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Microsoft SharePointにアップロードしたファイルを他のクラウドストレージにも追加する際、同じファイルを2度アップロードすることになるため、繰り返しの作業が発生している状態ですよね。
また、新規追加したデータを共有しなければならない際はチャットツールで知らせたり、メールに添付してあるファイルをダウンロードして、Microsoft SharePointにまたアップロードして…など、ファイル管理って結構手間がかかりませんか？
このようなお悩みを抱えているのであれば、Microsoft SharePointを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すればこれらの作業がすべてオートメーション化可能になり、効率的なファイル管理が実現できるかもしれません。
本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！
Microsoft SharePointの自動化を活用すれば、業務の効率化はもちろん、ファイル共有ミスや対応の遅れを防ぐことができるかもしれません。
簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
BoxとMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、Microsoft SharePointへ自動で格納処理が実行されます。
手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
BoxとMicrosoft SharePointの両方でファイルを管理する際、手作業でのアップロードやコピーに手間を感じていませんか。
同じファイルを二重に管理する作業は、時間的な負担になるだけでなく、保存漏れなどのミスを引き起こす原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルをアップロードするだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動で保存されます。
ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
BoxとMicrosoft SharePointを併用していると、双方にファイルをアップロードする手間や、ファイル管理が煩雑になることはないでしょうか。このような手作業でのファイル転送は時間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。
このワークフローを活用することで、BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル保存を自動化できます。特定のフォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft SharePointにもファイルが保存されるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用しているものの、両方に同じファイルを都度アップロードする作業に手間を感じていませんか。手作業による二重入力は時間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されると自動でBoxにもファイルが追加されます。これにより、ファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
月初に行うBoxとMicrosoft SharePointの定期的なフォルダ同期は、重要な業務でありながらも手間がかかる作業ではないでしょうか？手作業によるファイルの移動やコピーは、作業漏れやミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBox上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリが自動で同期されるため、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する」ワークフローは、画像データの管理と情報活用を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存された画像を自動で解析し、抽出したテキストをPDF形式でSharePointに保存することで、データの整理と共有がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
画像から情報を取得することに時間や手間がかかっている場合、このフローは有効的です。
Boxに登録されたファイルを自動で画像からのテキスト抽出とPDF保存を自動化し、作業時間を大幅に短縮することができます。
また、手動入力によるヒューマンエラーを削減し、データの正確性を確保でき、スタッフの負担減少につながります。
■概要
「Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する」ワークフローは、画像データの管理と情報活用を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存された画像を自動で解析し、抽出したテキストをPDF形式でSharePointに保存することで、データの整理と共有がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
画像から情報を取得することに時間や手間がかかっている場合、このフローは有効的です。
Boxに登録されたファイルを自動で画像からのテキスト抽出とPDF保存を自動化し、作業時間を大幅に短縮することができます。
また、手動入力によるヒューマンエラーを削減し、データの正確性を確保でき、スタッフの負担減少につながります。
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用する中で、一方にアップロードしたファイルをもう一方へ手作業で移動したり、内容を転記したりする業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間的なコストだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointに特定のファイルが作成されると、自動でOCR処理を行い、その結果をテキストデータとしてBoxへ保存します。BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携と内容のテキスト化を自動化し、日々の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用する中で、一方にアップロードしたファイルをもう一方へ手作業で移動したり、内容を転記したりする業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間的なコストだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointに特定のファイルが作成されると、自動でOCR処理を行い、その結果をテキストデータとしてBoxへ保存します。BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携と内容のテキスト化を自動化し、日々の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
YoomにはMicrosoft SharePointを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、Microsoft SharePointへ自動で格納処理が実行されます。
手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、Microsoft SharePointへ自動で格納処理が実行されます。
手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
[Yoomとは]
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてくださいね。
今回は、boxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、Microsoft SharePointへ自動で格納処理が実行されます。
手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずは、BoxとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携します。最初にマイアプリ連携を行うことで、スムーズにフローボットを作成できます。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Boxの場合】
(1)検索窓でBoxと検索し、アプリ一覧に表示される候補から選択します。
(2)Yoomと連携したいBoxのアカウントにログインします。
メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
(3)Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携は完了です。
【Microsoft SharePointの場合】
(1)「Microsoft SharePoint」と検索し、アプリ一覧からMicrosoft SharePointを選択します。
(2)Microsoftアカウントのサインインが求められるので、Yoomと連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。
(3)パスワードを入力します。
以上で、Microsoft SharePointのマイアプリ連携は完了です。
Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項について、こちらのページも合わせてご覧ください！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、Microsoft SharePointへ自動で格納処理が実行されます。
手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)まずは、フローボットの起動対象となるBoxの設定を行います。
テンプレートの1番上にある「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしましょう。
