Microsoft SharePointにアップロードしたファイルを他のクラウドストレージにも追加する際、同じファイルを2度アップロードすることになるため、繰り返しの作業が発生している状態ですよね。
このようなお悩みを抱えているのであれば、Microsoft SharePointを活用した自動化の導入をおすすめします！ 自動化を導入すればこれらの作業がすべてオートメーション化可能になり、効率的なファイル管理が実現できるかもしれません。本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！
BoxとMicrosoft SharePointを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
BoxとMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
データの格納を自動化する便利なテンプレート
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
BoxとMicrosoft SharePointの両方でファイルを管理する際、手作業でのアップロードやコピーに手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイル管理を行っている方 手作業でのファイル転記に時間がかかり、非効率を感じている担当者の方 ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのアップロードを起点にMicrosoft SharePointへの保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 人の手による操作が介在しないことで、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを指定してください。 Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、保存先となるドライブやフォルダを指定してください。 ■注意事項
BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイルを手動で同期している方 手作業によるファイルの格納漏れやバージョン管理のミスを防止したい方 複数のクラウドストレージ間の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft SharePointへの格納が自動で完了するため、これまで手作業で行っていたファイル移行の時間を短縮できます。 手作業で起こりがちな格納忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「ファイルをアップロード」では、Boxから取得した情報を各項目に引用するといった動的な設定が可能です。 ■注意事項
Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
BoxとMicrosoft SharePointを併用していると、双方にファイルをアップロードする手間や、ファイル管理が煩雑になることはないでしょうか。このような手作業でのファイル転送は時間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方 BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方 ファイル共有のプロセスを標準化し、業務の属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、自動でMicrosoft SharePointにファイルが保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのファイル転送が不要になることで、保存漏れや誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルの種類など、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイル名やファイルサイズといった前段のトリガーで取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意に設定可能です。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダ、ファイル名などの各項目に、固定値や前段のBoxから取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用しているものの、両方に同じファイルを都度アップロードする作業に手間を感じていませんか。手作業による二重入力は時間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されると自動でBoxにもファイルが追加されます。これにより、ファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBoxの両方を利用し、ファイルを手動で同期している方 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理の煩雑さやミスをなくしたいと考えている方 ファイル共有のプロセスを自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でBoxに連携されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるファイルのアップロード漏れや、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「新しいファイルが作成されたら」といったアクションを設定します。 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、トリガーで検知したファイルをダウンロードするアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダを指定したり、特定のファイルの種類で絞り込んだりすることが可能です。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、追加先のフォルダを任意で指定でき、ファイル名を変更したり、メタデータを入力したりすることも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
同期を自動化する便利なテンプレート
月初に、Box上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリを同期する
試してみる
■概要
月初に行うBoxとMicrosoft SharePointの定期的なフォルダ同期は、重要な業務でありながらも手間がかかる作業ではないでしょうか？手作業によるファイルの移動やコピーは、作業漏れやミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBox上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリが自動で同期されるため、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePoint間で定期的なファイル同期を手作業で行っている方 月初のルーティンワークを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方 ファイル管理のプロセスを標準化し、属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに基づいて自動でファイルが同期されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。 手作業によるファイルのコピー漏れや、誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定して、月初などの任意のタイミングを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、同期したいフォルダを指定します。 取得したファイルリストの各ファイルに対して処理を行うため、オペレーションで「繰り返し処理する」を設定します。 繰り返し処理の中で、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションと、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを順番に設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、「毎月1日」など、ワークフローを起動したい曜日や日付を自由に設定してください。 Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」では、同期元としたいフォルダのコンテンツIDを任意で指定してください。 繰り返し処理では、前のステップで取得したBoxのファイルリストを繰り返し対象として設定してください。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、同期先となるサイトIDやドライブID、格納先のフォルダなどを任意で指定してください。 ■注意事項
BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OCR（データ読み取り機能）を使った便利な自動化テンプレート
Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する
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■概要
「Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する」ワークフローは、画像データの管理と情報活用を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用している企業の情報管理担当者 大量の画像データからテキスト情報を効率的に抽出・管理したい方 手動でのデータ転送に時間と労力を費やしているチームリーダー デジタル化を進め、業務プロセスを自動化したいと考えているIT担当者 データの一元管理と共有を強化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
画像から情報を取得することに時間や手間がかかっている場合、このフローは有効的です。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたら、OCRを行い結果をBoxに追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用する中で、一方にアップロードしたファイルをもう一方へ手作業で移動したり、内容を転記したりする業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間的なコストだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointに特定のファイルが作成されると、自動でOCR処理を行い、その結果をテキストデータとしてBoxへ保存します。BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携と内容のテキスト化を自動化し、日々の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBoxを併用し、ファイルの手動連携に手間を感じている方 Microsoft SharePointに保存された請求書などの内容確認と、Boxへのデータ保管業務を効率化したい方 BoxやMicrosoft SharePointを活用したファイル管理業務全体の自動化を推進している担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加を起点に、OCR処理、Boxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのファイル移動や内容の転記が不要になるため、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、「分岐機能」を使い、ファイルの拡張子などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 次に、「書類発行機能」で、OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートの雛形に反映させ、書類を発行します。 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された書類を指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。 分岐機能では、前のステップで取得したファイル名や拡張子などの情報に基づき、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 Microsoft SharePointのファイルダウンロードやBoxへのファイルアップロードのオペレーションでは、ファイル名や保存先のフォルダなどを、固定値や前のステップで取得した情報を組み合わせて動的に設定できます。 OCR機能では、読み取りたいファイルのどの部分からテキストを抽出するか、抽出項目を任意で設定可能です。 書類発行機能では、元となるGoogle スプレッドシートのテンプレートを指定し、どのセルに抽出した情報を反映させるかを自由に設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイルを手動で同期している方 手作業によるファイルの格納漏れやバージョン管理のミスを防止したい方 複数のクラウドストレージ間の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft SharePointへの格納が自動で完了するため、これまで手作業で行っていたファイル移行の時間を短縮できます。 手作業で起こりがちな格納忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「ファイルをアップロード」では、Boxから取得した情報を各項目に引用するといった動的な設定が可能です。 ■注意事項
Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイルを手動で同期している方 手作業によるファイルの格納漏れやバージョン管理のミスを防止したい方 複数のクラウドストレージ間の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft SharePointへの格納が自動で完了するため、これまで手作業で行っていたファイル移行の時間を短縮できます。 手作業で起こりがちな格納忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「ファイルをアップロード」では、Boxから取得した情報を各項目に引用するといった動的な設定が可能です。 ■注意事項
Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
[Yoomとは]
Microsoft SharePointのデータを自動更新するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！登録フォーム からアカウントを発行しておいてくださいね。
今回は、boxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローボットを作成していきます！
BoxとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Boxのトリガー設定およびMicrosoft SharePointのアクション設定
トリガーをONにして動作チェック
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイルを手動で同期している方 手作業によるファイルの格納漏れやバージョン管理のミスを防止したい方 複数のクラウドストレージ間の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft SharePointへの格納が自動で完了するため、これまで手作業で行っていたファイル移行の時間を短縮できます。 手作業で起こりがちな格納忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「ファイルをアップロード」では、Boxから取得した情報を各項目に引用するといった動的な設定が可能です。 ■注意事項
Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：BoxとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携 まずは、BoxとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携します。最初にマイアプリ連携を行うことで、スムーズにフローボットを作成できます。
【Boxの場合】
(1)検索窓でBoxと検索し、アプリ一覧に表示される候補から選択します。
(2)Yoomと連携したいBoxのアカウントにログインします。
