「Web会議の内容を後から振り返りたいが、録画を見直して手作業で文字起こしをするのは時間がかかりすぎる…」
「会議での決定事項や課題をHubSpotに記録したいけれど、転記作業が面倒で後回しになってしまう…」
このように、会議記録の作成やCRMツールへの情報連携に多くの時間を取られ、本来集中すべき顧客対応や戦略立案がおろそかになっていませんか？
もし、Web会議が行われたタイミングで自動的に内容を文字起こしし、そのデータをHubSpotへ自動連携して記録できる仕組みがあれば、面倒な議事録作成やデータ入力の手間から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、専門的な知識も不要なので、ぜひ自動化を導入して日々の業務効率を劇的に向上させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWeb会議の音声を自動で文字データ化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、HubSpotにチケットを作成する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や、決定事項のHubSpotへの入力に手間を感じていませんか。このワークフローは、会議が開始されると自動で文字起こしを行い、そのテキストデータを基にHubSpotへチケットを自動作成します。会議の文字起こしからHubSpotへの連携までを自動化することで、転記作業の手間を省き、タスクの抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議の内容を文字起こしし、議事録としてHubSpotで管理したい方
- 会議で発生したタスクを手作業でHubSpotのチケットに登録している方
- 会議の記録と顧客管理を一元化し、業務の効率化を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議の音声データから文字起こしを行い、HubSpotへチケットを自動作成するため、手作業での議事録作成や転記にかかる時間を短縮します
- 手作業による情報の転記ミスや、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議内容の正確な記録と管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「Web会議トリガー」を選択し、会議が開始されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、文字起こしデータから任意の情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」を選択し、文字起こししたテキストの抽出情報を内容に含めてチケットを作成するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議トリガーでは、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出では、抽出するテキストの項目や形式などを任意で設定できます
- HubSpotでチケットを作成する際、チケットのタイトルや内容、担当者などの各フィールドに、前段のオペレーションで取得した値を引用して自由に設定できます
■注意事項
Web会議とHubSpotを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Web会議が開始された際に自動で文字起こしを行い、その結果をHubSpotにチケットとして作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Web会議ツール（Zoomなど）とHubSpotのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Web会議ツールのトリガー設定とHubSpotのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、HubSpotにチケットを作成する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や、決定事項のHubSpotへの入力に手間を感じていませんか。このワークフローは、会議が開始されると自動で文字起こしを行い、そのテキストデータを基にHubSpotへチケットを自動作成します。会議の文字起こしからHubSpotへの連携までを自動化することで、転記作業の手間を省き、タスクの抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議の内容を文字起こしし、議事録としてHubSpotで管理したい方
- 会議で発生したタスクを手作業でHubSpotのチケットに登録している方
- 会議の記録と顧客管理を一元化し、業務の効率化を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議の音声データから文字起こしを行い、HubSpotへチケットを自動作成するため、手作業での議事録作成や転記にかかる時間を短縮します
- 手作業による情報の転記ミスや、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議内容の正確な記録と管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「Web会議トリガー」を選択し、会議が開始されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、文字起こしデータから任意の情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」を選択し、文字起こししたテキストの抽出情報を内容に含めてチケットを作成するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議トリガーでは、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出では、抽出するテキストの項目や形式などを任意で設定できます
- HubSpotでチケットを作成する際、チケットのタイトルや内容、担当者などの各フィールドに、前段のオペレーションで取得した値を引用して自由に設定できます
■注意事項
ステップ1：HubSpotとYoomをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotの連携
以下をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、HubSpotにチケットを作成する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や、決定事項のHubSpotへの入力に手間を感じていませんか。このワークフローは、会議が開始されると自動で文字起こしを行い、そのテキストデータを基にHubSpotへチケットを自動作成します。会議の文字起こしからHubSpotへの連携までを自動化することで、転記作業の手間を省き、タスクの抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議の内容を文字起こしし、議事録としてHubSpotで管理したい方
- 会議で発生したタスクを手作業でHubSpotのチケットに登録している方
- 会議の記録と顧客管理を一元化し、業務の効率化を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議の音声データから文字起こしを行い、HubSpotへチケットを自動作成するため、手作業での議事録作成や転記にかかる時間を短縮します
- 手作業による情報の転記ミスや、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議内容の正確な記録と管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「Web会議トリガー」を選択し、会議が開始されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、文字起こしデータから任意の情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」を選択し、文字起こししたテキストの抽出情報を内容に含めてチケットを作成するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議トリガーでは、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出では、抽出するテキストの項目や形式などを任意で設定できます
- HubSpotでチケットを作成する際、チケットのタイトルや内容、担当者などの各フィールドに、前段のオペレーションで取得した値を引用して自由に設定できます
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議のトリガー設定
Yoomの設定に入りましょう！
まずは、トリガーとなるWeb会議の設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
会議を作成します。会議に参加して、リンクをコピーします。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加の許可をして、Yoomボットを会議に参加させましょう。
会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキスト抽出
文字起こしのデータから特定のテキストを抽出する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
変換タイプがデータの条件に当てはまっているか確認しましょう。
今回は、3500文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを選択しています。
アクションは、送信されたデータに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。
取得した値の中から、抽出したい対象のテキストを選択します。
抽出したい項目を指定します。
任意で指示内容を細かく設定が可能です。
設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
「テスト成功」と表示がされたら、抽出された項目が取得した値に反映されています。
「完了」をクリックしておきましょう！
