PandaDocの契約書をDropboxに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

PandaDoc

と

Dropbox

を自動連携できます。

■概要

PandaDocで締結が完了した契約書を、一件ずつ手作業でダウンロードし、Dropboxにアップロードする作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、PandaDocでの契約完了をきっかけに、該当の契約書を自動でDropboxの指定フォルダに格納できるため、こうした定型業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

PandaDocとDropboxを連携させ、契約書管理の手間を削減したいと考えている方
手作業でのファイル保存による、格納漏れやファイル名の命名規則ミスを防ぎたい方
契約管理業務を標準化し、属人化を解消したいと考えている法務・営業担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

PandaDocで契約が完了すると自動でDropboxにファイルが保存されるため、手作業によるアップロードやリネーム作業の時間を短縮できます。
手作業によるファイルのダウンロード忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、PandaDocとDropboxをYoomと連携します。
次に、トリガーでPandaDocを選択し、「Document Completed」というアクションを設定して、契約完了を検知します。
続いて、オペレーションでPandaDocの「Download Completed Document」アクションを設定し、契約書ファイルを取得します。
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、前段で取得したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダを任意で指定できます。
ファイル名は、PandaDocから取得した書類名や日付といった情報を含む変数を用いて動的に生成し、管理しやすいファイル名に自動で設定することが可能です。

■注意事項

PandaDoc、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

PandaDoc

YoomではPandaDocのAPIとノーコードで連携し、PandaDocの操作をAPI経由で自動化できます。例えば、PandaDocのテンプレートから自動で書類を作成・送付したり、契約が締結したら締結した書類を自動的にGoogleDriveやSharePointなどのファイルストレージにアップロードすることが可能です。