「PandaDocで署名が完了した契約書を、毎回手動でBoxにアップロードするのが地味に面倒…」
「急いでいる時にアップロードを忘れてしまい、後から探すのに苦労した…」
このように、電子契約サービスで締結した書類の管理に関して、手作業による手間やミスにお悩みではありませんか？
もし、PandaDocで署名が完了した時をトリガーにして、自動的にBoxなどのストレージサービスへ契約書ファイルをアップロードできる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されることも可能です！
そのうえ、書類管理の抜け漏れを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPandaDocで署名が完了したファイルを自動でアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
PandaDocでDocumentの署名が完了したら、ファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
PandaDocで署名が完了した契約書や書類を、手作業でBoxにアップロードしていませんか。この作業は件数が増えるほど時間を要し、アップロード漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、PandaDocでの署名完了をきっかけに、対象のファイルを自動でBoxの指定フォルダへアップロードできます。手作業によるファイル管理の手間を減らし、契約書管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocで締結した契約書や書類の管理に手間を感じている営業・法務担当者の方
- 署名済みファイルをBoxへ手動でアップロードしており、作業ミスを減らしたい方
- PandaDocとBox間のファイル連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PandaDocでの署名完了後、自動でBoxにファイルがアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル移動時に発生しがちな、アップロード漏れやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completed」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPandaDocの「Download Document」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、アップロード先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ファイル名は固定の値や前段で取得した情報を使用して設定することが可能です。
■注意事項
- PandaDocとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
PandaDocからBoxへファイルを自動アップロードするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、PandaDocでドキュメントの署名が完了したら、該当のファイルをBoxに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：PandaDoc／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- PandaDocとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- PandaDocのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
PandaDocでDocumentの署名が完了したら、ファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
PandaDocで署名が完了した契約書や書類を、手作業でBoxにアップロードしていませんか。この作業は件数が増えるほど時間を要し、アップロード漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、PandaDocでの署名完了をきっかけに、対象のファイルを自動でBoxの指定フォルダへアップロードできます。手作業によるファイル管理の手間を減らし、契約書管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocで締結した契約書や書類の管理に手間を感じている営業・法務担当者の方
- 署名済みファイルをBoxへ手動でアップロードしており、作業ミスを減らしたい方
- PandaDocとBox間のファイル連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PandaDocでの署名完了後、自動でBoxにファイルがアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル移動時に発生しがちな、アップロード漏れやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completed」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPandaDocの「Download Document」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、アップロード先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ファイル名は固定の値や前段で取得した情報を使用して設定することが可能です。
■注意事項
- PandaDocとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：PandaDocとBoxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
PandaDocをマイアプリ連携
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
PandaDocと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、任意のアカウント名を入力したら、以下のリンク先を参考にアクセストークンを取得してください。
API Key Authentication
アクセストークンを入力できたら追加をクリックします。
Boxをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Boxと連携して行えることについてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Boxと連携して出来ること
Box：URLの記述方法
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
PandaDocでDocumentの署名が完了したら、ファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
PandaDocで署名が完了した契約書や書類を、手作業でBoxにアップロードしていませんか。この作業は件数が増えるほど時間を要し、アップロード漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、PandaDocでの署名完了をきっかけに、対象のファイルを自動でBoxの指定フォルダへアップロードできます。手作業によるファイル管理の手間を減らし、契約書管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PandaDocで締結した契約書や書類の管理に手間を感じている営業・法務担当者の方
- 署名済みファイルをBoxへ手動でアップロードしており、作業ミスを減らしたい方
- PandaDocとBox間のファイル連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PandaDocでの署名完了後、自動でBoxにファイルがアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル移動時に発生しがちな、アップロード漏れやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、PandaDocとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completed」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPandaDocの「Download Document」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、アップロード先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ファイル名は固定の値や前段で取得した情報を使用して設定することが可能です。
■注意事項
- PandaDocとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：PandaDocのトリガー設定
Document Completedをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
Webhook Nameを設定します。
注釈を確認しながらご自身の状況に合わせてWebhook Nameを入力してください。
入力できたらWebhookURLを登録をクリックしましょう。
※すでに登録されている方は次へをクリックしてください。
登録に成功すると、WebhookURLの登録に成功しましたと表示されます。
確認できたら次へをクリックしましょう。
PandaDocの画面に移動し、任意の書類をCompletedに更新しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、PandaDocの書類がCompletedになったら起動します。
そのため、実際にテストを行うには、書類をCompletedにする必要があります。
今回は以下の書類をCompletedにしました。
書類をCompletedにできたらYoomの画面に戻り、テストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：PandaDocの書類をダウンロードする設定
Download Documentをクリックします。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが表示されていることを確認したら次へをクリックしてください。
Document IDはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
確認できたらテストをクリックしましょう。
