・
■概要
kintoneとHubSpotを併用する中で、案件の進捗や顧客情報の更新を手作業で両方のアプリに反映させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新された際に、関連するHubSpotのチケットを自動更新する仕組みを構築できます。手作業による更新作業をなくし、HubSpotのチケット情報を常に最新の状態に保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「kintoneの進捗をHubSpotのチケットに手動で反映させるのが面倒…」
「複数ツールを使っているせいで、チケットのステータス更新が漏れてしまう…」
このように、HubSpotのチケット管理における手作業での情報更新に、手間や課題を感じていませんか？
もし、kintoneなどの他サービスで情報が更新された際に、HubSpotのチケットステータスや担当者を自動で更新できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpotのチケットを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
kintoneとHubSpotを併用する中で、案件の進捗や顧客情報の更新を手作業で両方のアプリに反映させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新された際に、関連するHubSpotのチケットを自動更新する仕組みを構築できます。手作業による更新作業をなくし、HubSpotのチケット情報を常に最新の状態に保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、kintoneでレコード情報が更新された際に、HubSpotのチケット情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
kintoneとHubSpotを併用する中で、案件の進捗や顧客情報の更新を手作業で両方のアプリに反映させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新された際に、関連するHubSpotのチケットを自動更新する仕組みを構築できます。手作業による更新作業をなくし、HubSpotのチケット情報を常に最新の状態に保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
kintoneの連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotの連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotの権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください。
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
kintoneとHubSpotを併用する中で、案件の進捗や顧客情報の更新を手作業で両方のアプリに反映させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新された際に、関連するHubSpotのチケットを自動更新する仕組みを構築できます。手作業による更新作業をなくし、HubSpotのチケット情報を常に最新の状態に保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。最初の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
アクションは、テンプレのままで問題ありません。「次へ」ボタンをクリックします。
WebhookのURLをコピーして、kintoneの管理画面でWebhookの設定を行います。
続いて、トリガーとなるレコードの更新を行います。
今回は以下の「テストA」のレコードを更新しました。
Yoomの設定に戻り、テストを実行します。
テストが成功すると、取得した値にデータが反映されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
設定を保存しておきます。完了ボタンをクリックしましょう！
2つ目の赤枠をクリックしてください！
アクションはテンプレートのままで、アカウントの情報の間違いがないかをチェックします。
kintoneのデータベースの連携では、アプリIDを表示される候補の中から選択して設定しましょう。
※見つからない場合は、検索欄を利用して手動で選択も可能です！
設定が済んだら「次へ」をクリックします。
取得したいレコードの条件を、前回のステップで取得した値を利用して設定します。
設定が済んだら、テストを実行しましょう！
テスト成功が確認できたら、同様に設定を完了します。
kintoneから取得した値を利用して、HubSpotのチケットを更新する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報の確認をしましょう。
アクションは、「チケットを更新」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
チケットIDをHubSpot上で確認して、設定します。
チケット名やチケットの説明を、取得した値を活用しながら設定します。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テスト成功という表示が出てきたら、HubSpotのチケットが更新されています！
HubSpotを確認してみましょう！
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
すべての設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了です。動作確認をしてみましょう。
Yoomでは、HubSpotを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、HubSpotに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
フォームやNotion、Outlookなどからの外部情報でHubSpotのリード登録やチケット作成を自動実行します。
新規コンタクトや取引が発生すると、Zoomミーティングの作成とメール送信を自動化し、さらにSalesforceへ同期、Google Driveにフォルダを作成します。
また、スプレッドシートへのデータ同期やSlackへの通知も可能です。これにより、顧客情報と営業活動のデータ連携を自動化し、営業フォローと情報共有の迅速化を実現できます。
■概要
Garoonのカレンダーに登録された予定のメモを、HubSpotのリードのメモにも追加するフローです。
Garoonのカレンダーに登録された予定情報（メモなど）をわざわざ確認しなくても、自動的にHubSpotにも予定情報が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
HubSpotに追加する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Garoon、HubSpotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
フォームから得た契約同意情報を、他のアプリに反映するのは手間がかかりますよね。
このような定型業務を手作業で行うと、更新時の入力ミスや対応の遅れといった問題も起こりがちです。
このワークフローなら、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、HubSpotのコンタ-クト情報を自動で更新できます。
顧客管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい会社の情報を登録した後、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業は、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい会社が作成されるだけで、Google スプレッドシートに自動で情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細がメール送信されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
また、自動的にミーティング詳細をメールで送信するため、情報の漏れや誤りを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
自動化によって、営業活動全体の流れを一元管理し、効率的な業務進行が可能になります。
■概要
HubSpotで新しい取引が作成されたら、Slackの指定したチャンネルに自動でメッセージを送信します。
