【簡単設定】Microsoft SharePointのデータを自動更新する方法

Microsoft SharePointにアップロードしたファイルを他のクラウドストレージにも追加する際、同じファイルを2度アップロードすることになるため、繰り返しの作業が発生している状態ですよね。
また、新規追加したデータを共有しなければならない際はチャットツールで知らせたり、メールに添付してあるファイルをダウンロードして、Microsoft SharePointにまたアップロードして…など、ファイル管理って結構手間がかかりませんか？

このようなお悩みを抱えているのであれば、Microsoft SharePointを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すればこれらの作業がすべてオートメーション化可能になり、効率的なファイル管理が実現できるかもしれません。
本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！
Microsoft SharePointの自動化を活用すれば、業務の効率化はもちろん、ファイル共有ミスや対応の遅れを防ぐことができるかもしれません。
簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！

BoxとMicrosoft SharePointを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら

BoxとMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！

データの格納を自動化する便利なテンプレート

BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する

試してみる

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■概要
「BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する」ワークフローは、クラウドストレージ間のデータ移動を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、Boxにアップロードされたファイルが自動的にSharePointに保存されるため、手動での転送作業やファイル管理の手間を大幅に削減できます。
これにより、チーム全体の作業効率が向上し、重要なファイルの管理がスムーズに行えます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・ファイルの手動転送に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・クラウドストレージ間の連携を効率化し、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・ファイル管理のミスを減らし、セキュリティを強化したい企業の方

■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する

試してみる

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■概要
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納するワークフローは、ファイル管理の手間を大幅に軽減します。
YoomのAPI連携機能を活用し、BoxとSharePoint間のデータ転送をスムーズに行うことで、Microsoft SharePointの自動更新が実現可能です。これにより、チーム全体の生産性向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointの両方を日常的に利用している企業のIT担当者
・ファイルの二重管理による手間を削減したいチームリーダー
・SharePointへのデータ更新を自動化し、業務効率化を図りたい管理者
・Yoomを活用した業務ワークフローの導入を検討している企業

■注意事項
・Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに保存する

試してみる

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■概要
BoxとMicrosoft SharePointを併用していると、双方にファイルをアップロードする手間や、ファイル管理が煩雑になることはないでしょうか。
このような手作業でのファイル転送は時間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。
このワークフローを活用することで、BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル保存を自動化できます。
特定のフォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft SharePointにもファイルが保存されるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
・BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方
・ファイル共有のプロセスを標準化し、業務の属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方

■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する

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■概要
「Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する」フローは、ファイル管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、SharePointに新しいファイルがアップロードされた際に、自動的にBoxにも同じファイルが追加されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとBoxを併用している企業のIT担当者
・ファイル管理の効率化を図りたいプロジェクトリーダー
・業務プロセスの自動化を推進する経営者
・RPAやAIを活用した業務改善に関心がある方
・ドキュメントのセキュリティとバックアップを強化したい管理者

■注意事項
・Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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同期を自動化する便利なテンプレート

月初に、Box上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリを同期する

試してみる

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■概要
「月初に、Box上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリを同期する」フローは、月次業務をスムーズに進めるための業務ワークフローです。
毎月初めに手動で行っていたBoxとMicrosoft SharePoint間のファイル同期作業を自動化することで、時間と労力を大幅に削減します。
YoomのAPI連携機能を活用し、確実な連携を実現することで、データの一貫性を保ちながら効率的な業務運営が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・月末にBoxとMicrosoft SharePointの間で手動同期を行っているIT管理者の方
・BoxとMicrosoft SharePointの連携を自動化して業務効率を向上させたいと考えている方
・定期的なファイル同期作業に時間を割きたくないチームリーダーの方
・データ整合性を保ちながら業務プロセスを標準化したい企業の方
・Yoomを活用してワークフロー自動化を検討中の方‍

■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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OCR（データ読み取り機能）を使った便利な自動化テンプレート

Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する

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■概要
「Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する」ワークフローは、画像データの管理と情報活用を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存された画像を自動で解析し、抽出したテキストをPDF形式でSharePointに保存することで、データの整理と共有がスムーズに行えます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用している企業の情報管理担当者
・大量の画像データからテキスト情報を効率的に抽出・管理したい方
・手動でのデータ転送に時間と労力を費やしているチームリーダー
・デジタル化を進め、業務プロセスを自動化したいと考えているIT担当者
・データの一元管理と共有を強化したい経営者の方

■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたら、OCRを行い結果をBoxに追加する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用する中で、一方にアップロードしたファイルをもう一方へ手作業で移動したり、内容を転記したりする業務に手間を感じていないでしょうか。
こうした手作業は時間的なコストだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Microsoft SharePointに特定のファイルが作成されると、自動でOCR処理を行い、その結果をテキストデータとしてBoxへ保存します。
BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携と内容のテキスト化を自動化し、日々の定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとBoxを併用し、ファイルの手動連携に手間を感じている方
・Microsoft SharePointに保存された請求書などの内容確認と、Boxへのデータ保管業務を効率化したい方
・BoxやMicrosoft SharePointを活用したファイル管理業務全体の自動化を推進している担当者の方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft SharePointを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する

試してみる

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■概要
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納するワークフローは、ファイル管理の手間を大幅に軽減します。
YoomのAPI連携機能を活用し、BoxとSharePoint間のデータ転送をスムーズに行うことで、Microsoft SharePointの自動更新が実現可能です。これにより、チーム全体の生産性向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointの両方を日常的に利用している企業のIT担当者
・ファイルの二重管理による手間を削減したいチームリーダー
・SharePointへのデータ更新を自動化し、業務効率化を図りたい管理者
・Yoomを活用した業務ワークフローの導入を検討している企業

■注意事項
・Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する

試してみる

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■概要
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納するワークフローは、ファイル管理の手間を大幅に軽減します。
YoomのAPI連携機能を活用し、BoxとSharePoint間のデータ転送をスムーズに行うことで、Microsoft SharePointの自動更新が実現可能です。これにより、チーム全体の生産性向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointの両方を日常的に利用している企業のIT担当者
・ファイルの二重管理による手間を削減したいチームリーダー
・SharePointへのデータ更新を自動化し、業務効率化を図りたい管理者
・Yoomを活用した業務ワークフローの導入を検討している企業

■注意事項
・Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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[Yoomとは]

Microsoft SharePointのデータを自動更新するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてくださいね。

今回は、boxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• BoxとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定およびMicrosoft SharePointのアクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する

試してみる

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■概要
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納するワークフローは、ファイル管理の手間を大幅に軽減します。
YoomのAPI連携機能を活用し、BoxとSharePoint間のデータ転送をスムーズに行うことで、Microsoft SharePointの自動更新が実現可能です。これにより、チーム全体の生産性向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointの両方を日常的に利用している企業のIT担当者
・ファイルの二重管理による手間を削減したいチームリーダー
・SharePointへのデータ更新を自動化し、業務効率化を図りたい管理者
・Yoomを活用した業務ワークフローの導入を検討している企業

■注意事項
・Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ステップ1：BoxとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

まずは、BoxとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携します。最初にマイアプリ連携を行うことで、スムーズにフローボットを作成できます。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。

【Boxの場合】

(1)検索窓でBoxと検索し、アプリ一覧に表示される候補から選択します。

(2)Yoomと連携したいBoxのアカウントにログインします。
メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。

(3)Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。

以上で、Boxのマイアプリ連携は完了です。

【Microsoft SharePointの場合】

(1)「Microsoft SharePoint」と検索し、アプリ一覧からMicrosoft SharePointを選択します。

(2)Microsoftアカウントのサインインが求められるので、Yoomと連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。

(3)パスワードを入力します。

以上で、Microsoft SharePointのマイアプリ連携は完了です。
Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項について、こちらのページも合わせてご覧ください！

