PandaDocの契約書をGmailで送信する

■概要

PandaDocで締結が完了した契約書を、都度手動でダウンロードし、Gmailに添付して関係者に送付する作業に手間を感じていませんか？
この定型的ながらも重要な業務は、多忙な中で対応漏れや送信ミスを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、PandaDocでの契約完了をきっかけに、完了した契約書PDFを自動でGmailから送信することが可能になり、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• PandaDocで完了した契約書を手作業でダウンロードし、Gmailで送信している方
• 契約書の送信漏れや、誤った相手への送信といったヒューマンエラーを防ぎたい方
• 契約締結後のフォローアップ業務を効率化し、本来のコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• PandaDocでの契約完了をトリガーに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による契約書の添付漏れや宛先間違い、送信忘れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、PandaDocとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completed」アクションを設定し、契約が完了したことを検知します。
3. 続いて、オペレーションでPandaDocの「Download Completed Document」アクションを設定し、完了した契約書をダウンロードします。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードした契約書を指定の宛先にメールで送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• PandaDocのトリガー設定では、「Document Completed」を検知するために、指定されたWebhook URLを設定してください。
• Gmailのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を任意で設定できます。また、PandaDocから取得した契約者名などの変数を本文に埋め込むことも可能です。

■注意事項

• PandaDoc、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。