「会議の録音を聞き返して議事録を作成するのに時間がかかりすぎている…」
「重要な会議の内容をすぐにチームへ共有したいけれど、文字起こしが追い付かない…」
このように、会議後の文字起こしや情報共有の作業に、多くの時間と手間をかけてしまってはいませんか？
もし、オンライン会議の音声ファイルを自動で文字起こしし、その内容を要約してGoogle Chatなどのチャットツールに共有できる仕組みがあれば、議事録作成にかかる時間を削減できるだけでなく、迅速かつ正確な情報共有が実現するため、より生産的な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはオンライン会議の音声ファイルを自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
オンライン会議の音声を自動で文字起こしし、要約をGoogle Chatで共有する
試してみる
オンライン会議の文字起こし結果をGoogle Chatで共有するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、オンライン会議の音声ファイルを自動で文字起こしし、要約をGoogle Chatで共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Chat
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google Chatのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Web会議トリガー設定と要約設定およびGoogle Chatのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
オンライン会議の音声を自動で文字起こしし、要約をGoogle Chatで共有する
試してみる
ステップ1：Google ChatとYoomをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
オンライン会議の音声を自動で文字起こしし、要約をGoogle Chatで共有する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議トリガーの設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「Web会議トリガー」をクリックします。
Web会議トリガーでは、Google Meetの会議URLにYoomボットが自動で参加し、ミーティング音声を文字起こしします。
ミーティング終了後には、文字起こし結果と音声ファイルが取得され、トリガー後の処理が自動で実行されます。
Web会議の招待URL（テスト用）
Google Meetの会議URLを貼り付けし、「文字起こしのテストを開始」をクリックしましょう。
テストに成功すると、Web会議で文字起こしされた情報が表示されます。
以下の画像の取得した値（会議内容の文字起こし）は、この後の要約ステップで活用することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ4：AI機能で要約の設定
続いて、Web会議トリガーで取得した値をもとに、AI機能でテキストを要約する設定を行いましょう。
「要約」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、内容を確認しましょう。
※アクションごとにそれぞれ消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
要約対象のテキスト
要約するテキストを設定しましょう。
入力欄をクリックすると、Web会議トリガーで取得した値が表示されるので、そこから「会議内容の文字起こし」を選択してください。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じテキストが要約されてしまうので注意が必要です。
文字数
注釈に沿って設定しましょう。
要約の条件
任意で設定してください。
たとえば「より簡潔に」「重要な情報を残す」など入力することで、AIに要約の仕方を指示できます。
言語
必要に応じて出力したい言語を入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でテキストが正しく要約されるか確認してください。
テストが成功すると、要約されたテキストが表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、Google Chatでメッセージの送信が可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ5：Google Chatでメッセージの送信
いよいよ最後のステップです！
要約ステップで取得した値を利用して、Google Chatでメッセージを送信しましょう。
「メッセージを送信」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Chatと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
スペースのリソース名
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目をそれぞれ選択しましょう。
メッセージ内容
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前の要約ステップで取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じメッセージがGoogle Chatで通知されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
実際にGoogle Chatを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、オンライン会議の録音データなどの音声ファイルを起点にAIが自動で文字起こしと要約を行い、その結果がGoogle Chatに通知されるようになります。
実際にWeb会議を行い、Google Chatに文字起こしと要約結果が共有されるか確認してみましょう。
Google Chatを使った自動化例
チャットへの投稿やWeb会議の終了をトリガーに、メッセージの蓄積や文字起こし、通知を自動化します。
会議の要約作成から、音声データのテキスト化、各データベースへの自動格納までをシームレスに完結。
情報の転記や確認漏れをノーコードで一掃し、チーム内での情報共有を行なうことで、迅速なレスポンスと生産性の高いワークフローを実現します。
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
「Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle Chatに通知する」フローを利用すると、音声データの文字起こしが自動化されます。
Dropboxへのアップロード後、Google Chatに通知されるため、容易に情報共有が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを活用してファイル共有や保管を行っている方
・音声データの文字起こしを迅速に行いたい方
・音声データを頻繁に扱うが、文字起こしに時間がかかることが多い方
・コミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している方
・Google Chatを日常的に使っていて、文字起こしの結果をスピーディに受け取りたい方