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する

試してみる

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■概要
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納するワークフローは、ファイル管理の手間を大幅に軽減します。
YoomのAPI連携機能を活用し、BoxとSharePoint間のデータ転送をスムーズに行うことで、Microsoft SharePointの自動更新が実現可能です。これにより、チーム全体の生産性向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointの両方を日常的に利用している企業のIT担当者
・ファイルの二重管理による手間を削減したいチームリーダー
・SharePointへのデータ更新を自動化し、業務効率化を図りたい管理者
・Yoomを活用した業務ワークフローの導入を検討している企業

■注意事項
・Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。

ステップ3：Boxのトリガー設定

(1)まずは、フローボットの起動対象となるBoxの設定を行います。
テンプレートの1番上にある「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしましょう。

(2)「Boxと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用したいBoxのアカウントの入力を確認し、「次へ」をクリックします。（アプリ連携をしておくことで、予め情報を入力されています。他に連携したいアカウントがあれば、入力バーをクリックしてアカウントを新たに連携しましょう。）

(3)「フォルダのコンテンツID」に、注釈に沿ってフロー対象のフォルダのIDを入力します。
フォルダIDを入力したら「テスト」をクリックしましょう。

(4)テストが成功し、フォルダの情報が読み込まれたら「次へ」をクリックします。

(5)先ほど指定したBoxのフォルダ内に、仮のファイルを格納しておきましょう。今回は、請求書を格納した想定でフローを進めていきます！
ファイルの格納後にテストを実行し、「取得した値（アウトプット）」にファイルの情報が追加されたら「保存する」をクリックします。

※アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。そのため、後続のアクションを設定する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。

ステップ4：ファイルのダウンロード設定

(1)次に、アップロードされたファイルをダウンロードする設定を行います。
テンプレートの「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。

(2)「Boxと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用したいBoxのアカウントの入力を確認し、「次へ」をクリックします。

(3)「コンテンツID」にステップ3で取得したファイルのコンテンツIDを設定します。
「取得した値」の「フォルダにファイルがアップロードされたら」にある「コンテンツID」を選択しましょう。

※前述した通り、取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値を引用することで、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。

(4)テストを実行し成功すると、設定したファイルがUntitledという名称でファイルがダウンロードされます。「ダウンロード」クリックして、ステップ3で設定したファイルと同一か確認しておきましょう。

正常にファイルがダウンロードされていたら、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ5：Microsoft SharePointのアクション設定

(1)最後に、Microsoft SharePointにデータを更新する設定を行います。
テンプレートの「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。

(2)「Microsoft SharePointと連携するアカウント情報」で運用したいMicrosoft SharePointのアカウント情報を選択します。

(3)「サイトID」にファイルを格納したいMicrosoft SharePointのサイトIDを設定します。
「候補」に連携したアカウント内のサイト一覧が表示されるので、対象のサイト名をクリックしてサイトIDを自動入力しましょう。

(4)「ドライブID」にファイルの格納先となるドライブのIDを入力します。
「候補」に先ほど設定したサイトIDにあるドライブの一覧が表示されるので、対象のドライブ名をクリックしてサイトIDを自動入力しましょう。

(5)「格納先フォルダ名」に「格納先フォルダのアイテムID」を検索するためのフォルダ名を入力します。その後、「格納先フォルダのアイテムID」を「候補」から選択してください。
※「候補」に対象のファイルが表示されない場合は、「格納先フォルダ名」をファイル名の一部に変更しましょう。

(6)「ファイル名」に格納するファイルの名前を設定しましょう。
「取得した値」の「フォルダにファイルがアップロードされたら」から「ファイル名」を選択することで、Boxにアップロードされたファイルの名前を引用できます。

(7)以下を設定し、「テスト」をクリックしましょう。

• ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を設定
• ファイル：「ダウンロードしたファイル」を設定

(8)テストが成功し、実際にMicrosoft SharePointにファイルが格納されているか確認しましょう。
正常にファイルが格納されていれば「保存する」をクリックして、設定完了です。

