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【簡単設定】Gmailの問い合わせをMicrosoft Teamsで効率的に管理する方法
「Gmailに届く問い合わせメールを、わざわざMicrosoft Teamsにコピペして共有するのが手間…」
「問い合わせの見落としや、Microsoft Teamsへの通知漏れが心配…」
このように、Gmailで受けた問い合わせ内容をMicrosoft Teamsで管理・共有する際に、手作業による非効率さや課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、Gmailに届いた問い合わせメールの内容が、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知される仕組みがあれば、こうした悩みから解放され、問い合わせ対応のスピードと質を向上させ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができますよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、すぐに効果を実感できますよ。
ぜひ導入して日々の業務をよりスムーズに進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信したお問い合わせメールの内容をMicrosoft Teamsに自動で通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度Microsoft Teamsへ手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、情報共有のスピードや正確性が求められる中で、この手作業は担当者の負担となり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージを送信できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMicrosoft Teamsを使い、お問い合わせ対応を手作業で行っている方
- 顧客対応の迅速化とチーム内の情報共有の効率化を目指す担当者の方
- 定型的な通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からMicrosoft Teamsへの通知が自動化され、手作業による転記や連絡の手間を省くことができます。
- 手作業による通知漏れや内容の誤りを防ぎ、確実な情報共有を実現することで、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、通知の対象としたいメールに付与されているラベルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、通知先のチームとチャネル、そして送信するメッセージ内容をメールの情報と組み合わせて設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔を任意で設定できるほか、通知のきっかけとなる受信メールのラベルを柔軟にカスタムできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームIDやチャネルIDを自由に選択し、固定のテキストだけでなく、Gmailから取得したメールの件名や本文などの情報を組み合わせてメッセージ内容を詳細にカスタムできます。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度Microsoft Teamsへ手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、情報共有のスピードや正確性が求められる中で、この手作業は担当者の負担となり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージを送信できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMicrosoft Teamsを使い、お問い合わせ対応を手作業で行っている方
- 顧客対応の迅速化とチーム内の情報共有の効率化を目指す担当者の方
- 定型的な通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からMicrosoft Teamsへの通知が自動化され、手作業による転記や連絡の手間を省くことができます。
- 手作業による通知漏れや内容の誤りを防ぎ、確実な情報共有を実現することで、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、通知の対象としたいメールに付与されているラベルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、通知先のチームとチャネル、そして送信するメッセージ内容をメールの情報と組み合わせて設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔を任意で設定できるほか、通知のきっかけとなる受信メールのラベルを柔軟にカスタムできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームIDやチャネルIDを自由に選択し、固定のテキストだけでなく、Gmailから取得したメールの件名や本文などの情報を組み合わせてメッセージ内容を詳細にカスタムできます。
GmailとMicrosoft Teamsを連携する自動化の方法
GmailとMicrosoft Teams間で発生する問い合わせ情報の連携を自動化して、チーム内での情報共有をスムーズにする具体的な方法をテンプレートを用いて紹介します。
問い合わせ対応の迅速化や抜け漏れ防止を実現できるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信したお問い合わせメールをMicrosoft Teamsに自動で通知する
Gmailに新しいメールが届いた際に、その内容をMicrosoft Teamsの指定チャネルに自動で通知する基本的な連携フローです。
そのため手作業でのヒューマンエラーを防ぎ、問い合わせへの迅速な対応をサポートします！
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度Microsoft Teamsへ手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、情報共有のスピードや正確性が求められる中で、この手作業は担当者の負担となり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージを送信できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMicrosoft Teamsを使い、お問い合わせ対応を手作業で行っている方
- 顧客対応の迅速化とチーム内の情報共有の効率化を目指す担当者の方
- 定型的な通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からMicrosoft Teamsへの通知が自動化され、手作業による転記や連絡の手間を省くことができます。
- 手作業による通知漏れや内容の誤りを防ぎ、確実な情報共有を実現することで、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、通知の対象としたいメールに付与されているラベルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、通知先のチームとチャネル、そして送信するメッセージ内容をメールの情報と組み合わせて設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔を任意で設定できるほか、通知のきっかけとなる受信メールのラベルを柔軟にカスタムできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームIDやチャネルIDを自由に選択し、固定のテキストだけでなく、Gmailから取得したメールの件名や本文などの情報を組み合わせてメッセージ内容を詳細にカスタムできます。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度Microsoft Teamsへ手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、情報共有のスピードや正確性が求められる中で、この手作業は担当者の負担となり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージを送信できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMicrosoft Teamsを使い、お問い合わせ対応を手作業で行っている方
