【ノーコードで実現】Google DriveとMicrosoft Excelを連携して承認フローを自動化する方法

Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する

試してみる

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■概要

Google Driveに格納された請求書や申請書などのファイルをもとに、手作業で承認依頼の連絡やMicrosoft Excelへの記録を行っていませんか？こうした定型的な業務は、対応漏れや転記ミスの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、担当者への承認依頼と承認後のMicrosoft Excelへの記録を自動で実行できます。一連の承認プロセスを効率化し、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに格納されたファイルをもとに、手動で承認プロセスを進めている方
• 承認後の情報をMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じているチームリーダーの方
• ファイル管理から承認、記録までの一連のフローを自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納から承認依頼、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による承認依頼の送信漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者へ承認依頼を送信します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認されたファイルに関する情報を指定のファイルに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが格納された際にこのワークフローを起動させるか、対象となるフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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「Microsoft Excelで作成した申請書をGoogle Driveにアップロードして、承認者にメールで通知し、承認されたらまたMicrosoft Excelに結果を記録するのが大変…」
「承認済みのファイルがどれかGoogle Drive内で探しにくいし、Microsoft Excelでの進捗管理も手間…」
このように、Microsoft ExcelとGoogle Driveを活用した承認フローにおいて、手作業による煩雑さや管理の難しさに課題を感じていませんか？

もし、Microsoft Excelの申請データがGoogle Drive上の特定フォルダに格納されると自動で承認依頼が送られ、承認結果がMicrosoft Excelに自動反映されるようになれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには、Microsoft ExcelとGoogle Driveを連携して承認フローを自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する

試してみる

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■概要

Google Driveに格納された請求書や申請書などのファイルをもとに、手作業で承認依頼の連絡やMicrosoft Excelへの記録を行っていませんか？こうした定型的な業務は、対応漏れや転記ミスの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、担当者への承認依頼と承認後のMicrosoft Excelへの記録を自動で実行できます。一連の承認プロセスを効率化し、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに格納されたファイルをもとに、手動で承認プロセスを進めている方
• 承認後の情報をMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じているチームリーダーの方
• ファイル管理から承認、記録までの一連のフローを自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納から承認依頼、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による承認依頼の送信漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者へ承認依頼を送信します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認されたファイルに関する情報を指定のファイルに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが格納された際にこのワークフローを起動させるか、対象となるフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google DriveとMicrosoft Excelを連携する自動化の方法

Google DriveとMicrosoft Excel間で発生する承認フローなどの連携作業を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、承認プロセスの迅速化や手作業によるミス削減、進捗管理の効率化を実現できるでしょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Google Driveへのファイル格納をトリガーに承認しMicrosoft Excelへ自動で記録する

Google Driveにファイルが格納されたことをきっかけに、承認依頼の送信や記録、通知までを自動で行うフローです。
手作業による承認依頼の連絡漏れやMicrosoft Excelへの記録忘れをなくし、承認プロセス全体を効率化します！

Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する

試してみる

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■概要

Google Driveに格納された請求書や申請書などのファイルをもとに、手作業で承認依頼の連絡やMicrosoft Excelへの記録を行っていませんか？こうした定型的な業務は、対応漏れや転記ミスの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、担当者への承認依頼と承認後のMicrosoft Excelへの記録を自動で実行できます。一連の承認プロセスを効率化し、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに格納されたファイルをもとに、手動で承認プロセスを進めている方
• 承認後の情報をMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じているチームリーダーの方
• ファイル管理から承認、記録までの一連のフローを自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納から承認依頼、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による承認依頼の送信漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者へ承認依頼を送信します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認されたファイルに関する情報を指定のファイルに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが格納された際にこのワークフローを起動させるか、対象となるフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelにレコードを追加後、メールで通知する

試してみる

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■概要

Google Driveに新しいファイルが格納されるたびに、手動で承認依頼を送り、Microsoft Excelに内容を転記して関係者にメールで通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、承認依頼からMicrosoft Excelへの記録、メールでの通知までを自動化することができ、ファイル管理に付随する定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveへのファイル格納後の、承認申請や情報共有を手作業で行っている方
• Microsoft Excelへの記録漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
• ファイル管理に関連する承認フローを自動化し、業務を効率化したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが格納されると、承認依頼からMicrosoft Excelへの記録、メール通知までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 人の手を介さずに処理が進むため、承認依頼の送り忘れやMicrosoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーを防止し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでYoomの「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者へ承認を依頼します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル情報などを指定のファイルに記録します。
5. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に完了通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ファイルの格納を検知する対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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特定条件のGoogle Driveファイルを基に承認しMicrosoft Excelへ自動で記録する

