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「kintoneの顧客情報が更新されたから、HubSpotの情報も手動で直さないと…」
「複数のツールで顧客情報を管理しているため、情報の同期作業が追いつかない…」
このように、異なるツール間で顧客情報を手作業で更新する手間や、更新漏れによる情報の不整合に悩んでいませんか？
もし、kintoneなどのデータベースで顧客情報が更新された際に、HubSpotの会社情報も自動で更新される仕組みがあれば、こうした面倒な手作業から解放されるかもしれません。
最新の顧客情報に基づいたアプローチが可能になるだけでなく、営業活動などのより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定が可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpotの会社情報を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、自動化を体験してみましょう！
■概要
kintoneとHubSpotで顧客情報を管理しているものの、それぞれの情報を手作業で更新するのは手間ではないでしょうか。片方の情報を更新した際に、もう一方のアプリへの反映を忘れてしまい、データに不整合が起きてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新されると、関連するHubSpotの会社情報も自動で更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いの様々なツールと連携して、HubSpotの会社情報を自動で更新する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
kintoneなどのデータベースやCRMサービスでレコード情報が更新された際に、HubSpotの会社情報も自動で更新するフローです。
これまで手作業で行っていた情報の同期作業の手間が削減され、最新の顧客情報を維持することができます！
■概要
kintoneとHubSpotで顧客情報を管理しているものの、それぞれの情報を手作業で更新するのは手間ではないでしょうか。片方の情報を更新した際に、もう一方のアプリへの反映を忘れてしまい、データに不整合が起きてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新されると、関連するHubSpotの会社情報も自動で更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、kintoneでレコードが更新された際に、該当するHubSpotの会社情報も自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／kintone
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
kintoneとHubSpotで顧客情報を管理しているものの、それぞれの情報を手作業で更新するのは手間ではないでしょうか。片方の情報を更新した際に、もう一方のアプリへの反映を忘れてしまい、データに不整合が起きてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新されると、関連するHubSpotの会社情報も自動で更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
kintoneとHubSpotで顧客情報を管理しているものの、それぞれの情報を手作業で更新するのは手間ではないでしょうか。片方の情報を更新した際に、もう一方のアプリへの反映を忘れてしまい、データに不整合が起きてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新されると、関連するHubSpotの会社情報も自動で更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、
確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるkintoneのトリガー設定を行います。
画面赤枠の「レコードが編集されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
次の画面で表示されるWebhookURLをコピーし、こちらの手順でkintoneに設定を行ってください。
Webhookの設定が完了したら、kintoneの画面でレコードの編集を行いましょう。
今回はテスト用に会社名を「株式会社Yoom修正前」から「株式会社Yoom」に変更しています。
kintoneでのレコードの編集が完了したら、Yoom画面に戻ってテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンを押下し、「kintoneのトリガー設定」を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にHubSpotの設定を行います。
画面赤枠の「会社の更新」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
次の画面でHubSpotへの更新内容を設定していきます。
こちらもkintoneに合わせて会社名が「株式会社Yoom修正前」から「株式会社Yoom」に自動で置き換わるように設定していきます。
今回はテスト用に会社名のみを設定していますが、必要に応じて更新する対象を追加してください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にHubSpotの値が編集されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
HubSpotを参照し、値が更新されていることも確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックしてください。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
営業や顧客管理の各プロセスを自動連携し、商談や顧客情報の登録、通知、資料作成、タスク管理、フォルダ生成、メール配信、文字起などの自動化が実現できます。
これにより手作業を減らし、情報共有と業務効率を向上させることができます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方
・セミナーや研修の参加者をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートに収集したデータを他のツールにも連携している方
2.HubSpotを活用して業務を進めている方
・HubSpotで顧客情報を一元管理している方
・HubSpotへの入力作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotはクラウド型のCRMで、顧客情報や取引情報の一元管理に役立つプラットフォームです。
しかし、HubSpotへのコンタクト情報を作成する際、入力項目が多いため、手動による入力作業は時間がかかり手間です。
HubSpotへのコンタクトの作成を効率的に行いたい方に、このフローは適しています。
このフローは、Google スプレッドシートに顧客情報が追加されるとHubSpotへのコンタクトの作成を自動化することができ、手動作業を効率化します。
ツール間のデータの同期が図れるため、部門間で別々のツールを利用している場合でも、データ連携をシームレスに行うことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Jotformでフォームが送信されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・Jotformでリードを獲得し、その情報をHubSpotに自動で反映させたいチーム
・イベント登録やキャンペーン参加者の情報を効率的に管理したいチーム
2.営業チーム
・Jotformで収集した潜在顧客情報をHubSpotに迅速に反映させ、リードナーチャリングや営業活動を効率化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・Jotformで受け付けた問い合わせ情報をHubSpotに自動で反映させ、顧客対応を迅速に行いたいチーム