- 顧客対応の迅速化とチーム内の情報共有の効率化を目指す担当者の方
- 定型的な通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からMicrosoft Teamsへの通知が自動化され、手作業による転記や連絡の手間を省くことができます。
- 手作業による通知漏れや内容の誤りを防ぎ、確実な情報共有を実現することで、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、通知の対象としたいメールに付与されているラベルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、通知先のチームとチャネル、そして送信するメッセージ内容をメールの情報と組み合わせて設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔を任意で設定できるほか、通知のきっかけとなる受信メールのラベルを柔軟にカスタムできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームIDやチャネルIDを自由に選択し、固定のテキストだけでなく、Gmailから取得したメールの件名や本文などの情報を組み合わせてメッセージ内容を詳細にカスタムできます。
Gmailのメールからデータを抽出してMicrosoft Teamsに自動で通知する
Gmailで受信したメール本文から、問い合わせ内容や顧客情報などの特定のデータを抽出し、整形した上でMicrosoft Teamsに通知するフローです。必要な情報だけを素早く確認でき、対応の質とスピード向上に貢献します！
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、担当者へ知らせるために手作業でMicrosoft Teamsに転記するのは手間がかかり、また入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIがメール本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Teamsの指定チャネルへ通知する一連の流れを自動化でき、これらの課題解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせ内容をMicrosoft Teamsへ手動で共有している担当者の方
- お問い合わせ対応の迅速化と、情報共有の漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのお問い合わせ受信からMicrosoft Teamsへの通知までを自動化することで、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、対象とするメールラベルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文からお問い合わせ内容や顧客情報などを抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを含めて指定したチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローの起動間隔や、どのメールラベルが付与されたメールをトリガーとするかを任意で設定してください。
- AI機能によるデータ抽出設定では、変換タイプを選択し、固定値や他のアクションのアウトプットを利用して、抽出対象や抽出項目を柔軟にカスタムできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDやチャネルIDを指定し、固定値や他のアクションのアウトプットを使用して、通知メッセージの内容を自由にカスタムできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、担当者へ知らせるために手作業でMicrosoft Teamsに転記するのは手間がかかり、また入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIがメール本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Teamsの指定チャネルへ通知する一連の流れを自動化でき、これらの課題解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせ内容をMicrosoft Teamsへ手動で共有している担当者の方
- お問い合わせ対応の迅速化と、情報共有の漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのお問い合わせ受信からMicrosoft Teamsへの通知までを自動化することで、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、対象とするメールラベルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文からお問い合わせ内容や顧客情報などを抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを含めて指定したチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローの起動間隔や、どのメールラベルが付与されたメールをトリガーとするかを任意で設定してください。
- AI機能によるデータ抽出設定では、変換タイプを選択し、固定値や他のアクションのアウトプットを利用して、抽出対象や抽出項目を柔軟にカスタムできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDやチャネルIDを指定し、固定値や他のアクションのアウトプットを使用して、通知メッセージの内容を自由にカスタムできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受信した特定のお問い合わせメールをMicrosoft Teamsに自動で通知する
Gmailで受信したメールの中から、件名や送信元アドレスなど特定の条件に合致するものだけをMicrosoft Teamsに通知するフローです。
重要な問い合わせのみを効率的にチームへ共有することができるので、情報のノイズを減らすのに役立ちます！
■概要Gmailで受信する重要なお問い合わせメールの見落としや、関係者への共有漏れでお困りではないでしょうか。手作業でMicrosoft Teamsへ転送していると、どうしても手間がかかり、対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信するお問い合わせの対応を、より迅速かつ効率的に行いたいと考えている方
- Microsoft Teamsを社内の主要な連絡ツールとして利用し、情報共有のスピードを重視している方
- 手作業によるメールの転送や通知作業に時間を費やしており、業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでのメール受信をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた転送や連絡の手間を省き、時間を有効活用できます。
- システムが自動で通知処理を行うことで、重要なお問い合わせの見落としや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコマンドオペレーションの「分岐」を設定し、特定の条件に応じた処理の分岐点を設けます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャネルにメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- 通知するメッセージの内容は自由にカスタマイズが可能であり、Gmailの受信メールから取得した件名や本文といった情報をメッセージに含めることもできます。
■注意事項- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するお問い合わせの対応を、より迅速かつ効率的に行いたいと考えている方
- Microsoft Teamsを社内の主要な連絡ツールとして利用し、情報共有のスピードを重視している方
- 手作業によるメールの転送や通知作業に時間を費やしており、業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた転送や連絡の手間を省き、時間を有効活用できます。
