OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでDOCXに変換しMicrosoft SharePointに格納する

■概要

メールで受信するPDFファイルを手作業でWord形式（DOCX）に変換し、指定のフォルダに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFからDOCXへのファイル変換と、Microsoft SharePointへの格納までを自動で完結させることが可能であり、手作業によるファイル変換の手間や保存漏れといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するPDFを手作業でDOCX形式に変換し、手間を感じている方
• ファイル変換から格納までの一連の業務を自動化したい方
• 定期的に発生するファイル形式の変換業務において、人的ミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、DOCXへの変換とMicrosoft SharePointへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるので、変換忘れや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、対象のPDFファイルをダウンロードします。
5. 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを用いて、ダウンロードしたPDFファイルをDOCX形式に変換する操作を設定します。
6. 必要に応じて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションでファイル名を自動で変更します。
7. 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたDOCXファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードなどを任意で設定可能です。
• 分岐機能では、送信元のメールアドレスやファイル名など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、ファイル変換に利用するWebページのURLや操作対象のボタン、テキストの入力内容などを柔軟に設定できます。
• 正規表現によるデータの置換では、ファイル名に日付を追加するなど、置換したい文字列や置換後の文字列を自由に設定可能です。
• Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトやフォルダ、ファイル名などを固定値や前段で取得した情報を用いて指定できます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。