「PandaDocで署名が完了した契約書を、毎回手動でBoxにアップロードするのが地味に面倒…」
「急いでいる時にアップロードを忘れてしまい、後から探すのに苦労した…」
このように、電子契約サービスで締結した書類の管理に関して、手作業による手間やミスにお悩みではありませんか？
もし、PandaDocで署名が完了した時をトリガーにして、自動的にBoxなどのストレージサービスへ契約書ファイルをアップロードできる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されることも可能です！
そのうえ、書類管理の抜け漏れを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPandaDocで署名が完了したファイルを自動でアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
PandaDocでDocumentの署名が完了したら、ファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
PandaDocで署名が完了した契約書や書類を、手作業でBoxにアップロードしていませんか。この作業は件数が増えるほど時間を要し、アップロード漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、PandaDocでの署名完了をきっかけに、対象のファイルを自動でBoxの指定フォルダへアップロードできます。手作業によるファイル管理の手間を減らし、契約書管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocで締結した契約書や書類の管理に手間を感じている営業・法務担当者の方
- 署名済みファイルをBoxへ手動でアップロードしており、作業ミスを減らしたい方
- PandaDocとBox間のファイル連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PandaDocでの署名完了後、自動でBoxにファイルがアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル移動時に発生しがちな、アップロード漏れやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completed」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPandaDocの「Download Document」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、アップロード先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ファイル名は固定の値や前段で取得した情報を使用して設定することが可能です。
■注意事項
- PandaDocとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
PandaDocからBoxへファイルを自動アップロードするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、PandaDocでドキュメントの署名が完了したら、該当のファイルをBoxに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：PandaDoc／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- PandaDocとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- PandaDocのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
PandaDocでDocumentの署名が完了したら、ファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
PandaDocで署名が完了した契約書や書類を、手作業でBoxにアップロードしていませんか。この作業は件数が増えるほど時間を要し、アップロード漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、PandaDocでの署名完了をきっかけに、対象のファイルを自動でBoxの指定フォルダへアップロードできます。手作業によるファイル管理の手間を減らし、契約書管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocで締結した契約書や書類の管理に手間を感じている営業・法務担当者の方
- 署名済みファイルをBoxへ手動でアップロードしており、作業ミスを減らしたい方
- PandaDocとBox間のファイル連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PandaDocでの署名完了後、自動でBoxにファイルがアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル移動時に発生しがちな、アップロード漏れやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completed」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPandaDocの「Download Document」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、アップロード先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ファイル名は固定の値や前段で取得した情報を使用して設定することが可能です。
■注意事項
- PandaDocとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：PandaDocとBoxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
PandaDocをマイアプリ連携
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
PandaDocと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、任意のアカウント名を入力したら、以下のリンク先を参考にアクセストークンを取得してください。
API Key Authentication
アクセストークンを入力できたら追加をクリックします。
Boxをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Boxと連携して行えることについてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Boxと連携して出来ること
Box：URLの記述方法
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
PandaDocでDocumentの署名が完了したら、ファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
PandaDocで署名が完了した契約書や書類を、手作業でBoxにアップロードしていませんか。この作業は件数が増えるほど時間を要し、アップロード漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、PandaDocでの署名完了をきっかけに、対象のファイルを自動でBoxの指定フォルダへアップロードできます。手作業によるファイル管理の手間を減らし、契約書管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocで締結した契約書や書類の管理に手間を感じている営業・法務担当者の方
- 署名済みファイルをBoxへ手動でアップロードしており、作業ミスを減らしたい方
- PandaDocとBox間のファイル連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PandaDocでの署名完了後、自動でBoxにファイルがアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル移動時に発生しがちな、アップロード漏れやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completed」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPandaDocの「Download Document」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、アップロード先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ファイル名は固定の値や前段で取得した情報を使用して設定することが可能です。
■注意事項
- PandaDocとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：PandaDocのトリガー設定