- システムが自動で通知処理を行うことで、重要なお問い合わせの見落としや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコマンドオペレーションの「分岐」を設定し、特定の条件に応じた処理の分岐点を設けます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャネルにメッセージを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- 通知するメッセージの内容は自由にカスタマイズが可能であり、Gmailの受信メールから取得した件名や本文といった情報をメッセージに含めることもできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailとMicrosoft Teamsを連携するフローを作ってみよう！
ここからは代表的な例として、Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をMicrosoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とMicrosoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、担当者へ知らせるために手作業でMicrosoft Teamsに転記するのは手間がかかり、また入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIがメール本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Teamsの指定チャネルへ通知する一連の流れを自動化でき、これらの課題解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせ内容をMicrosoft Teamsへ手動で共有している担当者の方
- お問い合わせ対応の迅速化と、情報共有の漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのお問い合わせ受信からMicrosoft Teamsへの通知までを自動化することで、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、対象とするメールラベルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文からお問い合わせ内容や顧客情報などを抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを含めて指定したチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローの起動間隔や、どのメールラベルが付与されたメールをトリガーとするかを任意で設定してください。
- AI機能によるデータ抽出設定では、変換タイプを選択し、固定値や他のアクションのアウトプットを利用して、抽出対象や抽出項目を柔軟にカスタムできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDやチャネルIDを指定し、固定値や他のアクションのアウトプットを使用して、通知メッセージの内容を自由にカスタムできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、担当者へ知らせるために手作業でMicrosoft Teamsに転記するのは手間がかかり、また入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIがメール本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Teamsの指定チャネルへ通知する一連の流れを自動化でき、これらの課題解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせ内容をMicrosoft Teamsへ手動で共有している担当者の方
- お問い合わせ対応の迅速化と、情報共有の漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのお問い合わせ受信からMicrosoft Teamsへの通知までを自動化することで、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、対象とするメールラベルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文からお問い合わせ内容や顧客情報などを抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを含めて指定したチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローの起動間隔や、どのメールラベルが付与されたメールをトリガーとするかを任意で設定してください。
- AI機能によるデータ抽出設定では、変換タイプを選択し、固定値や他のアクションのアウトプットを利用して、抽出対象や抽出項目を柔軟にカスタムできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDやチャネルIDを指定し、固定値や他のアクションのアウトプットを使用して、通知メッセージの内容を自由にカスタムできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：マイアプリ登録
まずは「Gmail」と「Microsoft Teams」のマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
Gmailのマイアプリ登録
まずはGmailのマイアプリ登録から行います。
アプリの一覧から「Gmail」を検索しましょう。
以下の画面が出てきたら「 Sign in with Google」をクリックしてください。
次に使用したいGoogleアカウントを選択してください。
パスワードを入力後、Googleアカウントにログインしましょう。
マイアプリに「Gmail」が出てきたら、登録完了です！
Microsoft Teamsのマイアプリ登録
次は「Microsoft Teams」のマイアプリ登録です。
アプリ一覧からMicrosoft Teamsを検索しましょう。
以下の画面が出てきたら、Microsoft365のアカウントにログインします。
アカウントを持っていない方は、アカウントを作成しましょう。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性がありますので、ご注意ください。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録完了です！
マイアプリの欄に「Gmail」と「Microsoft Teams」が表示されていれば、OKです！
確認してみてくださいね。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから実際にフローボットを作成していきます。
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットに埋もれてしまい、後から探すのに苦労することはありませんか？
また、都度Microsoft SharePointへ手作業で保存するのは手間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されると、自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダへ保存されるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで頻繁にファイルを共有し、整理に手間を感じている方
- Microsoft SharePointをファイル保管庫としており、手動アップロードを自動化したい方
- ファイル管理のルールを統一し、業務の属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿をトリガーに自動で保存されるため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- ファイルが添付されたメッセージのみを対象とするため、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの有無で処理を分けます。
- ファイルがある場合、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」を設定し、Microsoft Teamsに投稿されたファイルを取得します。
