Outlookで特定件名のメールを受信したら、AIで要約してHubSpotにチケットを作成する

■概要

日々大量に届くOutlookのメールの中から、特定の件名を持つ重要なメールを見落としたり、その内容を把握してHubSpotへチケットとして登録する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報入力は対応の遅れや入力ミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定件名のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約しHubSpotにチケットを作成するため、こうした課題をスムーズに解消し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する特定メールの対応とHubSpotへの情報登録を手作業で行っている方
• AIを活用してメールの内容把握を効率化し、迅速な対応を実現したいと考えている方
• 手作業による情報転記ミスや、チケット作成漏れなどのヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでの特定メール受信からAIによる要約、HubSpotへのチケット作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
• メール内容の確認からチケット起票までを自動化することで、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 続けて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキスト内容を指定した形式で簡潔に要約します。
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、AIによる要約結果などを用いてチケットを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信したOutlookのメッセージ内容から、会社名、部署名、問い合わせ種別など、HubSpotのチケット作成に必要な情報を任意に指定して抽出するよう設定してください。
• AI機能の「要約する」オペレーションでは、抽出したメッセージ内容を、チケットの概要として把握しやすいように、指定した形式や文字数で簡潔に要約させることが可能です。
• HubSpotの「チケットを作成」オペレーションでは、チケットの件名や詳細内容に固定のテキストだけでなく、前段のAI機能で処理した情報を変数として動的に埋め込むことで、状況に応じたカスタムチケットを作成できます。

■注意事項

• Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。