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■概要
Asanaで管理しているタスクが完了した際、関連するZoho CRMの見込み客情報を手作業で更新していませんか？
このワークフローは、Asanaで特定のタスクが完了すると、Zoho CRMに登録されている見込み客のステータスを自動で更新します。手作業による更新の手間や、対応漏れといった課題を解消し、Zoho CRMの見込み客管理における自動更新の仕組みをスムーズに構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「別のツールで管理しているデータの更新にあわせてZoho CRMの見込み客情報を手動で更新するのが面倒…」
「営業担当者への情報共有が遅れてしまい、見込み客へのアプローチタイミングを逃してしまう…」
このように、Zoho CRMの見込み客情報の更新作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、他のツールでのステータス変更などをトリガーに、Zoho CRMの見込み客情報を自動で更新できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、常に最新の顧客情報に基づいたスムーズな営業活動を実現できるはずです！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もほとんどかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはZoho CRMの見込み客情報を自動更新する業務フローの自動化テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Asanaで管理しているタスクが完了した際、関連するZoho CRMの見込み客情報を手作業で更新していませんか？
このワークフローは、Asanaで特定のタスクが完了すると、Zoho CRMに登録されている見込み客のステータスを自動で更新します。手作業による更新の手間や、対応漏れといった課題を解消し、Zoho CRMの見込み客管理における自動更新の仕組みをスムーズに構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Asanaで特定のタスクが完了した際に、Zoho CRMの見込み客ステータスを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Asanaで管理しているタスクが完了した際、関連するZoho CRMの見込み客情報を手作業で更新していませんか？
このワークフローは、Asanaで特定のタスクが完了すると、Zoho CRMに登録されている見込み客のステータスを自動で更新します。手作業による更新の手間や、対応漏れといった課題を解消し、Zoho CRMの見込み客管理における自動更新の仕組みをスムーズに構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。
この設定は初回のみ必要です。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
これでAsanaとZoho CRMのマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートをコピーしましょう。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
■概要
Asanaで管理しているタスクが完了した際、関連するZoho CRMの見込み客情報を手作業で更新していませんか？
このワークフローは、Asanaで特定のタスクが完了すると、Zoho CRMに登録されている見込み客のステータスを自動で更新します。手作業による更新の手間や、対応漏れといった課題を解消し、Zoho CRMの見込み客管理における自動更新の仕組みをスムーズに構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックしましょう。
「アプリトリガー 特定のプロジェクトのタスクが完了したら」をクリックします。
トリガーアクションが「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」になっていることを確認して、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて連携テストを行います。
Asanaに移動して、任意のプロジェクトのタスクを完了済みにしましょう。
※以下は例です。
Yoomに戻り、設定を続けます。
ワークスペースID、プロジェクトIDはマイアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存する」をクリックします。
分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、任意のタスクのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「取得した値」には、分岐させたい条件が含まれる項目を設定してください。
「分岐条件」は、後続の処理を行うための条件を設定します。
今回は、以下画像のようにタスク名に「aaa」が含まれるかで分岐するように設定しました。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
続いて、AIを使ってタスクからZoho CRMの該当レコードを検索する際に利用するキーワードを抽出する設定をします。
Zoho CRMで検索できる項目は以下になるので、一意の値となる項目をここで抽出してください。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
アクションを「変更」から利用状況にあわせて変更してください。
対象のテキストを設定しましょう。
取得した値を利用することで、タスクごとに変わる情報を動的に反映できます。
直接入力した内容は、固定値となるのでご注意ください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテストのため、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しく文字が読み取れていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
次に「見込み客を検索」をクリックしましょう。
アクションが「見込み客を検索」になっていることを確認したら、「次へ」をクリックしてください。
検索対象項目は、プルダウンから設定できます。
値は、テキストからデータを抽出した際に取得したアウトプットを選択しましょう。
Zohoドメインを設定しましょう。
設定したらテストをクリックしてください。
テストが成功し、アウトプットを取得できたら保存してください。
最後に、「見込み客の情報を更新」の設定を行います。
アクションが「見込み客の情報を更新」になっていることを確認して、「次へ」をクリックしましょう。
次の「見込み客ID」は、取得した値から前ステップで取得したIDを以下のように設定します。
更新内容では、「更新対応項目」を見込み客ステータスなど、任意の内容を設定します。
値には、「連絡済み」などの固定値を直接入力したり、これまでのステップで取得した値を設定したりできます。
情報を入力した後、「テスト」をクリックして更新されるか確認します。
結果に問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、Zoho CRMを使ったさまざまな業務を自動化することができます。
例えば、データベースと連携することで、テーブルの見込み客情報を更新したら、Zoho CRMの情報を自動更新できます。
簡単な設定だけで情報の更新漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに名刺のファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRM（zoho_crm_oauth）に連携して見込み客を登録後Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見込み客を顧客化する業務の担当者
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
2.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
■このテンプレートを使うメリット
・Slackにファイルを送付するだけで、Zohoへの登録が完了するため手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
・もらった名刺の登録作業を全て自動化できるため、業務効率が上がります。