4.イベント管理チーム
・Jotformを使用してイベント登録情報を収集し、その情報をHubSpotで一元管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Jotformでフォームが送信されるたびに、HubSpotにコンタクトが自動作成されるため、手動でのデータ入力作業が不要となり業務効率が向上します。
・重複や漏れのないデータ管理が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、JotformのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Googleフォームで商談の録音データを回答後、文字起こしと要約を行い、HubSpotのメモに登録するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使用することが多い企業
・商談の記録を残しているが、文字起こしや要約に手間を感じている方
2.HubSpotを活用して営業活動を行っている方
・HubSpotにメモを登録する際、手動でデータを入力する手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームを使用して商談の録音データを回答後に文字起こしと要約を行い、HubSpotに自動的にメモとして登録することで、以下のメリットがあります。
まず、手作業でのデータ入力が不要となるため、時間削減と効率化が図れます。
また、文字起こしと要約の自動化により、情報の一貫性と正確性が保たれ、ヒューマンエラーのリスクが減少します。
さらに、会話内容を迅速に共有できることで、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、より効果的なフォローアップと営業戦略の立案が可能となるでしょう。
■注意事項
・GoogleフォームとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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■概要
HubSpotで新しい取引が作成された際、その都度関係者に手作業で情報を共有していませんか。手動での共有は、タイムラグや伝達漏れの原因となり、ビジネスチャンスを逃す一因になることもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をトリガーに、関連情報をGoogle Chatへ自動で通知できるため、迅速で確実な情報共有体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotで商談が受注となった後、プロジェクト管理ツールのTrelloへ手動でタスクを登録する作業は手間ではないでしょうか。特に、情報の転記には時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotで商談が受注ステージに更新されると、自動でTrelloにタスクカードが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しいコンタクトを追加するたびに、手動でGoogle Driveに顧客管理用のフォルダを作成する作業は手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにつながることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーとして、Google Driveに自動でフォルダを作成する一連の流れを構築できるため、こうした課題を解消し、よりスムーズな顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotで新しい取引情報が登録されるたびに、関連資料を保管するためにOneDriveに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新規取引が作成された際にOneDriveへフォルダが自動で作成されるため、このような日々の繰り返し作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotのフォームで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
Yoomを利用することで、プログラミングの知識がなくてもアプリ同士を簡単に連携できます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見込み顧客の情報管理としてHubSpotを利用している企業
・HubSpotとSendGridを連携して効率的にメールマーケティングを実施したい方
2.メール配信ツールとしてSendGridを利用している企業
・SendGridを利用してメールキャンペーンを行っている方
・手動でのデータ入力を減らし、時間と労力を節約したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、HubSpotのフォームで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加することができます。
これにより、顧客情報の一元化が実現され、メールマーケティングの効率化が図れます。
また、手動でのデータ入力作業が削減されるため、これまで手間と時間をかけていた情報の転記が不要になります。
その結果、業務のスピードと正確性が向上し、マーケティング活動に集中できる時間が増えます。
加えて、情報のミスや漏れが減少し、より高品質な顧客対応が可能になります。迅速なリードナーチャリングが実現し、売上向上にもつながるでしょう。
■注意事項
・HubSpotとSendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに一件ずつ手作業で契約書を作成する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotの画面からワンクリックでGoogleドキュメントの契約書が自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SalesforceとHubSpotの両方へ手作業で顧客情報を登録する手間や、入力ミスに課題を感じていませんか。このワークフローは、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でHubSpotにコンタクトを作成するものです。さらにGmailで担当者に通知を送ることで、迅速な対応を促します。HubSpotへの連携とGmailでの通知を自動化し、営業活動の初期対応を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneなどのデータベースとHubSpotの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客情報の同期作業が効率化され、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、自動で連携された顧客情報に基づいたアプローチが可能になるため、営業やマーケティング活動の質を向上させることに繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築することができます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：更新だけでなく新規作成も自動化できる？
A：はい。トリガーアクションにて「レコードが登録されたら」を選択し、
フローを作成いただくことでkintoneにレコードを新規作成した際にも連携を行うことが可能です。
Q：会社名以外の項目もまとめて更新できる？
A：はい。今回はテスト用に会社名のみを更新しましたが、
以下の画像のようにドメイン、電話番号、従業員数など様々な項目をまとめて更新することが可能です。
Q：特定の条件を満たした時だけ更新したい
A：分岐のオペレーションを使用することで対応が可能です。
例えば以下のようにkintoneより取得したレコードを対象に、メールアドレスが空ではない場合にのみ連携するフローが作成できます。
※なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