(3)Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
以上で、Boxのマイアプリ連携は完了です。
【Microsoft SharePointの場合】
(1)「Microsoft SharePoint」と検索し、アプリ一覧からMicrosoft SharePointを選択します。
(2)Microsoftアカウントのサインインが求められるので、Yoomと連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。
(3)パスワードを入力します。
以上で、Microsoft SharePointのマイアプリ連携は完了です。こちら のページも合わせてご覧ください！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピー マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイルを手動で同期している方 手作業によるファイルの格納漏れやバージョン管理のミスを防止したい方 複数のクラウドストレージ間の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft SharePointへの格納が自動で完了するため、これまで手作業で行っていたファイル移行の時間を短縮できます。 手作業で起こりがちな格納忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「ファイルをアップロード」では、Boxから取得した情報を各項目に引用するといった動的な設定が可能です。 ■注意事項
Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：Boxのトリガー設定 (1)まずは、フローボットの起動対象となるBoxの設定を行います。
(2)「Boxと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用したいBoxのアカウントの入力を確認し、「次へ」をクリックします。（アプリ連携をしておくことで、予め情報を入力されています。他に連携したいアカウントがあれば、入力バーをクリックしてアカウントを新たに連携しましょう。）
(3)「フォルダのコンテンツID」に、注釈に沿ってフロー対象のフォルダのIDを入力します。
(4)テストが成功し、フォルダの情報が読み込まれたら「次へ」をクリックします。
(5)先ほど指定したBoxのフォルダ内に、仮のファイルを格納しておきましょう。今回は、請求書を格納した想定でフローを進めていきます！アウトプット ）」にファイルの情報が追加されたら「保存する」をクリックします。
※アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。そのため、後続のアクションを設定する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
ステップ4：ファイルのダウンロード設定 (1)次に、アップロードされたファイルをダウンロードする設定を行います。
(2)「Boxと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用したいBoxのアカウントの入力を確認し、「次へ」をクリックします。
(3)「コンテンツID」にステップ3で取得したファイルのコンテンツIDを設定します。
※ 前述した通り、取得した値 とは、トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値を引用することで、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちら をご参照ください。
(4)テストを実行し成功すると、設定したファイルがUntitledという名称でファイルがダウンロードされます。「ダウンロード」クリックして、ステップ3で設定したファイルと同一か確認しておきましょう。
正常にファイルがダウンロードされていたら、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：Microsoft SharePointのアクション設定
(1)最後に、Microsoft SharePointにデータを更新する設定を行います。
(2)「Microsoft SharePointと連携するアカウント情報」で運用したいMicrosoft SharePointのアカウント情報を選択します。
(3)「サイトID」にファイルを格納したいMicrosoft SharePointのサイトIDを設定します。
(4)「ドライブID」にファイルの格納先となるドライブのIDを入力します。
(5)「格納先フォルダ名」に「格納先フォルダのアイテムID」を検索するためのフォルダ名を入力します。その後、「格納先フォルダのアイテムID」を「候補」から選択してください。
(6)「ファイル名」に格納するファイルの名前を設定しましょう。
(7)以下を設定し、「テスト」をクリックしましょう。
ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を設定
ファイル：「ダウンロードしたファイル」を設定
(8)テストが成功し、実際にMicrosoft SharePointにファイルが格納されているか確認しましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作チェック 以上で、すべての設定が完了です。
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
BoxとMicrosoft SharePoint、二つのクラウドストレージ間でファイルを手作業で移動させるのは手間がかかり、アップロード忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイルを手動で同期している方 手作業によるファイルの格納漏れやバージョン管理のミスを防止したい方 複数のクラウドストレージ間の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft SharePointへの格納が自動で完了するため、これまで手作業で行っていたファイル移行の時間を短縮できます。 手作業で起こりがちな格納忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「ファイルをアップロード」では、Boxから取得した情報を各項目に引用するといった動的な設定が可能です。 ■注意事項
Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例 Yoomにはこの他にもBoxやMicrosoft SharePointを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
Boxを活用した自動化例 タスクの追加などをトリガーにすることで、フォルダの作成を自動で行うことも可能です。
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが追加されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとBoxを利用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方 プロジェクト管理において、タスクと関連資料の紐付けを徹底したい方 手作業によるミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaへのタスク追加をトリガーにBoxのフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスを防ぎ、タスクと資料の管理におけるヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します。 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、フォルダを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名としてAsanaのトリガーで取得したタスク名やIDなどの情報を動的に設定することが可能です。 ■注意事項
Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Discordに通知する
試してみる
■概要
