【ノーコードで実現】HRMOSにおける厚生年金情報の更新作業を自動化する方法

従業員の厚生年金情報の更新作業は、毎月のように発生する定型業務でありながら、入力ミスが許されないため気を遣う場面も多いのではないでしょうか。

「手作業での入力は時間がかかるし、抜け漏れがないか不安…」
「他の重要な業務があるのに、この作業に時間を取られてしまう…」
このように、HRMOSでの情報更新業務に課題を感じていませんか？

もし、他のシステムやファイルで管理している情報をもとに、HRMOSの厚生年金情報を自動で更新できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはHRMOSの厚生年金情報を更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで厚生年金情報を更新する

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Google スプレッドシートとHRMOSを連携し、厚生年金情報を更新するフローを作ってみよう

それではここから、Google スプレッドシートの行が更新された際に、その情報をもとにHRMOSの厚生年金情報を自動で更新するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、無料登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／HRMOS

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとHRMOSのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定とHRMOSのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで厚生年金情報を更新する

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ステップ1：Google スプレッドシートとHRMOSをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

HRMOSとYoomのマイアプリ連携

新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでHRMOSと検索し、対象アプリをクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。

アクセストークンの設定方法などについては、以下のヘルプページをご確認ください。

• HRMOSのマイアプリ登録方法

以上でマイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSで厚生年金情報を更新する

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【事前準備】
事前準備として、HRMOSで社員の厚生年金情報を登録しておきましょう。
ここで設定した社員の厚生年金情報が、今回のフローで更新対象となります。

今回は以下のとおり作成しました。

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「行が更新されたら」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

事前準備としてGoogle スプレッドシートで行を追加しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で追加しました。

なお、Google スプレッドシートのアプリトリガーでは、テスト実行時にどの行を更新しても必ず二行目（ヘッダー直下の行）が取得される仕様になっています。
※本番で起動した際は追加・更新された行の値を用いて起動します。
そのため今回は、テスト結果が正しく確認できるよう、更新対象となる行（テスト四郎）を二行目に配置して作成しました。
（※事前準備で作成したHRMOSの社員IDを設定してください）

• 【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーでテストをした際の挙動について

Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogle スプレッドシートをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は行の更新）を検知すると、フローボットが自動で起動します。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。

シートID
入力欄をクリックすると、同じく連携が有効になっているスプレッドシートから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。

テーブル範囲（始まり）
スプレッドシートのどの列からデータを扱うかを指定します。
たとえば、AからE列のデータを取得したい時は「A」を指定します。

テーブル範囲（終わり）
スプレッドシートのどの列までのデータを扱うかを指定します。
AからE列のデータを取得したい時は、「E」を指定してください。

一意の値が入った列
レコードを特定するためのユニークな列を選びます。
重複しない値が入る列を指定しましょう。

更新を検知したい列
シート上で更新を検知したい列を指定します。
今回は、E列（更新欄）に「○」が入力された場合に更新を検知できるよう、この列を対象として設定しています。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストがうまくいかない場合などは、以下のヘルプページも参考にしてみてください。

• 【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項

テストに成功すると、Google スプレッドシートで更新された行の情報が表示されます。

以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップで社員の厚生年金情報を更新することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

内容を確認し、「完了」をクリックします。

ステップ4：HRMOSのアクション設定

いよいよ最後のステップです！
前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値を利用して、HRMOSで社員の厚生年金情報を更新しましょう。
「社員の厚生年金情報を更新」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HRMOSと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

社員ID

入力欄をクリックすると、前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じ社員データがHRMOSで更新されてしまうので注意が必要です。

適用日
こちらも社員IDと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。

基礎年金番号
今回は基礎年金番号の更新を想定し、Google スプレッドシートから取得した値を活用し設定しています。

その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。

入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で社員の厚生年金情報が更新されるか確認しましょう。

テストが成功したらHRMOSの画面を開き、実際に社員の厚生年金情報が作成されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり、情報が更新されていました！

ステップ5： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。

トリガーをONにすることで、Google スプレッドシート側で情報が更新されたタイミングで、指定した社員の厚生年金情報をHRMOSに自動で反映できるようになります。

実際にGoogle スプレッドシート上の情報を更新し、HRMOS側で更新されているかを確認してみましょう。

HRMOSを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、HRMOSのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
これらのテンプレートを活用すると、各種システムに登録・更新された従業員情報や申請内容を起点に、別の管理基盤へ自動で同期・追加・更新を行う仕組みを構築できます。住所や休職情報、添付資料なども自動取得して整理し、契約書の作成・送付まで連動できるため、データの整合性と運用効率を高める統合的なワークフローを実現できるでしょう。

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、HRMOSに社員を登録する

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■概要
採用活動で新しいメンバーが決定した際、入社手続きに関する連絡をメールで受け取り、その都度HRMOSへ手入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、その内容からAIが自動で社員情報を抽出し、HRMOSへ登録する作業を自動化します。
これにより、人事担当者の負担を軽減し、正確で迅速な情報登録を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取った入社連絡を、手作業でHRMOSに登録している人事・労務担当者の方
・HRMOSへの社員情報登録における、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
・採用から入社手続きまでのオンボーディングプロセス全体を、自動化によって効率化したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953

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Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加するフローです。

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HRMOSの休職情報から添付ファイルを取得して、Google Driveに格納する

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HRMOSの情報を用いてNDAを作成しクラウドサインで送付する

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HRMOSの情報を用いてNDAを作成しクラウドサインで送付するフローです。

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HRMOSの社員情報をもとにkintoneへ情報を自動追加する

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HRMOSの社員情報をもとにkintoneへ情報を自動追加するフローです。

■注意事項
・HRMOSとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953

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Notionに登録された従業員情報をHRMOSに登録する

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Notionに登録された従業員情報をHRMOSに登録するフローです。

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SPIRALで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する

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SPIRALで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加するフローです。

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HRMOSから住所情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する

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コラボフローで申請が承認されたらHRMOSの従業員情報を更新する

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コラボフローで申請が承認されたらHRMOSの従業員情報を更新するフローです。

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まとめ

HRMOSの厚生年金情報更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報更新の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、人事労務担当者は面倒な定型業務から解放され、従業員のサポートや制度改善など、より戦略的な業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：Google スプレッドシート以外のアプリを起点にできますか？

A：

はい、Google スプレッドシート以外のアプリを起点にすることも可能です。

フローボットでGoogle スプレッドシートのトリガーアクションを削除し、代わりにkintoneやSalesforceなどで管理しているデータをトリガーとして設定すれば、従業員情報の更新処理を同様に自動化できます。

• 基本的なフローボットの作成方法

※以下はkintoneの例