- 必要に応じて「テキスト生成機能」でファイル名を変更したり、「進行先切り替え機能」で保存先のフォルダを動的に変更したりします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、指定のフォルダへファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイルの有無など、後続の処理を分けるための条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際は、対象となるサイトIDやドライブIDなどを任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、ファイル名の命名規則など、生成したい内容に合わせてプロンプトを任意で設定してください。
- 進行先切り替え機能では、ファイルの種類に応じて保存先を変更する場合など、切り替えの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際は、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットに埋もれてしまい、後から探すのに苦労することはありませんか？
また、都度Microsoft SharePointへ手作業で保存するのは手間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されると、自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダへ保存されるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで頻繁にファイルを共有し、整理に手間を感じている方
- Microsoft SharePointをファイル保管庫としており、手動アップロードを自動化したい方
- ファイル管理のルールを統一し、業務の属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿をトリガーに自動で保存されるため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- ファイルが添付されたメッセージのみを対象とするため、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの有無で処理を分けます。
- ファイルがある場合、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」を設定し、Microsoft Teamsに投稿されたファイルを取得します。
- 必要に応じて「テキスト生成機能」でファイル名を変更したり、「進行先切り替え機能」で保存先のフォルダを動的に変更したりします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、指定のフォルダへファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイルの有無など、後続の処理を分けるための条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際は、対象となるサイトIDやドライブIDなどを任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、ファイル名の命名規則など、生成したい内容に合わせてプロンプトを任意で設定してください。
- 進行先切り替え機能では、ファイルの種類に応じて保存先を変更する場合など、切り替えの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際は、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進みましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
次にアプリトリガー設定を行います。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう。
連携するアカウントは、Gmailのアカウントです。
続いて、API接続設定です。
トリガーの起動間隔を行います。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
プルダウンから選択しましょう。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックしてください！
また、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめです。
今回は「5分」を設定しました。
ラベルを候補から設定しましょう。
次にテストを行い、仮のデータを取得します。このテストは連携設定の際に必要となります。
そのため、テスト用にメールを送信しましょう。その後テストボタンを押します。
メールを送信した後でなければ、正しくテストが行われないので、そこは注意ですよ！
テストが成功したら、取得した値を確認してください。
取得した値を活用して、この後のフローボットを完成させていきます。
詳しくは後ほど出てきますが、Microsoft Teamsに通知する際のメッセージに本文等を引用していきます。
なので、本文の後にしっかり値が取得できているか確認してくださいね。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
ステップ4：チャンネルを送る
次にMicrosoft Teamsに通知する設定を行います。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認後、次に進んでください。
続いて、API接続設定です。
チームIDは候補から選択してください。
チャンネルIDも候補から選択します。
Microsoft Teamsに通知するチャンネルを指定します。
続いて、メッセージの設定です。
設定例を参考に入力してください。
本文は取得した値から選択しました。
本文を入れることで、Microsoft Teamsに通知した際に本文を確認できます。
メンション情報は、設定したいメンションがある場合に設定しましょう。
添付ファイル情報も、必要な場合は設定してください。
最後にテストを行います。
テスト成功したら「保存する」をクリックして次に進みましょう。
指定したMicrosoft Teamsに設定したメッセージが届いているか確認してください。
確認できたら、設定は全て完了です。
ステップ5：フローボットの自動化設定
最後に以下の画面が出てきたら「トリガーをON」をクリックしてください。
これにて、全ての設定が完了です！
GmailやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例
Yoomでは他にも、GmailやMicrosoft Teamsを活用した業務自動化テンプレートを用意しています！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Gmailの自動化例
■概要日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要Zoomウェビナーの開催は効果的なリード獲得手段ですが、終了後のフォローメールの送信に手間がかかっていると感じることはありませんか。参加者一人ひとりへの手作業でのメール送信は時間がかかる上、送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、参加者リストの取得からGmailでのフォローメール送信までの一連の流れを自動化し、迅速かつ確実なフォローアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナー後のフォローメール作成や送信を手作業で行い、非効率だと感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なアプローチで、エンゲージメントを高めたいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット- ウェビナー終了後に参加者情報を自動で取得しGmailでメールを送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での宛先設定や情報転記が不要になるため、送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得した登録者リストのデータをもとに、後続の処理を繰り返すため「ループ機能」を設定します
- 最後に、ループ処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、フローボットを起動したいウェビナーが開催されるアカウントのメールアドレスを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のZoomアクションで取得した参加者リストなど、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定します。
- Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段で取得した参加者の氏名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要Googleフォームでお問い合わせやアンケートを受け付けた後、回答者一人ひとりに手動でメールを返信するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも気になりませんか？このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、Gmailから自動でサンクスメールなどを返信できます。これにより、手作業による返信業務を効率化し、顧客対応の質を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームを使った問い合わせ対応で、返信作業の自動化を検討しているご担当者の方
- アンケート回答者へのサンクスメールなどをGmailで手動送信しており、効率化したい方
- 手作業によるメール返信での対応漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答送信をトリガーにGmailが自動送信されるため、手作業での返信対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業でのメール送信で起こり得る、返信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した回答者のメールアドレスなどを宛先にして、自動返信メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答者の氏名やメールアドレス、回答内容などを変数として本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が可能です。
■注意事項- Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要海外からの問い合わせなど、外国語のメール対応に手間取っていませんか？
一つひとつ内容を翻訳ツールにかけて担当者に対応を依頼する作業は時間もかかり、対応漏れのリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをDeepLが翻訳し、指定の担当者に対応を依頼するまでの流れを自動化できます。
外国語のメール対応をスムーズに行い、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する海外からのメール対応に手間を感じているカスタマーサポートの方
- DeepLを使い手動で翻訳し、海外の取引先とのやり取りをしている営業担当の方
- 外国語でのメール対応フローを効率化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信後、DeepLで翻訳し担当者に依頼するまでの一連の流れが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳内容の転記ミスや、担当者への依頼漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。
■フローボットの流れ- GmailとDeepLをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定して、受信したメール本文を翻訳します。
- オペレーションで担当者依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、翻訳結果などを添えて担当者に依頼を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、どのラベルにメールが追加されたらフローボットを起動するかを指定してください。
- DeepLの翻訳オペレーションでは、翻訳元の言語と翻訳先の言語を指定することが可能です。
- 担当者への依頼オペレーションでは、依頼先の担当者を指定し、依頼内容のメッセージに翻訳後のテキストなど、フロー内で取得した値を埋め込むことができます。
■注意事項- Gmail、DeepLのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメール作成や送信を手作業で行い、非効率だと感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なアプローチで、エンゲージメントを高めたいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後に参加者情報を自動で取得しGmailでメールを送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での宛先設定や情報転記が不要になるため、送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得した登録者リストのデータをもとに、後続の処理を繰り返すため「ループ機能」を設定します
- 最後に、ループ処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、フローボットを起動したいウェビナーが開催されるアカウントのメールアドレスを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のZoomアクションで取得した参加者リストなど、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定します。
- Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段で取得した参加者の氏名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを使った問い合わせ対応で、返信作業の自動化を検討しているご担当者の方
- アンケート回答者へのサンクスメールなどをGmailで手動送信しており、効率化したい方
- 手作業によるメール返信での対応漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーにGmailが自動送信されるため、手作業での返信対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業でのメール送信で起こり得る、返信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した回答者のメールアドレスなどを宛先にして、自動返信メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答者の氏名やメールアドレス、回答内容などを変数として本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
一つひとつ内容を翻訳ツールにかけて担当者に対応を依頼する作業は時間もかかり、対応漏れのリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをDeepLが翻訳し、指定の担当者に対応を依頼するまでの流れを自動化できます。
外国語のメール対応をスムーズに行い、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する海外からのメール対応に手間を感じているカスタマーサポートの方
- DeepLを使い手動で翻訳し、海外の取引先とのやり取りをしている営業担当の方
- 外国語でのメール対応フローを効率化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信後、DeepLで翻訳し担当者に依頼するまでの一連の流れが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳内容の転記ミスや、担当者への依頼漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。
■フローボットの流れ
- GmailとDeepLをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定して、受信したメール本文を翻訳します。
- オペレーションで担当者依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、翻訳結果などを添えて担当者に依頼を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルにメールが追加されたらフローボットを起動するかを指定してください。