(2)「Boxと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用したいBoxのアカウントの入力を確認し、「次へ」をクリックします。（アプリ連携をしておくことで、予め情報を入力されています。他に連携したいアカウントがあれば、入力バーをクリックしてアカウントを新たに連携しましょう。）
(3)「フォルダのコンテンツID」に、注釈に沿ってフロー対象のフォルダのIDを入力します。
フォルダIDを入力したら「テスト」をクリックしましょう。
(4)テストが成功し、フォルダの情報が読み込まれたら「次へ」をクリックします。
(5)先ほど指定したBoxのフォルダ内に、仮のファイルを格納しておきましょう。今回は、請求書を格納した想定でフローを進めていきます！
ファイルの格納後にテストを実行し、「取得した値（アウトプット）」にファイルの情報が追加されたら「保存する」をクリックします。
※アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。そのため、後続のアクションを設定する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
(1)次に、アップロードされたファイルをダウンロードする設定を行います。
テンプレートの「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
(2)「Boxと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用したいBoxのアカウントの入力を確認し、「次へ」をクリックします。
(3)「コンテンツID」にステップ3で取得したファイルのコンテンツIDを設定します。
「取得した値」の「フォルダにファイルがアップロードされたら」にある「コンテンツID」を選択しましょう。
※前述した通り、取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値を引用することで、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。
(4)テストを実行し成功すると、設定したファイルがUntitledという名称でファイルがダウンロードされます。「ダウンロード」クリックして、ステップ3で設定したファイルと同一か確認しておきましょう。
正常にファイルがダウンロードされていたら、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)最後に、Microsoft SharePointにデータを更新する設定を行います。
テンプレートの「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
(2)「Microsoft SharePointと連携するアカウント情報」で運用したいMicrosoft SharePointのアカウント情報を選択します。
(3)「サイトID」にファイルを格納したいMicrosoft SharePointのサイトIDを設定します。
「候補」に連携したアカウント内のサイト一覧が表示されるので、対象のサイト名をクリックしてサイトIDを自動入力しましょう。
(4)「ドライブID」にファイルの格納先となるドライブのIDを入力します。
「候補」に先ほど設定したサイトIDにあるドライブの一覧が表示されるので、対象のドライブ名をクリックしてサイトIDを自動入力しましょう。
(5)「格納先フォルダ名」に「格納先フォルダのアイテムID」を検索するためのフォルダ名を入力します。その後、「格納先フォルダのアイテムID」を「候補」から選択してください。
※「候補」に対象のファイルが表示されない場合は、「格納先フォルダ名」をファイル名の一部に変更しましょう。
(6)「ファイル名」に格納するファイルの名前を設定しましょう。
「取得した値」の「フォルダにファイルがアップロードされたら」から「ファイル名」を選択することで、Boxにアップロードされたファイルの名前を引用できます。
(7)以下を設定し、「テスト」をクリックしましょう。
(8)テストが成功し、実際にMicrosoft SharePointにファイルが格納されているか確認しましょう。
正常にファイルが格納されていれば「保存する」をクリックして、設定完了です。
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、Microsoft SharePointへ自動で格納処理が実行されます。
手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomにはこの他にもBoxやMicrosoft SharePointを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
タスクの追加などをトリガーにすることで、フォルダの作成を自動で行うことも可能です。
さらに、AI機能を活用することで必要な情報を素早く得られるようになるでしょう。
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成していませんか。
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトにタスクが追加されたタイミングで、Boxに指定したフォルダが自動で作成されるため、正確性の高いデータ管理を実現できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する」フローは、チームコミュニケーションとファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Boxに保存した会議やセミナーの動画、その内容をどのように記録していますか？一つひとつ再生しながら手動で文字起こしをする作業は時間がかかり、他の重要な業務を圧迫する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに動画ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で音声データを抽出し文字起こしを行い、その結果をNotionに保存するため、こうした面倒な作業から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
海外から届く請求書や契約書など、外国語で記載されたPDFファイルの扱いに手間を感じていませんか。Boxにアップロードするたびに手動で翻訳し、関係部署に共有する作業は、時間もかかり非効率になりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、テキストの抽出、翻訳、そしてDiscordへの通知までを完全に自動化し、言語の壁を越えたスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxに新しい社内資料がアップロードされるたび、内容を確認して要約を作成し、関係部署へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCRでの文字起こしからAIによる要約、Slackへの通知までを自動化し、情報共有の迅速化と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomのスケジュールトリガー機能やOCR（データ読み取り機能）をフローボット内に組み込むことで、対応漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーの低減が見込めます。
作業の正確性が維持されることで、管理データの精度向上も期待できそうです。
■概要
Salesforceに日々アップロードされる重要なファイルを、手作業でMicrosoft SharePointへ移動させるのは手間がかかり、時にはファイル名の間違いや格納漏れといったミスも発生しがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Salesforceにファイルがアップロードされると自動でMicrosoft SharePointへ格納されるようになり、これらの課題をスムーズに解消し、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存し、Gmailに通知する」ワークフローは、Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動的に整理・保存し、必要なメンバーにスムーズに通知を送る業務ワークフローです。
これにより、Microsoft Teamsファイル整理の手間を軽減し、情報の一元管理とスムーズな共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
メールで受信するPDFファイルを手作業でWord形式（DOCX）に変換し、指定のフォルダに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFからDOCXへのファイル変換と、Microsoft SharePointへの格納までを自動で完結させることが可能であり、手作業によるファイル変換の手間や保存漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Microsoft SharePointに格納した画像ファイルやPDFの内容を確認し、その要約をGoogle ドキュメントに手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。
特に、画像化された書類は文字のコピーができず、一つひとつ手入力する必要があり、時間も労力も要します。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを連携させ、ファイルの格納をトリガーにOCRでの読み取りからAIによる要約、ドキュメントへの追記までを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いかがでしたか？Microsoft SharePointを自動更新可能にすることで、他のクラウドストレージサービスと同じデータをスムーズに管理・共有できたり、必要に応じたフォルダを自動作成可能になったりなど、業務の手間が削減しやすくなるはずです。
これでファイルを取りこぼしたり、どちらのクラウドストレージが最新データなのか悩むことも少なくなりそうですよね！
なお、今回のような自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！
初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にMicrosoft SharePointの自動化の導入ができるでしょう。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
