GmailとMicrosoft Teamsの連携イメージ
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2025-10-23

【簡単設定】Gmailの問い合わせをMicrosoft Teamsで効率的に管理する方法

y.katagiri
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「Gmailに届く問い合わせメールを、わざわざMicrosoft Teamsにコピペして共有するのが手間…」

「問い合わせの見落としや、Microsoft Teamsへの通知漏れが心配…」

このように、Gmailで受けた問い合わせ内容をMicrosoft Teamsで管理・共有する際に、手作業による非効率さや課題を感じている方も多いのではないでしょうか。

もし、Gmailに届いた問い合わせメールの内容が、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知される仕組みがあれば、こうした悩みから解放され、問い合わせ対応のスピードと質を向上させ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができますよね。

今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、すぐに効果を実感できますよ。

ぜひ導入して日々の業務をよりスムーズに進めましょう!

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailで受信したお問い合わせメールの内容をMicrosoft Teamsに自動で通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!


■概要
「Gmailで受信したお問い合わせメールをMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、Gmailで受信したメールを自動で監視し、お問い合わせメールをMicrosoft Teamsに通知する仕組みです。
これにより、チーム全体が迅速に情報を把握でき、重要なメールへの対応が迅速に行えるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した問い合わせメールの管理を効率化したい担当者
・Microsoft Teamsを使ってチーム内で情報共有を行いたい方
・チームメンバーに対して即時の対応を行いたいマネージャー
・メールの監視と通知を自動化して業務の効率を向上させたい方

■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

GmailとMicrosoft Teamsを連携する自動化の方法

GmailとMicrosoft Teams間で発生する問い合わせ情報の連携を自動化して、チーム内での情報共有をスムーズにする具体的な方法をテンプレートを用いて紹介します。

問い合わせ対応の迅速化や抜け漏れ防止を実現できるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!

Gmailで受信したお問い合わせメールをMicrosoft Teamsに自動で通知する

Gmailに新しいメールが届いた際に、その内容をMicrosoft Teamsの指定チャネルに自動で通知する基本的な連携フローです。
そのため手作業でのヒューマンエラーを防ぎ、問い合わせへの迅速な対応をサポートします!


■概要
「Gmailで受信したお問い合わせメールをMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、Gmailで受信したメールを自動で監視し、お問い合わせメールをMicrosoft Teamsに通知する仕組みです。
これにより、チーム全体が迅速に情報を把握でき、重要なメールへの対応が迅速に行えるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した問い合わせメールの管理を効率化したい担当者
・Microsoft Teamsを使ってチーム内で情報共有を行いたい方
・チームメンバーに対して即時の対応を行いたいマネージャー
・メールの監視と通知を自動化して業務の効率を向上させたい方

■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Gmailのメールからデータを抽出してMicrosoft Teamsに自動で通知する

Gmailで受信したメール本文から、問い合わせ内容や顧客情報などの特定のデータを抽出し、整形した上でMicrosoft Teamsに通知するフローです。必要な情報だけを素早く確認でき、対応の質とスピード向上に貢献します!


■概要
「Gmailで受信したお問い合わせメールからデータを抽出し、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、Gmailで受信したメールから重要なデータを自動的に抽出し、Microsoft Teamsに通知する仕組みです。
これにより、チーム全体が重要な情報を迅速に把握でき、対応が効率的に行えるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した問い合わせメールから迅速にデータを抽出したい担当者
・Microsoft Teamsでチームメンバーに情報を簡単に共有したい方
・お問い合わせ内容の処理や対応を効率化したい業務担当者
・メールからデータ抽出と通知を自動化し、業務の生産性を向上させたい方

■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Gmailで受信した特定のお問い合わせメールをMicrosoft Teamsに自動で通知する

Gmailで受信したメールの中から、件名や送信元アドレスなど特定の条件に合致するものだけをMicrosoft Teamsに通知するフローです。
重要な問い合わせのみを効率的にチームへ共有することができるので、情報のノイズを減らすのに役立ちます!


