で文字起こしした内容を変数として設定でき、要約の形式や長さなどの条件も自由に指定可能です。
• Googleドキュメントを作成する際のタイトルや、処理済みファイルを格納するGoogle Driveの移動先フォルダは、任意の固定値や変数を用いて設定できます。
• Googleドキュメントの末尾に追記するテキストも、前段で取得した文字起こし全文やファイル名などの情報を変数として活用し、柔軟に設定することが可能です。

■注意事項

• Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。