・自動化により作業効率を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Dropbox、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する」フローを利用すると、受信メールの音声データを自動で文字起こしできます。
結果がGoogle Chatに通知され、迅速な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを利用してビジネス上のやり取りを行っている方
・Gmailで受信した音声データをスピーディに文字起こししたい方
・Google Chatを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方
・音声データの内容をスピーディに把握して、チームに共有したい方
・メールの内容をすばやく確認し、必要な対応を迅速に行いたい方
■注意事項
・Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Chatでスペースに投稿された内容をNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
Google Chatのスペースで行われる重要な議論やタスク依頼などを、後から参照するためにNotionへ手作業で転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、重要な情報の転記漏れや入力ミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Chatのスペースにメッセージが投稿されるたびに、その内容を自動でNotionのデータベースへ追加し、情報集約の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatでの議論やタスクをNotionで管理しており、手動での転記作業に手間を感じている方
・複数スペースの情報を一元管理するため、Notionへの情報集約を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・手作業による情報転記での漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているすべての方
■注意事項
・Google Chat、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Chatで投稿されたら、Microsoft Excelに格納する
試してみる
Google Chatで投稿されたメッセージをMicrosoft Excelのデータベースに格納するフローです。
Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する
試してみる
Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
「Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle Chatに通知する」ワークフローを利用すると、音声データの文字起こしが自動化されます。
Google Chatでの通知により、すぐに内容を共有でき、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用して音声データを共有している方
・音声データの文字起こしを効率化したいと考えている方
・迅速に音声データの内容を把握し、必要な対応を行いたいと考えている方
・Google Chatをチームのコミュニケーションツールとして利用している方
・Google Chatを活用してチームメンバーとスムーズに情報共有を行いたい方
・手動での文字起こしや情報共有の手間を省きたいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Meetの会議が終了したら、文字起こしと要約をしてGoogle Chatに送信する
試してみる
■概要
オンライン会議後の議事録作成や内容の共有に手間を感じていませんか？
会議の録画データをダウンロードし、音声をドキュメントに変換するツールで文字起こしを行い、さらに要約して共有する、といった一連の作業は多くの時間を要します。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、録画データの文字起こしと要約、そしてGoogle Chatへの通知までを自動化し、会議後の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議の議事録作成や情報共有に多くの時間を費やしている方
・音声文字起こしのツールなどを活用し、会議内容のテキスト化を効率化したいと考えている方
・Google MeetやGoogle Chatを日常的に利用し、手作業での連携に課題を感じている方
■注意事項
・Google Meet、Google Chat、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「待機する」オペレーション、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する」フローを利用すると、音声データの文字起こしが簡単にできます。
OutlookとGoogle Chatで情報共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで定期的に音声データを受信している方
・受信した音声データを迅速にテキスト化したい方
・受信した情報をスピーディにチームと共有したい方
・Google Chatを社内のコミュニケーションツールとして利用している企業
・Google Chatを日常的に使っていて、受信するとすぐに通知を受けたい方
・情報共有にかかる手間を減らし、効率的に業務を進めたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。
会議の内容を文字起こしし、Google Chatに通知する
試してみる
入力フォームにアップロードした会議データの内容から音声を文字起こしして、Google Chatに文字起こしした内容を自動的に通知するフローです。
まとめ
オンライン会議の文字起こしとGoogle Chatへの共有を自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録の作成や共有作業の手間を削減し、迅速かつ正確な情報伝達を実現できます。
これにより、会議内容の振り返りが容易になるだけでなく、参加できなかったメンバーへの情報共有もスムーズに行えるため、チーム全体の生産性向上に繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：文字起こし結果をGoogleドキュメントに残せますか？
A：
はい、可能です。
フローボット上でGoogleドキュメントと連携するアクションを追加することで、文字起こし結果をGoogleドキュメントとして自動で作成・保存できます。
これにより、会議の文字起こし内容をドキュメントとして残すことができ、議事録の保管や後からの編集、ナレッジとしての蓄積にも活用できます。
Q：長い会議の音声ファイルでも対応できますか？
A：
文字起こし可能な会議時間には上限があり、1回の文字起こしは最大90分まで対応しています。
そのため、90分を超える長時間の会議については、途中で会議を区切る、もしくは複数回に分けて実行する必要があります。
Q：Google Chatで特定の人にメンション通知できますか？
A：
はい、可能です。
Google Chatでは、特定の相手にメンションを付けたメッセージを送信できます。
メンションを活用することで、重要な連絡や依頼事項を見逃されにくくし、確実な情報共有につなげられます。