ステップ6：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！

BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する

試してみる

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■概要
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納するワークフローは、ファイル管理の手間を大幅に軽減します。
YoomのAPI連携機能を活用し、BoxとSharePoint間のデータ転送をスムーズに行うことで、Microsoft SharePointの自動更新が実現可能です。これにより、チーム全体の生産性向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointの両方を日常的に利用している企業のIT担当者
・ファイルの二重管理による手間を削減したいチームリーダー
・SharePointへのデータ更新を自動化し、業務効率化を図りたい管理者
・Yoomを活用した業務ワークフローの導入を検討している企業

■注意事項
・Box、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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BoxやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

Yoomにはこの他にもBoxやMicrosoft SharePointを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

Boxを活用した自動化例

タスクの追加などをトリガーにすることで、フォルダの作成を自動で行うことも可能です。
さらに、AI機能を活用することで必要な情報を素早く得られるようになるでしょう。

Asanaの特定のプロジェクトでタスクが追加されたらBoxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Asanaの特定のプロジェクトでタスクが追加されたらBoxにフォルダを作成する」フローは、プロジェクト管理とファイル管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Asanaで新しいタスクが追加されるたびに、自動的にBox内に対応するフォルダが作成されます。これにより、タスクごとのファイル整理が簡単になり、情報の一元管理が実現します。手動でフォルダを作成する手間を省き、プロジェクトの進行をスムーズに保つことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでプロジェクト管理を行っており、Boxに関連ファイルを整理する手間を感じている方
・タスクごとにBoxのフォルダを手動で作成しているため、時間と労力を節約したいチームリーダー
・業務ワークフローを自動化して、情報管理の効率化を図りたいIT担当者や経営者
・AsanaとBoxの連携を強化し、プロジェクトの可視化とファイル共有をスムーズに行いたい方

■注意事項
・Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Discordに通知する

試してみる

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■概要
「BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Discordに通知する」ワークフローは、PDF翻訳方法を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新たにアップロードされたPDFファイルを自動的に検出し、OCR技術でテキストを抽出。
その後、AI翻訳機能を用いて指定の言語に翻訳し、最終的に翻訳結果をDiscordに通知します。
このプロセスにより、手作業での翻訳や情報共有の手間を軽減できます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して大量のPDF資料を管理している企業の方
・PDF文書の翻訳作業を効率化したい業務担当者
・翻訳後の内容をチーム内で迅速に共有したいリーダーやマネージャー
・手動での翻訳や通知作業に時間を取られている方
・業務ワークフローの自動化を検討している企業のIT担当者

■注意事項
・Discord、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Boxにアップロードされた社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する

試してみる

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■概要
「Boxにアップロードされた社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する」ワークフローは、ビジネス文書の要約を自動化し、情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
大量の資料を手作業で確認する手間を省き、重要な内容を迅速にチームへ伝えることができます。これにより、効率的な情報管理とコミュニケーションが実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・多くの社内資料をBoxに保存しており、内容確認に時間がかかっている方
・ビジネス文書の要約作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・Slackを活用してチーム間の情報共有を円滑にしたいチームリーダーや管理者の方
・OCRやAIを活用した最新の業務自動化ツールに興味があるIT担当者の方
・定期的に資料をレビューし、重要ポイントを迅速に把握したいビジネスパーソンの方
‍
■注意事項
・Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Boxに動画ファイルがアップロードされたら、音声を抽出し文字起こししてNotionに追加する

試してみる

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■概要
「Boxに動画ファイルがアップロードされたら、音声を抽出し文字起こししてNotionに追加する」フローは、動画管理と情報共有をシームレスに行う業務ワークフローです。
Boxに動画がアップロードされると、自動的に音声が抽出され、文字起こしされた内容がNotionに追加されます。
これにより、動画の内容をテキストで簡単に確認・共有でき、チーム内のコミュニケーションが円滑になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで多数の動画ファイルを管理しており、効率的に情報を共有したい方
・動画の音声を文字起こしして、テキストデータとして活用したいクリエイティブ担当者
・Notionを使用してプロジェクト管理を行っており、動画コンテンツの自動連携を希望するチーム
・メディア制作会社やマーケティングチームで、動画内容の迅速な共有・レビューが必要な方
・動画の内容を文書化し、後から参照しやすくしたい教育担当者や研修担当者

