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「従業員から提出された家族情報の変更内容を、HRMOSに一件ずつ手入力するのが大変…」
「入力ミスがないか何度も確認するのに時間がかかり、本来の業務が進まない…」
このように、人事・労務管理システムへの情報更新作業に、手間や精神的な負担を感じていませんか？
もし、従業員から申請された内容をまとめたGoogle スプレッドシートなどの情報を基に、HRMOSの家族情報を自動で更新できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より戦略的な人事施策の立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHRMOSの家族情報を更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、Google スプレッドシートの行情報が更新されたら、その内容を基にHRMOSの家族情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下ページをご参照ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「行が更新されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで以下の内容を確認し、テストで使用するGoogle スプレッドシートをご用意ください。
実際にHRMOSに登録されている家族情報（※テストデータで問題ありません）を入力しましょう。
項目は任意で作成できますが、データを正しく紐づけるため以下6点の列は必須で作成してください。
なお、「続柄ID」は「社員の家族情報を更新」アクションの設定画面から確認できます。
▼今回テストで使用する家族データ
テストでは【名】を更新していきます。
シートの作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
「トリガーの起動間隔」：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「スプレッドシートID」「シートID」：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、作成したGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
「テーブルの範囲(始まり)」「テーブルの範囲(終わり)」：注釈を確認しながら、テーブルの範囲の開始地点と終了地点を入力してください。
「一意の値が入った列」：メールアドレスやIDなど、データの中で同じ値が存在しない列を選びましょう。今回は【社員ID】を設定しました。
「更新を検知したい列」：更新を検知する列の列名を指定します。
指定した列の値が更新された際にフローボットを起動するので、任意の列を入力しましょう。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
シートの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
「社員の家族情報を更新」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
HRMOSと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
まずは、必須項目を設定していきましょう。
「社員ID」：取得した値から社員IDを引用してください。
取得した値から引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
同様に以下の必須項目も設定してください。
その他、更新したい項目を任意で設定し、完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に家族情報が自動更新されるので、HRMOSを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Google スプレッドシートの行情報が更新されたら、その内容を基にHRMOSの家族情報を自動で更新するフローの連携手順になります！
他にもHRMOSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
これらのテンプレートも活用して、日々の業務効率化を目指してみませんか？
テンプレートは柔軟なカスタマイズが可能なので、自社の業務に近いテンプレートをコピーして、実務に合うよう自由に調整してみてくださいね！
HRMOSの家族情報更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた転記作業や、それに伴うダブルチェックの手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事・労務担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、従業員エンゲージメントの向上施策や制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウント登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシートの入力形式に指定はありますか？
A：
指定があります。
「社員の家族情報を更新」アクションを開くと、各項目の下に入力形式の注釈が表示されます。
更新・連携したい項目ごとに注釈を事前にご確認いただくと、正しい形式でスムーズに設定できます。
Q：Google スプレッドシート以外のアプリからも更新できますか？
A：
はい、連携可能です。
Yoomでは業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、普段使用しているアプリとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
また、Yoomを使った連携可能なアプリについては、連携アプリ一覧をご覧ください。
Q：更新が失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：
更新に失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
