TimeRexで日程調整をした後に、お客様から予定のキャンセルや日程変更の連絡が入ることは珍しくありません。
「予定がキャンセルされたから、CRMのステータスを手動で変更しないと…」
「日程が変更されたのに、管理ツールの情報を更新し忘れていた…」
このように、TimeRexでの予定変更に伴う関連ツールへの情報反映を手作業で行っており、手間に感じたり、更新漏れなどのミスに不安を感じたりしていませんか？
もし、TimeRexで予定がキャンセル・変更された際に、kintoneやGoogle スプレッドシートに登録している関連情報を自動で更新できる仕組みがあれば、こうした手作業による更新の手間やヒューマンエラーから解放され、より重要な顧客対応やコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
TimeRexの予定キャンセルや更新情報を自動で処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
TimeRexで予定がキャンセルされたら、kintoneのレコードを更新する
試してみる
■概要
TimeRexで予定がキャンセルされた際、都度kintoneのレコードを探して手動で更新する作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は、更新漏れや入力ミスを引き起こす原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、TimeRexでキャンセルが発生した際に、関連するkintoneレコードの情報を自動で更新するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TimeRexとkintoneで日程調整と顧客管理を行っている営業担当者の方
- TimeRexのキャンセル情報をkintoneへ手動で更新しており、手間を感じている方
- kintoneのデータ精度を保ちつつ、関連業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- TimeRexでキャンセルが発生すると自動でkintoneのレコードが更新されるため、これまで手作業で行っていた更新作業の時間を短縮できます。
- 手動での情報更新が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとTimeRexをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTimeRexを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定し、キャンセルの通知を受け取れるようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したWebhookの情報をもとに、キャンセルされた予定の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、該当のレコード情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのレコードを更新するアクションでは、どのレコードを更新するかの条件や、更新するフィールドの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Timerex、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
TimeRexとkintoneを連携して予定のキャンセル情報を自動更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、TimeRexで予定がキャンセルされた際に、kintoneのレコード情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：TimeRex／kintone
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- TimeRexとkintoneのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- TimeRexのトリガーとkintoneのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
TimeRexで予定がキャンセルされたら、kintoneのレコードを更新する
試してみる
■概要
TimeRexで予定がキャンセルされた際、都度kintoneのレコードを探して手動で更新する作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は、更新漏れや入力ミスを引き起こす原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、TimeRexでキャンセルが発生した際に、関連するkintoneレコードの情報を自動で更新するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TimeRexとkintoneで日程調整と顧客管理を行っている営業担当者の方
- TimeRexのキャンセル情報をkintoneへ手動で更新しており、手間を感じている方
- kintoneのデータ精度を保ちつつ、関連業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- TimeRexでキャンセルが発生すると自動でkintoneのレコードが更新されるため、これまで手作業で行っていた更新作業の時間を短縮できます。
- 手動での情報更新が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとTimeRexをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTimeRexを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定し、キャンセルの通知を受け取れるようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したWebhookの情報をもとに、キャンセルされた予定の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、該当のレコード情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのレコードを更新するアクションでは、どのレコードを更新するかの条件や、更新するフィールドの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Timerex、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：TimeRexとkintoneをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【事前準備】
このフローはkintoneに登録されている会議内容を更新するため、事前にTimeRexの情報が入ったレコードを準備しておきます。
今回は以下のように作成しています。
【TimeRexのマイアプリ登録】
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓からTimeRexを検索します。
TimeRexを選択したら、アカウント名とアクセストークンを入力して「追加」をクリックしてください。
【kintoneのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
TimeRexで予定がキャンセルされたら、kintoneのレコードを更新する
試してみる
■概要
TimeRexで予定がキャンセルされた際、都度kintoneのレコードを探して手動で更新する作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は、更新漏れや入力ミスを引き起こす原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、TimeRexでキャンセルが発生した際に、関連するkintoneレコードの情報を自動で更新するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TimeRexとkintoneで日程調整と顧客管理を行っている営業担当者の方
- TimeRexのキャンセル情報をkintoneへ手動で更新しており、手間を感じている方
- kintoneのデータ精度を保ちつつ、関連業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- TimeRexでキャンセルが発生すると自動でkintoneのレコードが更新されるため、これまで手作業で行っていた更新作業の時間を短縮できます。
- 手動での情報更新が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとTimeRexをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTimeRexを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定し、キャンセルの通知を受け取れるようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したWebhookの情報をもとに、キャンセルされた予定の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、該当のレコード情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのレコードを更新するアクションでは、どのレコードを更新するかの条件や、更新するフィールドの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Timerex、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはフローボットに保存されているので、ここからも開くことができます。
ステップ3：TimeRexのトリガー設定
まずは「Webhookを受信したら」をクリックしてみましょう！
脚注を参考にWebhookの設定をします。
URLをコピーして、脚注を参考にTimeRexで設定してください。
チーム設定から以下のように設定できます。
設定ができたら、TimeRexでトリガーとなる日程調整のキャンセルを行います。
今回はあらかじめ設定してあった以下のような日程をキャンセルしました。
完了したら、Yoomにもどって「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：分岐設定
フローに戻り、「分岐する」のアイコンをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 ※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐条件を設定します。
ここで「Webhookタイプ」の値が「event_cancelled」と等しいという分岐の条件にすることで、予定がキャンセルした場合のみ分岐されるようになります。
ここではすでに設定されているので、内容を確認後、「完了」をクリックしてください。
ステップ5：kintoneのレコードを更新する設定
ここでは分岐した後にkintoneの該当レコードを更新するため、「レコードを更新」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したらアプリIDを候補から選択し、「次へ」をクリックします。
更新したいレコードの条件を設定します。
今回は予定名が等しくなるものを条件にしました。
更新後のレコードの値を入力します。
更新したい項目だけ入力するので、備考に「キャンセル」と入力しました。