Document Completedをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
Webhook Nameを設定します。
注釈を確認しながらご自身の状況に合わせてWebhook Nameを入力してください。
入力できたらWebhookURLを登録をクリックしましょう。
※すでに登録されている方は次へをクリックしてください。
登録に成功すると、WebhookURLの登録に成功しましたと表示されます。
確認できたら次へをクリックしましょう。
PandaDocの画面に移動し、任意の書類をCompletedに更新しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、PandaDocの書類がCompletedになったら起動します。
そのため、実際にテストを行うには、書類をCompletedにする必要があります。
今回は以下の書類をCompletedにしました。
書類をCompletedにできたらYoomの画面に戻り、テストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：PandaDocの書類をダウンロードする設定
Download Documentをクリックします。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが表示されていることを確認したら次へをクリックしてください。
Document IDはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ5：Boxにファイルをアップロードする設定
ファイルをアップロードをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ファイル名はデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
取得した値はもちろん、直接入力することもできます。
※直接入力した箇所は固定値となり、このテンプレートを通してアップロードする全てのファイル名に設定されますのでご注意ください。
取得した値には項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認しましょう。
また、不要な文字が入力されている場合は削除してください。
格納先フォルダのコンテンツIDを設定します。
注釈を確認して設定してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にファイルがアップロードされます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Boxにファイルがアップロードされていますのでご確認ください。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上がPandaDocでドキュメントの署名が完了したら、該当のファイルをBoxに自動でアップロードするフローでした！
PandaDocのAPIを使ったその他の自動化例
PandaDocのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
PandaDocを使った自動化例
PandaDocの契約書をGoogle DriveやDropboxへ格納したり、契約が締結されたらSlackやMicrosoft Teams、Gmailへ自動で通知できます。
また、SalesforceやGoogle フォーム、Meta広告などのリード情報をもとに、PandaDocの連絡先を自動作成することも可能です。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、PandaDocにContactを作成する
試してみる
■概要
PandaDocに新しい顧客情報を登録する際、別で管理しているGoogle スプレッドシートから情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、PandaDocのAPI連携をノーコードで実現し、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、PandaDocに自動でコンタクト情報を作成し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocとGoogle スプレッドシートで顧客管理を行い、手入力に手間を感じている方
- PandaDocのAPIを利用した連携を、開発のリソースをかけずに実現したいと考えている方
- 顧客情報の登録ミスをなくし、契約書作成などの後続業務を円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されるとPandaDocにコンタクトが自動で作成され、手作業に費やしていた時間を削減できます
- システムが自動でデータ転記を行うため、手作業による顧客情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとPandaDocをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
- 次に、オペレーションでPandaDocを選択し、「Create Contact」のアクションを設定します。トリガーで取得したスプレッドシートの情報をマッピングします
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、PandaDocへの登録が完了した旨をシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- PandaDocでコンタクトを作成するオペレーションで、氏名やメールアドレス、会社名など、どの項目にGoogle スプレッドシートのどの列の情報を反映させるかを任意で設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jotformから送信された情報をもとにPandaDocでContactを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した顧客情報などを、PandaDocへ手作業で転記する際に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信された際にその情報をもとにPandaDocで自動的にContactを作成し、こうした課題を円滑に解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとPandaDocを連携させ、顧客情報の登録を手作業で行っている方
- Webフォームからの問い合わせ対応で、データ入力作業を効率化したいと考えている方
- ヒューマンエラーをなくし、リード情報の正確な管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformでフォームが送信されるとPandaDocにContactが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや情報の転記漏れといったヒューマンエラーの発生リスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとPandaDocをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでPandaDocの「Create Contact」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を紐付けてContactを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotform設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- PandaDocでContactを作成する際、Jotformから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を各項目に対応するように変数として設定してください。
■注意事項
- PandaDoc、JotformのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームから送信された情報をもとにPandaDocでContactを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み情報を、一件ずつPandaDocへ手作業で転記していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけにPandaDocへ自動でContactを作成でき、データ入力の手間を省けるためスムーズな顧客管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た顧客情報をPandaDocへ手入力している営業担当者の方
