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「出向者の情報をHRMOSに手作業で入力・更新しているけど、手間がかかる…」
「複数のシステムに情報が散らばっていて、HRMOSへの転記ミスが心配…」
このように、出向者情報の管理における手作業での更新や、それに伴うヒューマンエラーのリスクに頭を悩ませていませんか？
もし、他のシステムや管理表にある出向者情報をAPI連携によってHRMOSへ自動で更新できる仕組みがあれば、人事戦略の立案や従業員サポートといった、より付加価値の高い業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、人事情報の管理業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSの出向者情報を更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 社員の出向情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、HRMOSにも同じ情報を手作業で入力・更新する手間が発生し、更新漏れのリスクも伴います。特に、HRMOSの出向情報をAPI連携などを利用して自動化したいと考えている担当者にとって、手作業での管理は大きな負担です。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、自動でHRMOSの社員情報が更新されるため、二重入力の手間を省き、正確な情報管理を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google スプレッドシートとHRMOSを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が更新された際に、HRMOSの社員の出向情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／HRMOS
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 社員の出向情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、HRMOSにも同じ情報を手作業で入力・更新する手間が発生し、更新漏れのリスクも伴います。特に、HRMOSの出向情報をAPI連携などを利用して自動化したいと考えている担当者にとって、手作業での管理は大きな負担です。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、自動でHRMOSの社員情報が更新されるため、二重入力の手間を省き、正確な情報管理を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：Google スプレッドシートとHRMOSをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビでGoogle スプレッドシートの連携方法を紹介しているので、登録してみてくださいね。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でHRMOSを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
Google スプレッドシートとHRMOSがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
社員の出向情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、HRMOSにも同じ情報を手作業で入力・更新する手間が発生し、更新漏れのリスクも伴います。特に、HRMOSの出向情報をAPI連携などを利用して自動化したいと考えている担当者にとって、手作業での管理は大きな負担です。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、自動でHRMOSの社員情報が更新されるため、二重入力の手間を省き、正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
最初の設定をはじめましょう！
まずは、行が更新されたらをクリックします。
なお、Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記を参照してください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
次の設定に進む前に、まだトリガーとなるGoogle スプレッドシートを準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう。
次のステップで、HRMOSに社員ID・出向期間の開始日・出向期間の終了日・出向先・適用日を連携させるため、この項目を必ず入力するようにしてください。
また、テスト操作によりHRMOSに登録されている社員の情報が変更されるため、テスト用の社員データを作成しその情報を入力するようにしましょう。
Google スプレッドシートの準備ができたらYoom画面に戻ります。
まずは、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、スプレッドシートIDを設定しましょう。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で作成したものを選択してください。
シートIDも同じように、候補から選択しましょう。
最後に、テーブルの範囲（始まり）、テーブルの範囲（終わり）、一意の値が入った列、更新を検知したい列を設定します。
今回は下記のように入力しましたが、ご自身の状況に合わせて設定してください。
ここまで設定できたら該当の行を更新し、テストをクリックしてください。
成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されるはずです。
なお、取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：HRMOSで社員の出向情報を更新する設定
続いて、先ほど取得した情報を活用して、HRMOSに登録されている社員の出向情報を更新する設定をします。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
画面が切り替わったら、それぞれの項目を入力しましょう。
各入力欄をクリックすると、下記のように取得した値が表示されるので、項目に合ったものを選択してください。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Google スプレッドシートで行が更新されるごとに、異なるデータをHRMOSへ動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、ずっと同じ社員の情報が更新されてしまうため注意が必要です。
今回は、下記の通り設定しました。
設定が完了したら、ページ最下部の「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、下記のような画面になります。
実際に、HRMOSで社員情報が更新されているか確認してみましょう。
下記のように、出向情報が更新されていればOKです！
最後に、Yoom画面に戻って「完了」をクリックしてくださいね。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
HRMOSを使った自動化例
社員情報や職務経歴を取得し、電子契約サービスでNDAを自動作成・送付、ストレージに情報を格納、または業務DBへ情報を自動追加します。
また、外部システムでの社員登録、情報更新、メッセージ送信をトリガーに、人事管理システムへ社員情報を自動で登録・更新します。
入社時の登録・書類手続きを効率化し、人事データの一貫性と正確性を保ちます。
■概要
業務委託契約や採用候補者とのやり取りで発生するNDA締結は、手間と時間がかかる業務の一つです。
特にHRMOSで管理している情報を手作業で書類に転記し、GMOサインで送付する作業は、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chrome拡張機能を使用したトリガーによって、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
また、HRMOSのトリガー情報からNDAを自動で作成し、GMOサインでの送付までをシームレスに連携できるため、契約業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HRMOSで社員情報を管理しつつ、kintoneでも関連情報を管理している場合、新しい社員が入社するたびに両方のツールへ手入力するのは手間がかかり、入力ミスの原因にもなります。このワークフローは、HRMOSの社員情報を簡単な操作でkintoneに自動で追加するものであり、二重入力といった面倒な転記作業から解放され、人事関連業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、HRMOSにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入退社の管理を行う方
