■概要
Gmailで受信した特定のお問い合わせメールの内容確認や、Microsoft Teamsへの通知を手作業で行っていませんか。 日々の業務でこれらのSaaSを利用する中で、こうした手作業は手間がかかるだけでなく、見落としや対応遅延のリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsに通知でき、情報共有の迅速化と業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMicrosoft Teamsを利用し、お問い合わせ対応の通知業務に課題を感じている方
- メールの見落としや情報共有の遅れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたいチームリーダーの方
- 手作業によるルーティンワークを自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると、自動でMicrosoft Teamsに必要な情報が通知されるため、手作業による転記や連絡の手間を削減できます。
- メールの見落としや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速かつ確実な情報共有を実現し、対応の質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションで、通知の起点となるメールの条件を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能の「コマンドオペレーション」を設定し、例えばメールの件名に特定のキーワードが含まれている場合のみ後続の処理に進む、といった条件分岐を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメールの内容を指定したチャネルに通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」では、通知対象としたいメールに付与されている特定のラベルを任意で指定してください。
- 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、例えばメールの件名に「問い合わせ」という文字列が含まれている場合にのみMicrosoft Teamsへ通知するなど、実際の運用に合わせて条件を詳細に設定できます。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチームID、チャネルID、そして送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。メール本文や送信者といった情報をメッセージに含めることも可能です。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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