PandaDocでDocument Completedになったら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

PandaDocで書類の署名が完了した際、関係者への通知を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。リアルタイムでの共有が遅れると、その後の業務に支障が出てしまうこともあります。
このワークフローは、PandaDocのAPI連携などを複雑に設定せずとも、署名完了をトリガーとしてMicrosoft Teamsへ自動で通知するため、契約締結後のアクションをスムーズに開始できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• PandaDocでの契約締結状況を、Microsoft Teamsで迅速に共有したいと考えている方
• PandaDocのAPIを利用した開発を行わず、契約管理フローを自動化したい業務担当者の方
• 契約締結後の手動通知によるタイムラグや、チーム内での連絡漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• PandaDocでの署名完了と同時にMicrosoft Teamsへ自動通知されるため、手動連絡の手間を省き、後続業務へ迅速に着手できます
• APIの知識がなくても誰でも同じ通知フローを構築でき、情報共有の漏れや遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、PandaDocとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completedになったら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の旨を指定のチャネルへ通知するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsに通知するメッセージの内容は、自由にカスタマイズが可能です
• PandaDocのトリガーから取得した書類名や署名者、完了日時などの情報もメッセージ内に含められるため、具体的で分かりやすい通知を作成できます

■注意事項‍

• PandaDocとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。