・企業の人事部、総務部のご担当者
・企業から入退社の手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
同じ内容を登録したいだけなのに、何度も何度も打ち込みをすることは時間の無駄で手間がかかります。特に社会保険の手続きがある場合は保険証の発行や扶養家族の手続きなど、情報を取得したら一刻も早く共有したいです。
このフローを使えば人事労務管理ツール2個使っていてもアクセスすることなく自動登録することができます。SmartHR上での入力が完了したら自動でHRMOSでも情報が登録されるため、SmartHRで従業員に登録をお願いすれば企業の担当者が手入力することなく、迅速にHRMOSへの登録が叶います。
■注意事項
・SmartHR、HRMOSのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらHRMOSの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の従業員情報を管理している方
・freee人事労務で従業員情報を管理する人事担当者
・従業員情報をHRMOSにも連携している方
2.業務でHRMOSを活用している方
・HRMOSで従業員管理表を管理している方
・HRMOSへの更新情報反映を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は従業員情報の管理に適したツールですが、更新した従業員情報をHRMOSに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
また、手動での情報連携は更新ミスや更新漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートを使うことで、freee人事労務で従業員情報が更新されたら、自動でHRMOSの従業員管理表を更新することができます。
手動によるHRMOSへの情報連携が不要となるため、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務を効率化することができます。
また、HRMOSの情報が常に最新化されるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Slackでの連絡を受けて、HRMOSへ社員情報を手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に、新入社員の情報共有や採用決定の連絡など、Slackで受け取った情報を都度HRMOSに転記する作業は、担当者にとって負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Slackで特定のテキストを含むメッセージが送信された際にAIがテキストを抽出し、HRMOSへ自動で社員情報を登録できるため、煩雑なフローを改善する有用ツールとして役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Yoomデータベースから、HRMOSのアカウントを自動的に発行します。
発行されたアカウント情報は、メールで従業員に通知されます。
■設定方法
1.HRMOSとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.トリガー部分で任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.HRMOSの「従業員を登録」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、ユーザー名、部署、役職などの任意の情報を設定してください。
4.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
5.HRMOSアカウントが発行され、従業員に招待メールが送信されます。
■注意事項
・HRMOSアカウントとの連携設定が必要です。
・Yoomで従業員情報を管理するデータベースを作成してご利用ください。
・HRMOSのアカウント情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
freee人事労務で社員登録があったらHRMOSも同様に社員登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務とHRMOSを業務で使用している方
・freee人事労務とHRMOSを使用して業務の効率化を図りたい方
・HRMOSでの社員登録を自動化したい方
・企業の人事担当者や総務の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務で登録した社員情報をHRMOSにも同様に登録できるため、手作業による作業を省き、業務の効率化を図ることができます。
・HRMOSに登録した社員情報は、freee人事労務で登録した内容と同様となるため、手入力による不備が解消されます。
・HRMOSで入力項目の多い作業を自動化することで、ヒューマンエラーの防止や登録作業の時間を削減することができます。
・freee人事労務に入力された社員情報をHRMOSに自動で連携することで、入社手続きに必要な情報をスムーズに共有することができます。
■注意事項
・freee人事労務、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Yoomの入力フォームに新入社員情報が入力されたら、HRMOSに社員情報を登録して、その内容をSlackにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入社管理を行う方
・企業の人事部や総務部のご担当者
・企業から入社手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を数多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
新しい従業員の入社手続きは人事労務の中で重要な仕事ではあるものの、人事労務管理ツールへの登録などは手間のかかる作業です。更に、社内で別のコミュニケーションツールも平行で運用している場合、毎回人事労務管理ツールに入力した情報を別のコミュニケーションツールにも手動で通知する必要があります。
この非効率な業務状況を打開したい方にこのフローは最適です。このフローを使うとYoomの入力フォームに新入社員情報が入力された時点で、HRMOSに対して社員情報を自動で登録されてSlackにも手入力することなく通知することができます。
■注意事項
・HRMOS、SlackのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Zoomでの面接やミーティング設定後、参加者の情報をHRMOSで都度確認し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Zoomで新しいミーティングが作成されると、自動でHRMOSから関連する社員情報を検索・取得し、指定した宛先にメールで通知します。ZoomとHRMOSを連携させることで、人事関連のコミュニケーションを円滑にし、手作業による確認の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
HRMOSの出向情報更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報更新の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。
これにより、人事担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、従業員のキャリア支援や制度設計といった、より戦略的な業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：該当社員がいない場合のエラーはどうなりますか？
A：
該当の社員がいない場合は、エラーでフローが止まります。
なお、フローボットでエラーが発生すると、設定したメールアドレスにエラー通知が送信されます。
通知にはエラーの発生箇所やオペレーションが記載されてるので、エラーの発生個所を確認することが可能です。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定もできるので、下記リンクを確認してみてくださいね。
Q：新しい行の追加をきっかけに自動化できますか？
A：
はい、できます！
新しい行の追加をトリガーにしたい場合は、Google スプレッドシートの「行が更新されたら」を削除します。
あとは、今回設定したアクションと同じようにスプレッドシートIDなどを設定してください。
Q：出向以外の社員情報も自動更新できますか？
A：
はい、できます。
例えば、職務経歴情報や資格情報などのデータを更新することもできます。
詳しくは、下記リンクに利用可能なアクションが掲載されているので確認してみてくださいね。
