メールの受信内容をMicrosoft SharePointに自動で送信・転送する
Outlookなどのメールアプリを起点に、Microsoft SharePointのデータを更新するフローです。ファイルのアップロードなどが自動化できます。
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Microsoft SharePointにアップロードしたファイルを他のクラウドストレージにも追加する際、同じファイルを2度アップロードすることになるため、繰り返しの作業が発生している状態ですよね。
また、新規追加したデータを共有しなければならない際はチャットツールで知らせたり、メールに添付してあるファイルをダウンロードして、Microsoft SharePointにまたアップロードして…など、ファイル管理って結構手間がかかりませんか？
このようなお悩みを抱えているのであれば、Microsoft SharePointを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すればこれらの作業がすべてオートメーション化可能になり、効率的なファイル管理が実現できるかもしれません。
<span class="mark-yellow">本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！</span>
Microsoft SharePointの自動化を活用すれば、業務の効率化はもちろん、ファイル共有ミスや対応の遅れを防ぐことができるかもしれません。簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
YoomにはMicrosoft SharePointを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、Microsoft SharePointのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft SharePointの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Boxなどのストレージアプリを起点に、Microsoft SharePointのデータを更新するフローです。データの整合性を保ち、データの漏れや重複の防止が期待できます。
Outlookなどのメールアプリを起点に、Microsoft SharePointのデータを更新するフローです。ファイルのアップロードなどが自動化できます。
Salesforceなどのデータを持つアプリを起点にして、Microsoft SharePointのデータ更新を行うフローです。リードや顧客専用フォルダの自動作成が実現可能です。
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、boxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、BoxとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Boxの場合】
(1)検索窓でBoxと検索し、アプリ一覧に表示される候補から選択します。
(2)Yoomと連携したいBoxのアカウントにログインします。
メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
(3)Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携は完了です。
【Microsoft SharePointの場合】
(1)「Microsoft SharePoint」と検索し、アプリ一覧からMicrosoft SharePointを選択します。
(2)Microsoftアカウントのサインインが求められるので、Yoomと連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。
(3)パスワードを入力します。
以上で、Microsoft SharePointのマイアプリ連携は完了です。
Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項について、こちらのページも合わせてご覧ください！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)まずは、フローボットの起動対象となるBoxの設定を行います。
テンプレートの1番上にある「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしましょう。
(2)「Boxと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用したいBoxのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「フォルダのコンテンツID」にフロー対象のフォルダのIDを入力します。
フォルダIDを入力したら「テスト」をクリックしましょう。
(4)テストが成功し、フォルダの情報が読み込まれたら「次へ」をクリックします。
(5)先ほど指定したBoxのフォルダ内に、仮のファイルを格納しておきましょう。今回は、請求書を格納した想定でフローを進めていきます！
ファイルの格納後にテストを実行し、「取得した値」にファイルの情報が追加されたら「保存する」をクリックします。
(1)次に、受信したメールの内容からテキストデータを抽出する設定を行います。
テンプレートの「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
(2)「Boxと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用したいBoxのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「コンテンツID」にステップ3で取得したファイルのコンテンツIDを設定します。
「取得した値」の「フォルダにファイルがアップロードされたら」にある「コンテンツID」を選択しましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。
(4)テストを実行し成功すると、設定したファイルがUntitledという名称でファイルがダウンロードされます。「ダウンロード」クリックして、ステップ3で設定したファイルと同一か確認しておきましょう。
正常にファイルがダウンロードされていたら、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)最後に、Microsoft SharePointにデータを更新する設定を行います。
テンプレートの「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
(2)「Microsoft SharePointと連携するアカウント情報」で運用したいMicrosoft SharePointのアカウント情報を選択します。
(3)「サイトID」にファイルを格納したいMicrosoft SharePointのサイトIDを設定します。
「候補」に連携したアカウント内のサイト一覧が表示されるので、対象のサイト名をクリックしてサイトIDを自動入力しましょう。
(4)「ドライブID」にファイルの格納先となるドライブのIDを入力します。
「候補」に先ほど設定したサイトIDにあるドライブの一覧が表示されるので、対象のドライブ名をクリックしてサイトIDを自動入力しましょう。
(5)「格納先フォルダ名」に「格納先フォルダのアイテムID」を検索するためのフォルダ名を入力します。その後、「格納先フォルダのアイテムID」を「候補」から選択しましょう。
※「候補」に対象のファイルが表示されない場合は、「格納先フォルダ名」をファイル名の一部に変更しましょう。
(6)「ファイル名」に格納するファイルの名前を設定しましょう。
「取得した値」の「フォルダにファイルがアップロードされたら」から「ファイル名」を選択することで、Boxにアップロードされたファイルの名前を引用できます。
(7)以下を設定し、「テスト」をクリックしましょう。
(8)テストが成功し、実際にMicrosoft SharePointにファイルが格納されているか確認しましょう。
正常にファイルが格納されていれば「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
Yoomにはこの他にもMicrosoft SharePointを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
いかがでしたか？Microsoft SharePointを自動更新可能にすることで、他のクラウドストレージサービスと同じデータをスムーズに管理・共有できたり、必要に応じたフォルダを自動作成可能になったりなど、業務の手間が削減しやすくなるはずです。
これでファイルを取りこぼしたり、どちらのクラウドストレージが最新データなのか悩むことも少なくなりそうですよね！
なお、今回のような自動化は、<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！</span>
初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にMicrosoft SharePointの自動化の導入ができるでしょう。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
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