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「別のツールで管理しているデータの更新にあわせてZoho CRMの見込み客情報を手動で更新するのが面倒…」
「営業担当者への情報共有が遅れてしまい、見込み客へのアプローチタイミングを逃してしまう…」
このように、Zoho CRMの見込み客情報の更新作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">他のツールでのステータス変更などをトリガーに、Zoho CRMの見込み客情報を自動で更新できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、常に最新の顧客情報に基づいたスムーズな営業活動を実現できるはずです！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もほとんどかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho CRMの見込み客情報を自動更新する業務フローの自動化テンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Asanaで特定のタスクが完了した際に、Zoho CRMの見込み客ステータスを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。
この設定は初回のみ必要です。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
これでAsanaとZoho CRMのマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートをコピーしましょう。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックしましょう。
「アプリトリガー 特定のプロジェクトのタスクが完了したら」をクリックします。
トリガーアクションが「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」になっていることを確認して、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて連携テストを行います。
Asanaに移動して、任意のプロジェクトのタスクを完了済みにしましょう。
※以下は例です。
Yoomに戻り、設定を続けます。
ワークスペースID、プロジェクトIDはマイアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存する」をクリックします。
分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、任意のタスクのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「取得した値」には、分岐させたい条件が含まれる項目を設定してください。
「分岐条件」は、後続の処理を行うための条件を設定します。
今回は、以下画像のようにタスク名に「aaa」が含まれるかで分岐するように設定しました。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
続いて、AIを使ってタスクからZoho CRMの該当レコードを検索する際に利用するキーワードを抽出する設定をします。
Zoho CRMで検索できる項目は以下になるので、一意の値となる項目をここで抽出してください。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
アクションを「変更」から利用状況にあわせて変更してください。
対象のテキストを設定しましょう。
取得した値を利用することで、タスクごとに変わる情報を動的に反映できます。
直接入力した内容は、固定値となるのでご注意ください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテストのため、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しく文字が読み取れていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
次に「見込み客を検索」をクリックしましょう。
アクションが「見込み客を検索」になっていることを確認したら、「次へ」をクリックしてください。
検索対象項目は、プルダウンから設定できます。
値は、テキストからデータを抽出した際に取得したアウトプットを選択しましょう。
Zohoドメインを設定しましょう。
設定したらテストをクリックしてください。
テストが成功し、アウトプットを取得できたら保存してください。
最後に、「見込み客の情報を更新」の設定を行います。
アクションが「見込み客の情報を更新」になっていることを確認して、「次へ」をクリックしましょう。
次の「見込み客ID」は、取得した値から前ステップで取得したIDを以下のように設定します。
更新内容では、「更新対応項目」を見込み客ステータスなど、任意の内容を設定します。
値には、「連絡済み」などの固定値を直接入力したり、これまでのステップで取得した値を設定したりできます。
情報を入力した後、「テスト」をクリックして更新されるか確認します。
結果に問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、Zoho CRMを使ったさまざまな業務を自動化することができます。
例えば、データベースと連携することで、テーブルの見込み客情報を更新したら、Zoho CRMの情報を自動更新できます。
簡単な設定だけで情報の更新漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Zoho CRMと様々なツールを連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた進捗状況の転記やステータスの更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は最新の顧客情報を管理できるようになり、より戦略的でスピーディーな営業活動に集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Asana以外のタスク管理ツールでも連携できますか？
A：はい、可能です。
TrelloやBacklogなど、さまざまなタスク管理ツールと連携できます。
利用できるツールは、連携アプリ一覧からご確認ください。
Q：短時間に大量のタスクが完了した場合、処理の遅延やエラーは発生しますか？
A：トリガーアクションが実行される度に個別で自動化フローボットが起動するため、短時間に大量のタスクが完了しても全て自動でZoho CRMへ連携されます。
ただし、一度に50件以上のフローボットが起動すると保留になるのでご注意ください。
保留されたフローボットを再開するには、プロジェクトの「保留中」から再実行が可能です。
Q：自動更新の実行履歴や成功・失敗のログはどこで確認できますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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