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「Web会議の内容を後から振り返りたいが、録画を見直して手作業で文字起こしをするのは時間がかかりすぎる…」
「会議での決定事項や課題をHubSpotに記録したいけれど、転記作業が面倒で後回しになってしまう…」
このように、会議記録の作成やCRMツールへの情報連携に多くの時間を取られ、本来集中すべき顧客対応や戦略立案がおろそかになっていませんか？
もし、Web会議が行われたタイミングで自動的に内容を文字起こしし、そのデータをHubSpotへ自動連携して記録できる仕組みがあれば、面倒な議事録作成やデータ入力の手間から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、専門的な知識も不要なので、ぜひ自動化を導入して日々の業務効率を劇的に向上させましょう！
YoomにはWeb会議の音声を自動で文字データ化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Web会議が開始された際に自動で文字起こしを行い、その結果をHubSpotにチケットとして作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomの設定に入りましょう！
まずは、トリガーとなるWeb会議の設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
会議を作成します。会議に参加して、リンクをコピーします。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加の許可をして、Yoomボットを会議に参加させましょう。
会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
文字起こしのデータから特定のテキストを抽出する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
変換タイプがデータの条件に当てはまっているか確認しましょう。
今回は、3500文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを選択しています。
アクションは、送信されたデータに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。
取得した値の中から、抽出したい対象のテキストを選択します。
抽出したい項目を指定します。
任意で指示内容を細かく設定が可能です。
設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
「テスト成功」と表示がされたら、抽出された項目が取得した値に反映されています。
「完了」をクリックしておきましょう！
これまでに取得した値を使用して、HubSpotにチケットを作成する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしましょう！
アカウント情報を確認しましょう。問題なければ、「次へ」ボタンをクリックします。
チケット名を設定します。
ステップ４で取得した値を選択しましょう。
チケットの説明を任意で設定が可能です。
テキスト抽出で取得した値から選択しましょう！
これにより、Web会議ごとに変わる情報をHubSpotへ動的に反映できます。
他の項目も設定していき、完了したら、テストを実行しましょう！
テスト成功という表示がされたら、HubSpotにチケットが作成されています。
確認してみましょう！
新規アイテムが確認できます！
最後に完了ボタンをクリックして設定を保存しましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
新規コンタクト・取引作成、フォーム送信をトリガーに、チャットツールで通知したり、データベースにデータを自動格納します。
また、様々なツールからコンタクトや会社、リード情報を自動で同期。
請求書の作成・送付やビデオ会議の登録も顧客管理ツールから実行可能です。
手動作業を減らし、業務効率とデータ精度が向上するでしょう。
Web会議の文字起こしとHubSpotへの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録作成やCRMへの入力作業の手間を削減し、情報の記録漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当やカスタマーサクセス担当は事務作業から解放され、顧客とのコミュニケーションや質の高い提案活動といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：既存の録画データからも文字起こしできますか？
A：
はい、できます。
使用したい既存の録画データをGoogle Driveなどから選択して、音声文字起こしオペレーションで文字起こしがa可能です。
音声文字起こしオペレーションはチームプラン・サクセスプランでご利用可能です。
Q：文字起こし結果を要約してから連携できますか？
A：
はい、できます。
その場合、「テキスト抽出」オペレーション直下に、「要約する」オペレーションを追加してください。
Q：連携処理が失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