・Slack上でリード情報に関する情報共有などが活発になり、チーム全体の連携が強化されます。
・AI-OCRが名刺情報を自動で読み取り、Zoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
■注意事項
・Slack、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zoho CRMに登録された企業情報でGoogle 検索し、取得したスニペットなどをAI要約して見込み客の情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google 検索で情報の取得を行いたい方
・業界調査を行うプロジェクトの管理者
・担当企業の情報を集めアプローチを行う営業担当
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客情報を一元管理し、情報を可視化するために活用できるツールです。
しかし、Zoho CRMで登録された企業をGoogle 検索で毎回調べるのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
業務を効率化し、プロジェクトの進行速度を上げたいと考える方にこのフローは有効的です。
Zoho CRMに企業の登録があったら自動でGoogle 検索を行い、AIで要約するため、手作業でかかっていた時間を短縮します。
■注意事項
・Google 検索、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoho CRMの商談情報が更新されたら、boardに登録していた案件情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMとboardの両方を利用する営業チーム
・Zoho CRMで更新した商談情報をboardにも自動で反映させたい方
・商談情報の二重更新を避けて作業効率を向上させたい方
・Zoho CRMとboardで案件情報を常に同期させたい方
2.Zoho CRMを主に利用する営業担当者
・boardで案件の進捗管理やタスク管理を行いたい方
・Zoho CRMの商談情報が更新されたら自動でboardの情報も最新の状態にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMとboardはそれぞれ顧客管理とプロジェクト管理に特化した優れたツールですが両者を連携させることで、よりシームレスな業務フローを実現できます。
この自動化フローを活用すれば、Zoho CRMでの商談進捗に合わせて、boardの案件情報もリアルタイムで更新されます。これにより営業チームとプロジェクトチーム間の情報共有がスムーズになり、連携ミスや対応の遅れを防ぐことができます。
また手作業による情報更新の手間が省けるため、担当者はより重要な業務に集中することができます。さらに常に最新の情報を両システムで共有できるため、意思決定の迅速化や顧客満足度の向上にも繋がります。
■注意事項
・Zoho CRM、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはコメント追加によってコミュニケーションを取りながら作業できるため、チーム内での情報共有を行うために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報をZoho CRMに入力しなおす時間は、生産性を阻害する要因となります。
生産性を上げるために手作業をなるべく削減したいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報が更新されたら、Zoho CRMの登録情報も自動で編集するため、手作業による時間を省くことができます。
また内容を引用して登録することができるため、情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleフォームからのお問い合わせや申し込みに対し、手動でZoho CRMへ情報を転記し、個別にウェルカムメールを送る作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用することで、フォームへの回答があった際に、Zoho CRMへの見込み顧客の作成からウェルカムメールの送信までを自動化できます。Zoho CRMを用いた効率的なメールマーケティングの第一歩として、顧客対応の迅速化と業務負担の軽減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でZoho CRMに入力するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。
このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から会社名や担当者名などの情報を自動で抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。
面倒なコピー＆ペースト作業を自動化し、リード情報を迅速かつ正確に蓄積することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとZoho CRMを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でZoho CRMに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのZoho CRMへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Zoho CRMで効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をZoho CRMに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をZoho CRMに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にZoho CRMにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にZoho CRMに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Zoho CRMの顧客情報とマネーフォワードAdminaのアカウント情報を、それぞれ手作業で更新していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の不整合を引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMの連絡先情報が更新されると、マネーフォワードAdminaのアイデンティティ情報が自動で更新されるため、SaaSのライセンス管理に関する業務を効率的に自動化し、常に正確な情報を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomで商談や打ち合わせを設定した後、別途Zoho CRMに予定を手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Zoho CRMとZoomの連携がスムーズになり、Zoomでミーティングを作成するだけで、関連情報がZoho CRMへ自動で予定として登録されるため、手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoho CRMと様々なツールを連携させることで、これまで手作業で行っていた進捗状況の転記やステータスの更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は最新の顧客情報を管理できるようになり、より戦略的でスピーディーな営業活動に集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Asana以外のタスク管理ツールでも連携できますか？
A：はい、可能です。
TrelloやBacklogなど、さまざまなタスク管理ツールと連携できます。
利用できるツールは、連携アプリ一覧からご確認ください。
Q：短時間に大量のタスクが完了した場合、処理の遅延やエラーは発生しますか？
A：トリガーアクションが実行される度に個別で自動化フローボットが起動するため、短時間に大量のタスクが完了しても全て自動でZoho CRMへ連携されます。
ただし、一度に50件以上のフローボットが起動すると保留になるのでご注意ください。
保留されたフローボットを再開するには、プロジェクトの「保留中」から再実行が可能です。
Q：自動更新の実行履歴や成功・失敗のログはどこで確認できますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