送信するメッセージの内容や送信先のSlackチャンネルは、自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・HubSpot、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・HubSpotの「新しい取引が作成されたら」というトリガーで、取得する情報を設定してください。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、連携アカウントや、送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・HubSpotとSlackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・ Slackの投稿先のチャンネルIDや投稿するメッセージ内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
HubSpotのフォームで獲得した見込み顧客情報を、都度Google スプレッドシートへ手入力で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると同時に、Google スプレッドシートの指定した行へ自動で情報が追加されるため、リード管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotとSalesforceを併用する中で、同じ情報を二重で入力する作業に手間を感じていませんか。手作業によるデータの転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ページからSalesforceの商談情報を更新できるため、データ同期の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Notionのデータベースが更新される毎に、Hubspotの取引に登録するフローです。
NotionとHubspotを連携することで、データベースが更新される毎に自動的にHubspotにも追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Hubspotに登録する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Notion、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
日々大量に届くOutlookのメールの中から、特定の件名を持つ重要なメールを見落としたり、その内容を把握してHubSpotへチケットとして登録する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報入力は対応の遅れや入力ミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定件名のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約しHubSpotにチケットを作成するため、こうした課題をスムーズに解消し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Yoomのフォームに応募の回答が行われたら、HubSpotに応募者情報を追加して、顧客管理を行います。
すでに登録済みのユーザーについては顧客ステータスの更新なども自動的に行えます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：応募のフォーム用に、名前や連絡先、住所や景品情報等を必要な質問項目に設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するからHubSpotを選択して、以下設定しテスト・保存します。
・アクション：コンタクトの検索
・検索キーワード：コンタクトを検索するキーワードを入力します。①で取得したアドレス等を埋め込むこともできます。（アウトプットを埋め込む）
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択し、以下設定をして保存します。
・オペレーション：②のHubSpotのオペレーションを選択します。
・アウトプット：②で取得したコンタクトIDを選択します。
・条件：アウトプットが空ではないという設定にします。
・値：空白のままとします。
※分岐するオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5464146
④空でないルートの＋マークを押し、アプリと連携するからHubSpotを選択して、以下設定しテスト・保存します。
・アクション：コンタクトのカスタムプロパティを更新
・コンタクトID：②で取得したコンタクトIDを{{コンタクトID}}のように埋め込みます。
・更新対象のプロパティー内部名：カスタムプロパティの内部名をHubSpotで確認し、ペースとしてください。
・値：任意の値を入れてください。今回2回以上応募があったユーザーをロイヤルカスタマーに更新するといった例にしています。
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlackを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送る
・投稿先のチャンネルID：欄をクリックし、表示された候補から送付したいチャンネルを選択します。
・メッセージ：任意のメッセージを入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
再度景品応募がありました。
----------
・お名前：{{お名前}}
・ご住所：{{送付先のご住所}}
・希望景品：{{ほしい景品}}
----------
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
⑥その他のルートの＋マークを押し、アプリと連携するからHubSpotを選択して、以下設定しテスト・保存します。
・アクション：コンタクトの作成
・必要項目：名前やアドレスなど基本項目に①で取得した
・更新対象のプロパティー内部名：カスタムプロパティの内部名をHubSpotで確認し、ペースとしてください。
・値：任意の値を入れてください。今回2回以上応募があったユーザーをロイヤルカスタマーに更新するといった例にしています。
⑦＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlackを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送る
・投稿先のチャンネルID：欄をクリックし、表示された候補から送付したいチャンネルを選択します。
・メッセージ：任意のメッセージを入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
新規の景品応募がありました。
----------
・お名前：{{お名前}}
・ご住所：{{送付先のご住所}}
・希望景品：{{ほしい景品}}
----------
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
■注意事項
・分岐するオペレーションや5つ以上のオペレーション設定はフリープランでは使用できません。
・各有料プランを無料でトライアルすることもできますので、本操作を使用したい場合はご活用ください。
※無料トライアルの詳細や開始方法についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
日々の営業活動において、HubSpotに蓄積されたコンタクト情報を元にGoogle スプレッドシートで営業リストを作成する作業は、重要でありながらも手間のかかる業務ではないでしょうか。手作業での情報抽出や転記は、時間的な制約に加え、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にHubSpotからコンタクト情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへリストとして追加する一連の流れを自動化でき、これらの課題を解消し業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
HubSpotとkintoneなどの他ツールを連携させることで、これまで手作業で行っていたシステム間の情報更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、チケット情報は最新の状態に保たれ、顧客対応の質とスピードを向上させることが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：kintone以外のツールとも連携できますか？
A：はい、可能です。YoomではkintoneとHubSpotを連携する以外にも、SalesforceやGoogleスプレッドシートなど様々なアプリとの連携が可能です。YoomにはHubSpotと他のアプリを連携するためのテンプレートを用意しています！気になる方は下記のリンクからご覧ください。
Q：自動更新が失敗した場合、どうすれば気づけますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
Q：チケットの「更新」ではなく「新規作成」も自動化できますか？
A：はい、できます！HubSpotのアクション設定にて、変更ボタンから「チケットを作成」を選択してください。その他にもユーザー、コンタクト、会社や取引の作成もアクションとして選択が可能です。HubSpotで実行可能なAPIアクションからご確認ください。