Google Driveに格納されたファイルの中から、ファイル名や種類など特定の条件に合致するものだけを対象として承認フローを開始し、承認後にその結果をMicrosoft Excelに記録するフローです。
大量のファイルの中から本当に承認が必要なものだけを効率的に処理し、確認作業の負担を大きく減らすことができます！

Google Driveに特定のファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelにレコードを追加する

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■概要

Google Driveに格納されたファイルを確認し、手動で承認依頼を送り、その内容をMicrosoft Excelに記録する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このような定型業務は、対応漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーに、担当者への承認依頼からMicrosoft Excelへのレコード追加までの一連の流れを自動で実行し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとMicrosoft Excelを用いた承認フローを自動化したいと考えている方
• ファイル格納後の承認依頼の送信や、結果の記録作業を効率化したいと考えている担当者の方
• 手作業による情報共有やデータ転記に課題を感じ、業務の属人化を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルが格納されると自動で承認依頼や記録が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での対応による依頼の送信漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 2.次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 3.次に、オペレーションで、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させる設定を行います
4. 4.続いて、オペレーションで、担当者に対して承認を依頼するアクションを設定します
5. 5.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、承認結果などの情報を指定のファイルにレコードとして追加する設定を行います

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視の対象とするか、任意のフォルダIDを指定してください。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ファイルが格納されたら、承認後にMicrosoft Excelへ自動登録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Driveにファイルが格納された際に担当者に承認依頼を送信し、承認後にその結果をMicrosoft Excelにレコードとして追加するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

•  Google DriveとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定、担当者への承認依頼設定、Microsoft Excelのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する

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■概要

Google Driveに格納された請求書や申請書などのファイルをもとに、手作業で承認依頼の連絡やMicrosoft Excelへの記録を行っていませんか？こうした定型的な業務は、対応漏れや転記ミスの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、担当者への承認依頼と承認後のMicrosoft Excelへの記録を自動で実行できます。一連の承認プロセスを効率化し、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに格納されたファイルをもとに、手動で承認プロセスを進めている方
• 承認後の情報をMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じているチームリーダーの方
• ファイル管理から承認、記録までの一連のフローを自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納から承認依頼、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による承認依頼の送信漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者へ承認依頼を送信します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認されたファイルに関する情報を指定のファイルに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが格納された際にこのワークフローを起動させるか、対象となるフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ステップ1: Google DriveとMicrosoft Excelのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Google Driveのマイアプリ登録

では、さっそくGoogle Driveからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogle Driveと入力するとGoogle Driveのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携したいアカウントを選択しましょう。

3.以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。

Microsoft Excelのマイアプリ登録

Microsoft Excelも同じように検索して、アイコンをクリックします。

「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携時に認証エラーが発生することがあるので、事前にプラン内容を確認しておいてくださいね。

1.Microsoft 365にログインしている状態であれば、そのままマイアプリへの登録が完了します。
ログインしていない場合は、連携したいアカウントでサインインしてください。
詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
ログインが終われば、Microsoft Excelのマイアプリ登録は完了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle DriveとMicrosoft Excelのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する

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■概要

Google Driveに格納された請求書や申請書などのファイルをもとに、手作業で承認依頼の連絡やMicrosoft Excelへの記録を行っていませんか？こうした定型的な業務は、対応漏れや転記ミスの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、担当者への承認依頼と承認後のMicrosoft Excelへの記録を自動で実行できます。一連の承認プロセスを効率化し、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに格納されたファイルをもとに、手動で承認プロセスを進めている方
• 承認後の情報をMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じているチームリーダーの方
• ファイル管理から承認、記録までの一連のフローを自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納から承認依頼、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による承認依頼の送信漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者へ承認依頼を送信します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認されたファイルに関する情報を指定のファイルに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが格納された際にこのワークフローを起動させるか、対象となるフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:新しくファイル・フォルダが作成されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアイコンをクリックします。

Google Driveと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。

各項目を設定していきます。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認してくださいね！
  迷ったら、選べる中で一番短い時間にしておくのが無難です。

• フォルダID：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
  

設定が終わったらテストのため、Google Driveの画面でファイルをアップロードしましょう。
続いてフローボットに戻り、「テスト」をクリックします。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」の画面が表示され、Google Driveから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:担当者に承認依頼を送信する設定

次に、「承認を依頼する」のアイコンをクリックします。

各項目は元から設定されています。
内容に問題がなければ、そのままフローに戻っても大丈夫です！詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してみてくださいね。承認を依頼する
設定を変更した際には、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう。

ステップ5:レコードを追加する設定

最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

Microsoft Excelと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「レコードを追加する」を選びましょう。

各項目を設定していきます。

• ファイルの保存場所：プルダウンで「OneDrive」か「SharePoint」か選択できます。今回は「OneDrive」を選択しています。
  

• ドライブID、アイテムID、シート名：入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
  

その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
なお、今回は以下のようなシートを使用しています。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。