- PandaDocでの書類作成を迅速化し、顧客対応の速度を向上させたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記ミスをなくし、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動でPandaDocにContactが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- データ転記作業が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減しデータの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとPandaDocをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでPandaDocの「Create Contact」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容をマッピングしてContactを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するGoogleフォームは、任意のフォームを選択することが可能です。
- PandaDocでContactを作成する際に、氏名やメールアドレスなどの各項目へ、トリガーであるGoogleフォームの回答内容を設定できます。
■注意事項
- PandaDoc、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
PandaDocの契約書をDropboxに格納する
試してみる
■概要
PandaDocで締結が完了した契約書を、一件ずつ手作業でダウンロードし、Dropboxにアップロードする作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、PandaDocでの契約完了をきっかけに、該当の契約書を自動でDropboxの指定フォルダに格納できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocとDropboxを連携させ、契約書管理の手間を削減したいと考えている方
- 手作業でのファイル保存による、格納漏れやファイル名の命名規則ミスを防ぎたい方
- 契約管理業務を標準化し、属人化を解消したいと考えている法務・営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- PandaDocで契約が完了すると自動でDropboxにファイルが保存されるため、手作業によるアップロードやリネーム作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completed」というアクションを設定して、契約完了を検知します。
- 続いて、オペレーションでPandaDocの「Download Completed Document」アクションを設定し、契約書ファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、前段で取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- ファイル名は、PandaDocから取得した書類名や日付といった情報を含む変数を用いて動的に生成し、管理しやすいファイル名に自動で設定することが可能です。
■注意事項
- PandaDoc、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Meta広告(Facebook)でリードが登録されたらPandaDocにContactを作成する
試してみる
■概要
Meta広告(Facebook)で獲得した新しいリード情報を、PandaDocへ手作業で入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Meta広告(Facebook)でリードが登録されると、自動でPandaDocにContact情報を作成できるため、こうした課題を解消し迅速なフォローアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Meta広告(Facebook)とPandaDocを手作業で連携させているマーケティング担当者の方
- 広告で獲得したリードへのアプローチを迅速化し、機会損失を防ぎたい営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Meta広告(Facebook)でリードが登録されるとPandaDocに自動でContactが作成されるため、データ入力の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとMeta広告(Facebook)をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMeta広告(Facebook)を選択し、「新しいリードが登録されたら」フローが起動するように設定します。
- 最後に、オペレーションでPandaDocを選択し、「Contactを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Meta広告(Facebook)のトリガー設定では、取得したリード情報（氏名、メールアドレス、電話番号など）のうち、どの情報を後続のオペレーションで使用するかを任意で選択できます。
- PandaDocのオペレーション設定では、Meta広告(Facebook)から受け取った情報を基に、Contactのどのフィールド（例：姓、名、メールアドレスなど）に登録するかを自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- PandaDoc、Meta広告(Facebook)のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceでリードが登録されたらPandaDocにContactを作成する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリード情報を登録するたびに、PandaDocへ手作業でContact（連絡先）を作成する業務に手間を感じていませんか。
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、PandaDocへContactを自動で作成し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとPandaDocを併用し、手作業での情報連携に課題を感じている営業担当者の方
- リード獲得から契約書作成までのプロセスを効率化したいと考えているセールスマネージャーの方
- 営業部門の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録後に自動でPandaDocにContactが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- システム間で情報が自動連携されることで、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとPandaDocをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでPandaDocを選択し、「Create Contact」アクションを設定して、Salesforceから取得したリード情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 今回のテンプレートではトリガーをSalesforceに設定していますが、お使いの環境に応じて、Yoomが連携する他の顧客管理ツールなどに変更することも可能です。
■注意事項
- Salesforce、PandaDocのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
PandaDocで締結が完了した契約書を、都度手動でダウンロードし、Gmailに添付して関係者に送付する作業に手間を感じていませんか？
この定型的ながらも重要な業務は、多忙な中で対応漏れや送信ミスを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、PandaDocでの契約完了をきっかけに、完了した契約書PDFを自動でGmailから送信することが可能になり、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocで完了した契約書を手作業でダウンロードし、Gmailで送信している方
- 契約書の送信漏れや、誤った相手への送信といったヒューマンエラーを防ぎたい方
- 契約締結後のフォローアップ業務を効率化し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- PandaDocでの契約完了をトリガーに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による契約書の添付漏れや宛先間違い、送信忘れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completed」アクションを設定し、契約が完了したことを検知します。