- DeepLの翻訳オペレーションでは、翻訳元の言語と翻訳先の言語を指定することが可能です。
- 担当者への依頼オペレーションでは、依頼先の担当者を指定し、依頼内容のメッセージに翻訳後のテキストなど、フロー内で取得した値を埋め込むことができます。
■注意事項
- Gmail、DeepLのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsの自動化例
■概要毎月の月末には、締め作業や報告書の提出など、忘れられない定型業務が多く発生するのではないでしょうか？これらのリマインドを手作業で行っていると、抜け漏れが発生したり、他の業務を圧迫したりすることもあります。このワークフローを活用すれば、毎月自動で月末を判定し、指定した時間にMicrosoft Teamsへ通知を送ることができるため、重要なタスクの実行忘れを防ぎ、業務の確実性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方- 月末の締め作業や報告業務を管理しており、リマインドを自動化したい方
- Microsoft Teamsを活用して、チームへの定期的な通知を効率化したいマネージャーの方
- 手動でのリマインドによる通知忘れや、業務の属人化に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- 毎月自動で月末を判定して通知が実行されるため、リマインドのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行を確実にします。
- 担当者に依存せず、設定した日時に必ず通知が飛ぶ仕組みを構築できるため、リマインド業務の属人化を削減し、業務を標準化できます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎月特定の日時にフローボットが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで計算処理と分岐機能を設定し、フローボットが起動した日が月末であるかを判定させ、月末ではない場合は処理を終了させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルに通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定で、フローボットを起動させたい日時（例：毎月最終営業日の午前9時など）を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへ通知を送るオペレーションで、通知先のチャネルやチーム、送信するメッセージの本文を業務内容に合わせて自由に設定してください。
■注意事項- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されるプロジェクトや案件の情報を、手作業でOneDriveにフォルダとして作成し管理していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を誤るなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、内容をAIが読み取り、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft TeamsとOneDriveを連携させ、情報管理の効率化を図りたいと考えている方
- 特定のメッセージをもとに、手作業でOneDriveにフォルダを作成しているチームリーダーや担当者の方
- 定型的なフォルダ作成作業を自動化し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけでフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。
- AIがメッセージからフォルダ名を正確に抽出して作成するため、手作業による命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージ本文からフォルダ名として利用したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- AI機能によるテキスト抽出の設定では、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用し、フォルダ名として抽出したい項目を任意に指定することが可能です。これにより、独自の命名規則に沿ったフォルダを自動で作成できます。
■注意事項- Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
- 部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
- 手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を都度確認し、手動でSlackに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます
- 手作業による情報の転記漏れや通知忘れを防ぎ、重要なメッセージを関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャネルやメッセージ内容を構成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の起点としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください
- Slackのオペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Microsoft Teamsから取得した投稿内容などを変数として埋め込んだりすることも可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Microsoft Teamsでの重要なやり取りを、チーム外のメンバーや関係者に都度メールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、情報の伝達漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されると、その内容を自動でOutlookからメール送信できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft Teamsの投稿内容をOutlookで手動転送しており、手間を削減したい方
- 部署やチーム内での情報伝達漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
- 社内外への情報共有プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Teamsへの投稿を起点に自動でメールが送信されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、特定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。前段のトリガーで取得したMicrosoft Teamsの投稿内容などを、変数としてメールの本文に含めることも可能です。
■注意事項- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になる中で、チャットで依頼されたタスクが流れてしまい、Asanaへの転記漏れや管理の煩雑さに課題を感じていませんか？手作業でのタスク登録は手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されたメッセージをAIが解析し、Asanaへ自動でタスクを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft TeamsとAsanaを連携させ、タスク作成を自動化したいと考えている方
- チャットでの依頼事項の見落としや、Asanaへのタスク登録漏れを防ぎたい方