海外から届く請求書や契約書など、外国語で記載されたPDFファイルの扱いに手間を感じていませんか。Boxにアップロードするたびに手動で翻訳し、関係部署に共有する作業は、時間もかかり非効率になりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、テキストの抽出、翻訳、そしてDiscordへの通知までを完全に自動化し、言語の壁を越えたスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxで海外の取引先から受け取ったPDFファイルを管理している方 PDFの内容を都度翻訳し、Discordでチームに共有する作業に手間を感じている方 外国語ドキュメントの処理を効率化し、より迅速な対応を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に翻訳から通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた翻訳やコピペの時間を短縮します。 手作業による翻訳ミスや転記漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルを指定してテキストを抽出します。 さらに、オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の翻訳アクションでは、翻訳先の言語を日本語や英語など任意で変更することが可能です。 Discordへの通知では、メッセージを送信したいチャンネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ本文には、Boxから取得したファイル名やAIで翻訳した文章を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと、自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Discord、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxにアップロードされた社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
試してみる
■概要
Boxに新しい社内資料がアップロードされるたび、内容を確認して要約を作成し、関係部署へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCRでの文字起こしからAIによる要約、Slackへの通知までを自動化し、情報共有の迅速化と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保管された資料の内容確認と共有を手作業で行い、非効率に感じている方 社内ドキュメントの要点を迅速に把握し、チームの情報共有を円滑にしたい方 OCRやAIを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用事例を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからSlack通知までの一連の作業が自動化され、手作業による情報確認や共有に費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるコピー＆ペーストのミスや重要な情報の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 次に、オペレーションでAI機能の「要約」アクションを設定し、OCR機能で取得したテキストデータを要約します。 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を任意のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxの「ファイルをダウンロード」アクションに設定するコンテンツIDは、トリガーである「フォルダにファイルがアップロードされたら」で取得した値を設定してください。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、どの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です。 AI機能の「要約」アクションでは、要約対象のテキストとして、前のステップであるOCR機能で取得した値を設定します。 Slackの通知メッセージには、前のステップでAI機能が生成した要約結果を含めるように設定しましょう。 ■注意事項
Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
Boxに動画ファイルがアップロードされたら、音声を抽出し文字起こししてNotionに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した会議やセミナーの動画、その内容をどのように記録していますか？一つひとつ再生しながら手動で文字起こしをする作業は時間がかかり、他の重要な業務を圧迫する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに動画ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で音声データを抽出し文字起こしを行い、その結果をNotionに保存するため、こうした面倒な作業から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存した動画の議事録作成や文字起こしを手作業で行っている方 会議やインタビューの記録をNotionで管理しており、入力作業を効率化したい方 動画コンテンツの共有からテキスト化までの一連のフローを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへの動画アップロードを起点に、文字起こしからNotionへの保存までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手動での聞き取りやタイピングによる入力ミス、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、文字起こしデータの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでYoomのAI機能である「音声データを文字起こしする」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを生成します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたテキストデータを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダにアップロードされたファイルを対象とするかを任意で指定してください。 AIによる文字起こし機能では、話者分離の有無など、音声データから抽出する項目を任意でカスタムできます。 Notionにレコードを追加する際、追加先のデータベースやページを任意で設定でき、前段で取得したファイル名や文字起こしテキストといった値を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する
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■概要
「Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する」フローは、チームコミュニケーションとファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとBoxを日常的に利用しているチームリーダーの方 チャネルごとにファイル管理を自動化したいと考えているIT担当者 チームの情報共有とファイル整理に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方 業務ワークフローの自動化で効率化を図りたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
チャネル作成とフォルダ生成を連携：新しいチャネルに合わせてBoxフォルダが自動生成され、手動での作業が不要になります。 情報管理の一元化：TeamsとBoxの連携により、ファイルの整理やアクセスが一箇所で完結します。 作業効率の向上：自動化により、チームメンバーは迅速に必要なファイルにアクセスでき、業務のスピードがアップします。
Microsoft SharePointを活用した自動化例 Yoomのスケジュールトリガー機能やOCR（データ読み取り機能）をフローボット内に組み込むことで、対応漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーの低減が見込めます。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約してGoogle ドキュメントにテキストを追加する
