Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約してGoogle ドキュメントにテキストを追加する

■概要

Microsoft SharePointに格納した画像ファイルやPDFの内容を確認し、その要約をGoogle ドキュメントに手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。
特に、画像化された書類は文字のコピーができず、一つひとつ手入力する必要があり、時間も労力も要します。

このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを連携させ、ファイルの格納をトリガーにOCRでの読み取りからAIによる要約、ドキュメントへの追記までを自動化し、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointに保存したファイルの情報をGoogle ドキュメントで管理している方
• 画像化された書類など、テキスト化されていない情報の転記や要約作業に手間を感じている方
• Microsoft SharePointとGoogle ドキュメント間の連携を自動化し、手作業による情報入力をなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルが追加されるだけでOCRでの読み取りからAIでの要約、転記までが実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや要約内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
4. Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
5. AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の形式で要約します。
7. 最後に、Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが要約した内容を対象のドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションで、ファイル内のどの情報を抽出対象とするか任意で設定してください。
• AI機能の「要約する」アクションで、要約後の文字数や要約の形式などを任意で設定してください。
• Google ドキュメントにテキストを追加するアクションで、出力する内容に含める情報を任意で設定してください。

■注意事項‍

• OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。