■概要
「Gmailで受信した特定のお問い合わせメールをMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、Gmailで受信した特定の条件を満たす問い合わせメールを自動で抽出し、Microsoft Teamsに通知する仕組みです。
これにより、重要な問い合わせを自動でチームに通知でき、迅速な対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで特定の問い合わせを受けて、素早くチームと共有したい担当者
・Microsoft Teamsを活用して、チーム内で迅速に情報共有をしたい方
・重要な問い合わせを見逃さず、素早く対応したいチームリーダー
・メールによる情報を効率よく共有し、業務を円滑に進めたい業務担当者

■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

GmailとMicrosoft Teamsを連携するフローを作ってみよう!

ここからは代表的な例として、Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をMicrosoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます!

Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

  • GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
  • テンプレートをコピー
  • Gmailのトリガー設定とMicrosoft Teamsのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

■概要
「Gmailで受信したお問い合わせメールからデータを抽出し、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、Gmailで受信したメールから重要なデータを自動的に抽出し、Microsoft Teamsに通知する仕組みです。
これにより、チーム全体が重要な情報を迅速に把握でき、対応が効率的に行えるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した問い合わせメールから迅速にデータを抽出したい担当者
・Microsoft Teamsでチームメンバーに情報を簡単に共有したい方
・お問い合わせ内容の処理や対応を効率化したい業務担当者
・メールからデータ抽出と通知を自動化し、業務の生産性を向上させたい方

■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ1:マイアプリ登録

まずは「Gmail」と「Microsoft Teams」のマイアプリ登録を行います。

左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。

Gmailのマイアプリ登録

まずはGmailのマイアプリ登録から行います。

アプリの一覧から「Gmail」を検索しましょう。

以下の画面が出てきたら「 Sign in with Google」をクリックしてください。

次に使用したいGoogleアカウントを選択してください。

パスワードを入力後、Googleアカウントにログインしましょう。

マイアプリに「Gmail」が出てきたら、登録完了です!

Microsoft Teamsのマイアプリ登録

次は「Microsoft Teams」のマイアプリ登録です。

アプリ一覧からMicrosoft Teamsを検索しましょう。

以下の画面が出てきたら、Microsoft365のアカウントにログインします。
アカウントを持っていない方は、アカウントを作成しましょう。

Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性がありますので、ご注意ください。

以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録完了です!

マイアプリの欄に「Gmail」と「Microsoft Teams」が表示されていれば、OKです!

確認してみてくださいね。

ステップ2:テンプレートをコピーする

ここから実際にフローボットを作成していきます。

下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。


■概要
「Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存する」ワークフローは、Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動的にMicrosoft SharePointに整理・保存する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsで送信されたファイルが自動的に指定のMicrosoft SharePointフォルダに整理されるため、効率的かつ確実にファイル管理が行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを活用して多数のファイルをやり取りしており、整理に手間を感じているチームリーダーの方
・ファイル管理を効率化し、情報共有のスムーズ化を図りたいIT担当者の方
・Microsoft SharePointを既に導入しており、Microsoft Teamsとの連携を強化したいビジネスパーソンの方
・ファイルの保存場所を統一し、検索性を高めたいプロジェクトマネージャーの方
・手動でのファイル整理作業を自動化し、業務効率を向上させたい経営者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。

「OK」をクリックして、次に進みましょう!

ステップ3:アプリトリガーの設定

次にアプリトリガー設定を行います。

「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう。

連携するアカウントは、Gmailのアカウントです。

続いて、API接続設定です。

トリガーの起動間隔を行います。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
プルダウンから選択しましょう。

 ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックしてください! 

また、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめです。

今回は「5分」を設定しました。

ラベルを候補から設定しましょう。

次にテストを行い、仮のデータを取得します。このテストは連携設定の際に必要となります。
そのため、テスト用にメールを送信しましょう。その後テストボタンを押します。

メールを送信した後でなければ、正しくテストが行われないので、そこは注意ですよ!

