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「出向者の情報をHRMOSに手作業で入力・更新しているけど、手間がかかる…」
「複数のシステムに情報が散らばっていて、HRMOSへの転記ミスが心配…」
このように、出向者情報の管理における手作業での更新や、それに伴うヒューマンエラーのリスクに頭を悩ませていませんか？
もし、他のシステムや管理表にある出向者情報をAPI連携によってHRMOSへ自動で更新できる仕組みがあれば、人事戦略の立案や従業員サポートといった、より付加価値の高い業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、人事情報の管理業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSの出向者情報を更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
社員の出向情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、HRMOSにも同じ情報を手作業で入力・更新する手間が発生し、更新漏れのリスクも伴います。
特に、HRMOSの出向情報をAPI連携などを利用して自動化したいと考えている担当者にとって、手作業での管理は大きな負担です。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、自動でHRMOSの社員情報が更新されるため、二重入力の手間を省き、正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとHRMOSで出向情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
・HRMOSの出向情報をAPIで自動で更新し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
・社員情報の更新作業を効率化し、より戦略的な人事業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953
Google スプレッドシートとHRMOSを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が更新された際に、HRMOSの社員の出向情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／HRMOS
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
社員の出向情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、HRMOSにも同じ情報を手作業で入力・更新する手間が発生し、更新漏れのリスクも伴います。
特に、HRMOSの出向情報をAPI連携などを利用して自動化したいと考えている担当者にとって、手作業での管理は大きな負担です。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、自動でHRMOSの社員情報が更新されるため、二重入力の手間を省き、正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとHRMOSで出向情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
・HRMOSの出向情報をAPIで自動で更新し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
・社員情報の更新作業を効率化し、より戦略的な人事業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953
ステップ1：Google スプレッドシートとHRMOSをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビでGoogle スプレッドシートの連携方法を紹介しているので、登録してみてくださいね。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でHRMOSを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
Google スプレッドシートとHRMOSがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
最初の設定をはじめましょう！
まずは、行が更新されたらをクリックします。
なお、Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記を参照してください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
次の設定に進む前に、まだトリガーとなるGoogle スプレッドシートを準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう。
次のステップで、HRMOSに社員ID・出向期間の開始日・出向期間の終了日・出向先・適用日を連携させるため、この項目を必ず入力するようにしてください。
また、テスト操作によりHRMOSに登録されている社員の情報が変更されるため、テスト用の社員データを作成しその情報を入力するようにしましょう。
Google スプレッドシートの準備ができたらYoom画面に戻ります。
まずは、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、スプレッドシートIDを設定しましょう。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で作成したものを選択してください。
シートIDも同じように、候補から選択しましょう。
最後に、テーブルの範囲（始まり）、テーブルの範囲（終わり）、一意の値が入った列、更新を検知したい列を設定します。
今回は下記のように入力しましたが、ご自身の状況に合わせて設定してください。
ここまで設定できたら該当の行を更新し、テストをクリックしてください。
成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されるはずです。
なお、取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：HRMOSで社員の出向情報を更新する設定
続いて、先ほど取得した情報を活用して、HRMOSに登録されている社員の出向情報を更新する設定をします。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
画面が切り替わったら、それぞれの項目を入力しましょう。
各入力欄をクリックすると、下記のように取得した値が表示されるので、項目に合ったものを選択してください。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Google スプレッドシートで行が更新されるごとに、異なるデータをHRMOSへ動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、ずっと同じ社員の情報が更新されてしまうため注意が必要です。
今回は、下記の通り設定しました。
設定が完了したら、ページ最下部の「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、下記のような画面になります。
実際に、HRMOSで社員情報が更新されているか確認してみましょう。
下記のように、出向情報が更新されていればOKです！
最後に、Yoom画面に戻って「完了」をクリックしてくださいね。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
HRMOSを使った自動化例
社員情報や職務経歴を取得し、電子契約サービスでNDAを自動作成・送付、ストレージに情報を格納、または業務DBへ情報を自動追加します。
また、外部システムでの社員登録、情報更新、メッセージ送信をトリガーに、人事管理システムへ社員情報を自動で登録・更新します。
入社時の登録・書類手続きを効率化し、人事データの一貫性と正確性を保ちます。
まとめ
HRMOSの出向情報更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報更新の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。
これにより、人事担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、従業員のキャリア支援や制度設計といった、より戦略的な業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：該当社員がいない場合のエラーはどうなりますか？
A：
該当の社員がいない場合は、エラーでフローが止まります。
なお、フローボットでエラーが発生すると、設定したメールアドレスにエラー通知が送信されます。
通知にはエラーの発生箇所やオペレーションが記載されてるので、エラーの発生個所を確認することが可能です。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定もできるので、下記リンクを確認してみてくださいね。
Q：新しい行の追加をきっかけに自動化できますか？
A：
はい、できます！
新しい行の追加をトリガーにしたい場合は、Google スプレッドシートの「行が更新されたら」を削除します。
あとは、今回設定したアクションと同じようにスプレッドシートIDなどを設定してください。
Q：出向以外の社員情報も自動更新できますか？
A：
はい、できます。
例えば、職務経歴情報や資格情報などのデータを更新することもできます。
詳しくは、下記リンクに利用可能なアクションが掲載されているので確認してみてくださいね。
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