- 手作業によるタスク管理の時間を削減し、より重要な業務に集中したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Teamsの特定メッセージから自動でAsanaにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- メッセージの見落としや手動での転記ミスといった、タスク登録におけるヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコマンドオペレーションの「分岐」を設定し、特定の条件に合致したメッセージのみを処理するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メッセージ内容からタスク名などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」を設定し、抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのトリガー「チャネルにメッセージが送信されたら」では、タスク作成のきっかけとしたいメッセージが投稿される、任意のチームIDおよびチャネルIDを設定してください。
- AI機能でテキストからデータを抽出する際に、タスク名や担当者、期日など、メッセージのどの部分をどのようなデータとして抽出するかを任意に設定してください。
- Asanaでタスクを作成する際に、どのプロジェクトに追加するか、また担当者や期日などの情報を任意に設定してください。
■注意事項- Microsoft Teams、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 月末の締め作業や報告業務を管理しており、リマインドを自動化したい方
- Microsoft Teamsを活用して、チームへの定期的な通知を効率化したいマネージャーの方
- 手動でのリマインドによる通知忘れや、業務の属人化に課題を感じている方
- 毎月自動で月末を判定して通知が実行されるため、リマインドのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行を確実にします。
- 担当者に依存せず、設定した日時に必ず通知が飛ぶ仕組みを構築できるため、リマインド業務の属人化を削減し、業務を標準化できます。
- はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎月特定の日時にフローボットが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで計算処理と分岐機能を設定し、フローボットが起動した日が月末であるかを判定させ、月末ではない場合は処理を終了させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルに通知を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定で、フローボットを起動させたい日時（例：毎月最終営業日の午前9時など）を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへ通知を送るオペレーションで、通知先のチャネルやチーム、送信するメッセージの本文を業務内容に合わせて自由に設定してください。
- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft TeamsとOneDriveを連携させ、情報管理の効率化を図りたいと考えている方
- 特定のメッセージをもとに、手作業でOneDriveにフォルダを作成しているチームリーダーや担当者の方
- 定型的なフォルダ作成作業を自動化し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけでフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。
- AIがメッセージからフォルダ名を正確に抽出して作成するため、手作業による命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージ本文からフォルダ名として利用したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを自動で作成します。
- AI機能によるテキスト抽出の設定では、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用し、フォルダ名として抽出したい項目を任意に指定することが可能です。これにより、独自の命名規則に沿ったフォルダを自動で作成できます。
- Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
- 部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
- 手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を都度確認し、手動でSlackに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます
- 手作業による情報の転記漏れや通知忘れを防ぎ、重要なメッセージを関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャネルやメッセージ内容を構成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の起点としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください
- Slackのオペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Microsoft Teamsから取得した投稿内容などを変数として埋め込んだりすることも可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容をOutlookで手動転送しており、手間を削減したい方
- 部署やチーム内での情報伝達漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
- 社内外への情報共有プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を起点に自動でメールが送信されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、特定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。前段のトリガーで取得したMicrosoft Teamsの投稿内容などを、変数としてメールの本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft TeamsとAsanaを連携させ、タスク作成を自動化したいと考えている方
- チャットでの依頼事項の見落としや、Asanaへのタスク登録漏れを防ぎたい方
- 手作業によるタスク管理の時間を削減し、より重要な業務に集中したいチームリーダーの方
- Microsoft Teamsの特定メッセージから自動でAsanaにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- メッセージの見落としや手動での転記ミスといった、タスク登録におけるヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコマンドオペレーションの「分岐」を設定し、特定の条件に合致したメッセージのみを処理するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メッセージ内容からタスク名などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」を設定し、抽出した情報を元にタスクを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー「チャネルにメッセージが送信されたら」では、タスク作成のきっかけとしたいメッセージが投稿される、任意のチームIDおよびチャネルIDを設定してください。
- AI機能でテキストからデータを抽出する際に、タスク名や担当者、期日など、メッセージのどの部分をどのようなデータとして抽出するかを任意に設定してください。
- Asanaでタスクを作成する際に、どのプロジェクトに追加するか、また担当者や期日などの情報を任意に設定してください。
- Microsoft Teams、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
GmailとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた問い合わせ情報の転記や共有にかかる時間と手間を削減し、通知漏れなどのヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、顧客への迅速かつ丁寧な対応といった、より本質的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
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