テストが成功したら、取得した値を確認してください。
取得した値を活用して、この後のフローボットを完成させていきます。

詳しくは後ほど出てきますが、Microsoft Teamsに通知する際のメッセージに本文等を引用していきます。
なので、本文の後にしっかり値が取得できているか確認してくださいね。

「保存する」をクリックして、次に進みましょう。

ステップ4:チャンネルを送る

次にMicrosoft Teamsに通知する設定を行います。

「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認後、次に進んでください。

続いて、API接続設定です。

チームIDは候補から選択してください。

チャンネルIDも候補から選択します。

Microsoft Teamsに通知するチャンネルを指定します。

続いて、メッセージの設定です。

設定例を参考に入力してください。

本文は取得した値から選択しました。
本文を入れることで、Microsoft Teamsに通知した際に本文を確認できます。

メンション情報は、設定したいメンションがある場合に設定しましょう。

添付ファイル情報も、必要な場合は設定してください。

最後にテストを行います。
テスト成功したら「保存する」をクリックして次に進みましょう。

指定したMicrosoft Teamsに設定したメッセージが届いているか確認してください。

確認できたら、設定は全て完了です。

ステップ5:フローボットの自動化設定

最後に以下の画面が出てきたら「トリガーをON」をクリックしてください。

これにて、全ての設定が完了です!

GmailやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にも、GmailやMicrosoft Teamsを活用した業務自動化テンプレートを用意しています!
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Gmailの自動化例


■概要
Gmailでメールを受信したら、DeepLで翻訳し担当者に依頼するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・グローバルチームで働いており、多言語間のコミュニケーションを円滑に行いたい方
・海外の取引先や顧客から外国語のメールが頻繁に届いており、迅速な内容把握や対応が必要と考えている方
・メール内容のDeepLでの翻訳と、メール対応依頼をスムーズに進めたい方
・重要なビジネスメールの見落としを防止したい方
・国際的なカスタマーサポートを実施しており、多言語での問い合わせ対応の効率化を図りたいサポートチームメンバー

■注意事項
・Gmail、DeepLのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。

■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方

2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方

■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方

■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。(APIが使用されたときに支払いができる状態)‍
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。

■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Microsoft Teamsの自動化例


■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。
重要なメッセージを見逃したり、都度コピー&ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
・部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
・手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Microsoft Teamsを利用してメンバーとコミュニケーションを取っている方
・日々のメッセージ内容を効率的に管理し、必要な情報をすぐにアクセスできるようにしたい方
・メンバーとのやり取りを整理し、情報の共有漏れを防ぎたいと考える方

2. OneDriveを活用してファイル管理を行っている方
・ファイルを手動で整理する手間を省き、自動化によって業務効率を向上させたい方
・メッセージ内容に基づいて自動的にフォルダを作成し、重要な情報を漏れなく保存したい方

■注意事項
・Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要
「Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Asanaでタスクを作成する」フローは、チーム内コミュニケーションとタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの重要なメッセージを見逃さず、Asanaに自動的にタスクとして登録することで、プロジェクト管理がスムーズに行えます。YoomのAPI連携やRPA機能を活用し、手動での登録作業を省略できます。これにより、効率的なチーム運営が実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとAsanaを既に活用しており、連携による業務効率化を図りたい方
・チーム内での重要メッセージを見逃さず、迅速にタスク化したいプロジェクトマネージャーの方
・手動でのタスク登録に時間を取られているチームリーダーやメンバーの方
・Yoomを利用して業務ワークフローの自動化を検討中の企業担当者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要
・Microsoft Teamsのチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使って別の箇所にメールを送ります。

■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

毎月の月末に起動して通知するフローボットです。分岐後の右側にフローを追加してください。

まとめ

GmailとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた問い合わせ情報の転記や共有にかかる時間と手間を削減し、通知漏れなどのヒューマンエラーのリスクも低減できます。

これにより、担当者は単純作業から解放され、顧客への迅速かつ丁寧な対応といった、より本質的な業務に集中できる環境が整います!

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
y.katagiri
y.katagiri
ライター歴8年です。書くことが好きです。Yoomの魅力をたくさんの人に届けられるように頑張ります!
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