■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する」フローは、チームコミュニケーションとファイル管理を効率化する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に利用しているチームリーダーの方
・チャネルごとにファイル管理を自動化したいと考えているIT担当者
・チームの情報共有とファイル整理に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化で効率化を図りたい経営者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePointを活用した自動化例

Yoomのスケジュールトリガー機能やOCR（データ読み取り機能）をフローボット内に組み込むことで、対応漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーの低減が見込めます。
作業の正確性が維持されることで、管理データの精度向上も期待できそうです。

指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードする

試してみる

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指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。

詳細を見る 試してみる

Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約してGoogle ドキュメントにテキストを追加する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointに格納した画像ファイルやPDFの内容を確認し、その要約をGoogle ドキュメントに手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。特に、画像化された書類は文字のコピーができず、一つひとつ手入力する必要があり、時間も労力も要します。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを連携させ、ファイルの格納をトリガーにOCRでの読み取りからAIによる要約、ドキュメントへの追記までを自動化し、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointに保存したファイルの情報をGoogle ドキュメントで管理している方
・画像化された書類など、テキスト化されていない情報の転記や要約作業に手間を感じている方
・Microsoft SharePointとGoogle ドキュメント間の連携を自動化し、手作業による情報入力をなくしたいと考えている方

■注意事項
・OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存し、Gmailで通知する

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■概要
「Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存し、Gmailに通知する」ワークフローは、Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動的に整理・保存し、必要なメンバーにスムーズに通知を送る業務ワークフローです。
これにより、Microsoft Teamsファイル整理の手間を軽減し、情報の一元管理とスムーズな共有が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsで頻繁にファイルを共有しているチームや組織のメンバー
・ファイルの整理・管理に時間を取られ、他の業務に集中できない担当者
・Microsoft SharePointを活用して情報を一元管理したいと考えている方
・新しいファイルが追加された際に、チームメンバーにスムーズに通知を送りたい方
・業務プロセスを自動化し、効率化を図りたいと考えている経営者や管理者

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceでファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに格納する

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■概要
「Salesforceでファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに格納する」フローを利用すると、Salesforce上で追加されたファイルを自動でMicrosoft SharePointに保存できます。
転送作業が省略され、ファイル管理が手軽になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して業務データや顧客情報を管理している方
・Salesforceにアップロードされたファイルの社内共有や管理に、手間や時間がかかっていると感じている方
・SalesforceとMicrosoft SharePoint間でファイルの受け渡しや保存作業をスピーディに処理したい方
・ファイル管理や保存の業務フローを、より効率的かつ抜け漏れなく運用したい方

■注意事項
・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでDOCXに変換しMicrosoft SharePointに格納する

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■概要
メールで受信するPDFファイルを手作業でWord形式（DOCX）に変換し、指定のフォルダに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFからDOCXへのファイル変換と、Microsoft SharePointへの格納までを自動で完結させることが可能であり、手作業によるファイル変換の手間や保存漏れといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するPDFを手作業でDOCX形式に変換し、手間を感じている方
・ファイル変換から格納までの一連の業務を自動化したい方
・定期的に発生するファイル形式の変換業務において、人的ミスをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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まとめ

いかがでしたか？Microsoft SharePointを自動更新可能にすることで、他のクラウドストレージサービスと同じデータをスムーズに管理・共有できたり、必要に応じたフォルダを自動作成可能になったりなど、業務の手間が削減しやすくなるはずです。
これでファイルを取りこぼしたり、どちらのクラウドストレージが最新データなのか悩むことも少なくなりそうですよね！

なお、今回のような自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！
初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にMicrosoft SharePointの自動化の導入ができるでしょう。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。

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