- 続いて、オペレーションでPandaDocの「Download Completed Document」アクションを設定し、完了した契約書をダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードした契約書を指定の宛先にメールで送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- PandaDocのトリガー設定では、「Document Completed」を検知するために、指定されたWebhook URLを設定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を任意で設定できます。また、PandaDocから取得した契約者名などの変数を本文に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- PandaDoc、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
PandaDocでDocument Completedになったら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
PandaDocで書類の署名が完了した際、関係者への通知を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。リアルタイムでの共有が遅れると、その後の業務に支障が出てしまうこともあります。
このワークフローは、PandaDocのAPI連携などを複雑に設定せずとも、署名完了をトリガーとしてMicrosoft Teamsへ自動で通知するため、契約締結後のアクションをスムーズに開始できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocでの契約締結状況を、Microsoft Teamsで迅速に共有したいと考えている方
- PandaDocのAPIを利用した開発を行わず、契約管理フローを自動化したい業務担当者の方
- 契約締結後の手動通知によるタイムラグや、チーム内での連絡漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- PandaDocでの署名完了と同時にMicrosoft Teamsへ自動通知されるため、手動連絡の手間を省き、後続業務へ迅速に着手できます
- APIの知識がなくても誰でも同じ通知フローを構築でき、情報共有の漏れや遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completedになったら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の旨を指定のチャネルへ通知するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsに通知するメッセージの内容は、自由にカスタマイズが可能です
- PandaDocのトリガーから取得した書類名や署名者、完了日時などの情報もメッセージ内に含められるため、具体的で分かりやすい通知を作成できます
■注意事項
- PandaDocとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
PandaDocで契約が締結したらSlackに通知する
試してみる
■概要
PandaDocで契約が締結されるたびに、関係部署に手作業でSlack通知をしていませんか？
この作業は重要な情報共有である一方、対応が遅れたり通知を忘れてしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、PandaDocでの契約完了をトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。
手作業による連絡の手間やヒューマンエラーをなくし、迅速な情報共有を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocで締結された契約情報を、手動でSlackに共有している営業担当者の方
- 契約締結後のスムーズな情報連携を実現し、業務を効率化したいと考えている法務担当者の方
- 契約管理プロセスにおける連絡漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約締結と同時にSlackへ自動通知されるため、手動での確認や連絡作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completed」というアクションを設定し、契約が完了した際にフローが起動するようにします。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約締結の情報を任意のチャンネルに通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定することが可能です。
通知するメッセージの本文も自由に編集でき、PandaDocのトリガーから取得した契約名や締結日といった変数を埋め込むことで具体的な内容を通知できます。
■注意事項
- PandaDoc、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
PandaDocの契約書をGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
PandaDocで締結した契約書を、その都度手作業でGoogle Driveへ格納する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、重要なファイルであるにも関わらず、格納漏れや保存ミスといったヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローは、PandaDocで契約が完了すると、自動で契約書PDFをGoogle Driveの指定フォルダへ格納するため、手作業による管理の煩雑さを解消し、確実なファイル保管を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocで締結した契約書を手作業でGoogle Driveに格納・管理している方
- 契約書の保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- 契約管理に関する定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PandaDocでの契約完了後、自動でGoogle Driveにファイルが保存されるため、手作業での格納業務にかかっていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うので、ファイルの保存忘れや誤ったフォルダへの格納といった、手作業に起因するミスを防止することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「ドキュメントのステータスが完了になったら」というアクションを設定し、契約締結のイベントを検知します。
- 続けて、オペレーションでPandaDocの「完了したドキュメントをダウンロードする」アクションを設定し、契約書ファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得した契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
- PandaDocから取得した契約書の詳細情報（ドキュメント名や顧客情報など）をもとに、Google Driveに保存するファイル名を動的に設定できます。
■注意事項
- PandaDoc、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
PandaDocとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた契約書のアップロード作業をなくし、ヒューマンエラーによる保管漏れを防ぐことができます。
これにより、書類管理のスピードが向上し、営業や法務担当者はより重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Box以外のストレージにも連携できますか？
A：
はい、できます。
YoomではBoxだけではなく、Google DriveやOneDrive、Dropboxなどとも連携可能です。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
連携アプリ一覧
Q：PandaDocの契約書情報をもとにファイル名を付けられますか？
A：
はい、できます。
デフォルトで今日の日付_書類名といった形式で設定されていますが、自由に編集可能です。
動的な日付について、入力欄をクリックし日付タブを選択することで、今日の日付だけではなく昨日や翌日、今月や先月なども選べます。
また取得した値を利用できますので、ステップ3やステップ4で取得した値を利用して設定することも可能です。
Q：自動アップロードが失敗したらどうなりますか？
A：
フローボットが停止し、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