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■概要
Microsoft SharePointに格納した画像ファイルやPDFの内容を確認し、その要約をGoogle ドキュメントに手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointに保存したファイルの情報をGoogle ドキュメントで管理している方 画像化された書類など、テキスト化されていない情報の転記や要約作業に手間を感じている方 Microsoft SharePointとGoogle ドキュメント間の連携を自動化し、手作業による情報入力をなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルが追加されるだけでOCRでの読み取りからAIでの要約、転記までが実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業による転記ミスや要約内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。 Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。 AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の形式で要約します。 最後に、Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが要約した内容を対象のドキュメントに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションで、ファイル内のどの情報を抽出対象とするか任意で設定してください。 AI機能の「要約する」アクションで、要約後の文字数や要約の形式などを任意で設定してください。 Google ドキュメントにテキストを追加するアクションで、出力する内容に含める情報を任意で設定してください。 ■注意事項
OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで頻繁にファイルを共有しているチームや組織のメンバー ファイルの整理・管理に時間を取られ、他の業務に集中できない担当者 Microsoft SharePointを活用して情報を一元管理したいと考えている方 新しいファイルが追加された際に、チームメンバーにスムーズに通知を送りたい方 業務プロセスを自動化し、効率化を図りたいと考えている経営者や管理者
ファイル管理の効率化：Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動的にMicrosoft SharePointに整理・保存します。 スムーズな情報共有：新しいファイルが追加された際にGmailで通知が送られ、スムーズに情報を共有できます。 手動作業の削減：自動化により、ファイル整理や通知の手間を削減できます。
Salesforceでファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Salesforceに日々アップロードされる重要なファイルを、手作業でMicrosoft SharePointへ移動させるのは手間がかかり、時にはファイル名の間違いや格納漏れといったミスも発生しがちではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとMicrosoft SharePoint間でファイルを手動で移動している営業担当者の方 ファイルの格納作業におけるヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたいと考えているマネージャーの方 定型的なファイル管理業務から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへのファイルアップロードをトリガーに、Microsoft SharePointへの格納が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの移動やリネームといった作業が不要になるため、入力間違いや格納漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。これにより、Salesforceに新しいファイルが追加されたことを検知します。 次に、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定で「ファイルがアップロードされたら」を選択する際、ご自身のSalesforce環境のマイドメインURLを任意で設定してください。 Salesforceのオペレーション「ファイルをダウンロード」では、処理対象としたいファイルのコンテンツバージョンIDを任意で設定してください。 Microsoft SharePointのオペレーション「ファイルをアップロード」では、ファイルの格納先となるサイトID、ドライブID、格納先フォルダ名、格納先フォルダのアイテムIDなどを、ご利用の環境に合わせて任意で設定してください。 ■注意事項
Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでDOCXに変換しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
メールで受信するPDFファイルを手作業でWord形式（DOCX）に変換し、指定のフォルダに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFからDOCXへのファイル変換と、Microsoft SharePointへの格納までを自動で完結させることが可能であり、手作業によるファイル変換の手間や保存漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信するPDFを手作業でDOCX形式に変換し、手間を感じている方 ファイル変換から格納までの一連の業務を自動化したい方 定期的に発生するファイル形式の変換業務において、人的ミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、DOCXへの変換とMicrosoft SharePointへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるので、変換忘れや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、対象のPDFファイルをダウンロードします。 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを用いて、ダウンロードしたPDFファイルをDOCX形式に変換する操作を設定します。 必要に応じて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションでファイル名を自動で変更します。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたDOCXファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードなどを任意で設定可能です。 分岐機能では、送信元のメールアドレスやファイル名など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 RPA機能では、ファイル変換に利用するWebページのURLや操作対象のボタン、テキストの入力内容などを柔軟に設定できます。 正規表現によるデータの置換では、ファイル名に日付を追加するなど、置換したい文字列や置換後の文字列を自由に設定可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトやフォルダ、ファイル名などを固定値や前段で取得した情報を用いて指定できます。 ■注意事項
Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
まとめ
いかがでしたか？Microsoft SharePointを自動更新可能にすることで、他のクラウドストレージサービスと同じデータをスムーズに管理・共有できたり、必要に応じたフォルダを自動作成可能になったりなど、業務の手間が削減しやすくなるはずです。
なお、今回のような自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！ 無料アカウント を作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
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登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
