Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存する

■概要

Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットに埋もれてしまい、後から探すのに苦労することはありませんか？
また、都度Microsoft SharePointへ手作業で保存するのは手間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されると、自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダへ保存されるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで頻繁にファイルを共有し、整理に手間を感じている方
• Microsoft SharePointをファイル保管庫としており、手動アップロードを自動化したい方
• ファイル管理のルールを統一し、業務の属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのファイル投稿をトリガーに自動で保存されるため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの保存忘れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. ファイルが添付されたメッセージのみを対象とするため、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの有無で処理を分けます。
4. ファイルがある場合、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」を設定し、Microsoft Teamsに投稿されたファイルを取得します。
5. 必要に応じて「テキスト生成機能」でファイル名を変更したり、「進行先切り替え機能」で保存先のフォルダを動的に変更したりします。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、指定のフォルダへファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイルの有無など、後続の処理を分けるための条件を任意で設定してください。
• Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際は、対象となるサイトIDやドライブIDなどを任意で設定してください。
• テキスト生成機能では、ファイル名の命名規則など、生成したい内容に合わせてプロンプトを任意で設定してください。
• 進行先切り替え機能では、ファイルの種類に応じて保存先を変更する場合など、切り替えの条件を任意で設定してください。
• Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際は、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。