【簡単設定】HRMOSの健康保険情報を自動で更新する方法

「従業員の入社や扶養家族の変更があるたびに、HRMOSの健康保険情報を手作業で更新するのが大変…」

「Google スプレッドシートで管理している情報とHRMOSの内容に差異がないか、毎回ダブルチェックするのに時間がかかる…」

このように、人事労務に関わる情報の更新作業に、手間やプレッシャーを感じていませんか？

もし、Google スプレッドシートなどのデータベースで管理している従業員情報を基に、HRMOSの健康保険情報を自動で更新できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、人事戦略の立案や従業員エンゲージメント向上といった、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を創出できます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはHRMOSの健康保険情報を更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで健康保険情報を更新する

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Google スプレッドシートの情報をもとにHRMOSの健康保険情報を更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの行が更新されたら、その情報を基にHRMOSの健康保険情報を自動で更新するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／HRMOS

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

•  Google スプレッドシートとHRMOSのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定とHRMOSのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで健康保険情報を更新する

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ステップ1：Google スプレッドシートとHRMOSをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google スプレッドシートの連携方法は以下をご参照ください。

HRMOSとYoomのマイアプリ連携

新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでHRMOSと検索し、対象アプリをクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。

アクセストークンの設定方法などについては、以下のヘルプページをご確認ください。

• HRMOSのマイアプリ登録方法

以上でマイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで健康保険情報を更新する

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【事前準備】
事前準備として、HRMOSで社員の健康保険情報を登録しておきましょう。
ここで設定した社員の健康保険情報が、今回のフローで更新対象となります。

今回は以下のとおり作成しました。

ステップ3： Google スプレッドシートのトリガー設定

それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「行が更新されたら」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

事前準備としてGoogle スプレッドシートで行を追加しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で追加しました。

なお、Google スプレッドシートのアプリトリガーでは、テスト実行時にどの行を更新しても必ず2行目（ヘッダー直下の行）が取得される仕様になっています。
※本番で起動した際は追加・更新された行の値を用いて起動します。
そのため今回は、テスト結果が正しく確認できるよう、更新対象となる行（テスト四郎）を2行目に配置して作成しました。
（※事前準備で作成したHRMOSの社員IDを設定してください）

• 【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーでテストをした際の挙動について

Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogle スプレッドシートをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は行の更新）を検知すると、フローボットが自動で起動します。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。

シートID
入力欄をクリックすると、同じく連携が有効になっているスプレッドシートから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。

テーブル範囲（始まり）
スプレッドシートのどの列からデータを扱うかを指定します。
たとえば、AからF列のデータを取得したい時は「A」を指定します。

テーブル範囲（終わり）
スプレッドシートのどの列までのデータを扱うかを指定します。
AからF列のデータを取得したい時は、「F」を指定してください。

一意の値が入った列
レコードを特定するためのユニークな列を選びます。
重複しない値が入る列を指定しましょう。

更新を検知したい列
シート上で更新を検知したい列を指定します。
今回は、F列（更新欄）に「○」が入力された場合に更新を検知できるよう、この列を対象として設定しています。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストがうまくいかない場合などは、以下のヘルプページも参考にしてみてください。

• 【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項

テストに成功すると、Google スプレッドシートで更新された行の情報が表示されます。

以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップで社員の健康保険情報を更新することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

内容を確認し、「完了」をクリックします。

ステップ4： HRMOSのアクション設定

いよいよ最後のステップです！
前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値を利用して、HRMOSで社員の健康保険情報を更新しましょう。
「社員の健康保険情報を更新」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HRMOSと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

社員ID

入力欄をクリックすると、前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じ社員データがHRMOSで更新されてしまうので注意が必要です。

適用日
被保険者整理番号
資格取得年月日
こちらも社員IDと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。

その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。

入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で社員の健康保険情報が更新されるか確認しましょう。

テストが成功したらHRMOSの画面を開き、実際に社員の健康保険情報が更新されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり、情報が更新されていました！

問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！

ステップ5： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。

トリガーをONにすることで、Google スプレッドシート側で従業員情報が更新されたタイミングで、HRMOSの健康保険情報が自動で更新されるようになります。

Google スプレッドシートの該当データを更新し、HRMOS上の健康保険情報が変更されているか確認してみましょう。

今回ご紹介した連携以外でも、HRMOSのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、従業員情報を起点に、入社から在籍中、休職、契約手続きまでの人事業務を一気通貫で自動化できます。手作業や転記ミスを削減し、業務スピードと正確性を高められるでしょう。

Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加するフローです。

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HRMOSの休職情報から添付ファイルを取得して、Google Driveに格納する

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HRMOSの情報を用いてNDAを作成しクラウドサインで送付する

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HRMOSの情報を用いてNDAを作成しクラウドサインで送付するフローです。

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HRMOSの社員情報をもとにkintoneへ情報を自動追加する

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HRMOSの社員情報をもとにkintoneへ情報を自動追加するフローです。

■注意事項
・HRMOSとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953

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HRMOSの社員情報ページからZoomでミーティングを作成する

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■概要
HRMOSに登録された社員情報を見ながら、面談のために手作業でZoomミーティングを作成し、案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからワンクリックでZoomミーティングの作成とメール通知までを自動化できます。
HRMOSとZoomを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の業務を効率化し、日程調整にかかる時間を短縮します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSとZoomを併用し、社員との面談調整を手作業で行っている人事担当者の方
・HRMOSの情報を見ながらZoomを発行している人事担当の方
・メンバーとの1on1など、定期的なミーティング設定業務の効率化を検討しているマネージャーの方

■注意事項
・HRMOS、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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Notionに登録された従業員情報をHRMOSに登録する

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Notionに登録された従業員情報をHRMOSに登録するフローです。

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SmartHRに特定部署の従業員が登録されたら、HRMOSにも登録する

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■概要
「SmartHRに特定部署の従業員が登録されたら、HRMOSにも登録する」ワークフローは、SmartHRで特定部署の従業員情報を検知し、HRMOSへ自動登録する業務ワークフローです。
入力の手間とミスを減らせます。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRで部署ごとの従業員管理をしている人事担当者の方
・SmartHRとHRMOSを両方活用しつつ、データ入力を二重で行っているチームリーダーの方
・人事データの入力ミスや手作業の負担を減らしたい経営者・管理職の方

■注意事項
・SmartHR、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953

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フォームで回答が送信されたら、HRMOSの部署・役職を更新する

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コラボフローで申請が承認されたらHRMOSの従業員情報を更新する

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コラボフローで申請が承認されたらHRMOSの従業員情報を更新するフローです。

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まとめ

HRMOSの健康保険情報更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の転記や確認作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。

これにより、人事労務担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、制度設計や従業員サポートといった、より戦略的な業務に集中できる時間を確保できるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：Google スプレッドシート以外のツールからも更新できますか？

A：

はい、可能です。

Google スプレッドシートに限らず、kintoneやAirtableなど、従業員情報を管理している他のアプリを起点にして更新処理を実行できます。
フローボット内で、更新元として利用したいデータベースアプリを選択し、トリガーアクションを設定してください。
※Google スプレッドシートのトリガーアクションは削除してください。

この仕組みを活用することで、既存の管理ツールをそのまま使いながら、従業員情報の更新作業を自動化できます。

※以下はAirtableのフローボット例