追加するレコードの値を設定していきましょう。
各項目をクリックすると、Google Driveで取得した値を引用できます。
設定が完了したらテストをクリックしましょう。

設定が終わったらテストをクリックし、成功したら保存しましょう。

テスト後は、Microsoft Excel上でデータが反映されているか一度確認しておくと、より確実です！

ステップ6:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する方法でした！

Google DriveとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

Yoomでは、承認フローの自動化以外にも、Google DriveやMicrosoft Excelを活用したさまざまな業務改善が可能です。
ここでは、日々の作業をもっとラクにするためのテンプレートをいくつかご紹介します。
業務フローに合いそうなものがあれば、ぜひチェックしてみてくださいね！

Google Driveを使った便利な自動化例

他システムに登録された情報を基に、Google Driveでフォルダの自動作成が可能です。
メールに添付されたファイルや締結後のファイルをGoogle Driveにアップロードすることもできます。

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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■概要

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業

・取引先ごと情報管理を行う業務担当

・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方

・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方

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2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方

・担当企業ごとのフォルダを作成している方

・管理するデータをわかりやすく共有したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。

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■注意事項

・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する

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■概要

Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書を作成・管理する業務に手間を感じていませんか？

転記作業には時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。

このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、内容を反映した請求書を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までを完結させることができ、請求書発行業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

・Googleフォームで受けた注文を元に、手動で請求書を発行している担当者の方

・請求書作成時の転記ミスや確認作業に多くの時間を費やしている経理担当の方

・Google Drive上での請求書管理をよりスムーズに行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームが送信されると請求書の発行から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• フォームの回答内容が直接反映されるので、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで請求書の雛形となるファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容と雛形を元に請求書を発行し、Google Driveに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• Google Driveのアクション設定では、請求書の雛形が格納されているフォルダのIDや、発行した請求書を保存するフォルダのID、ファイル名を任意で設定可能です。
• 書類を発行するオペレーションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類のタイトルなどを任意で設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

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Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

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■概要

Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
• 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
• 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
• 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
•  分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する

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■概要

DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
• Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
• 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する

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■概要

従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
• 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
• 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
3. 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
4. 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
• 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
• Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

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Microsoft Excelを使った便利な自動化例

メール内容やタスク情報をMicrosoft Excelにデータ格納が可能です。
また、他システムのファイル情報やコンタクト情報をMicrosoft Excelに追加することもできますよ！

Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する

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■概要

Outlookで受信する重要なメールの内容を、その都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に自動でMicrosoft Excelへレコードを追加できるため、こうした定型業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した問い合わせ内容などをMicrosoft Excelで管理している方
• 手作業によるデータ転記での入力漏れや、対応遅延などの課題を抱えている方
• メールで受信した情報を起点とした業務の自動化や、効率化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーに、自動でMicrosoft Excelへ情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにレコードを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールフォルダをIDで指定し、特定のフォルダのみを監視対象とすることが可能です。
• Microsoft Excelでレコードを追加する際、対象のファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定できます。また、Outlookで取得したメールの件名や本文などの情報を、どの列に登録するか自由にマッピングできます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する

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■概要

毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方
• 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
• 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。
• Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。
• Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。

■注意事項

• Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。

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Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加する

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■概要

Notionでタスク管理をしつつ、進捗状況などをMicrosoft Excelで別途管理している場合、二重入力の手間や転記ミスが発生しがちです。特に、複数のプロジェクトが同時に進行すると、情報の同期が追いつかなくなることも少なくありません。

このワークフローを活用すれば、Notionに新しいタスクが登録されると、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、手作業による運用の手間やミスを解消し、スムーズな情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとMicrosoft Excelを併用してタスク管理を行っている方
• 手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力漏れなどのミスに課題を感じている方
• チーム内の情報共有をより効率化し、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionにタスクを登録するだけでMicrosoft Excelにも自動で同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ処理を実行できるようにします。
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したタスクの詳細情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、取得した情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください。
• Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定できます。また、追加する内容は、Notionから取得した情報を反映させるだけでなく、固定のテキストを組み合わせるなど自由に設定が可能です。

■注意事項

• Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。

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Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加する

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■概要

Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたび、手作業でMicrosoft Excelの管理台帳にファイル情報を転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納されたことをきっかけに、ファイル名やURLといった情報を自動でMicrosoft Excelに追加できます。これにより、面倒な手作業から解放され、正確なファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとMicrosoft Excelでファイル管理を行っている方
• 手作業によるファイル情報の転記に時間と手間がかかっている方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointへのファイル追加をトリガーにExcelへ自動で情報が追加され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「アプリトリガー」を設定して、特定のフォルダにファイルが作成されたことを検知するようにします。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報を指定のファイル・シートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知を受け取りたいサイトIDやフォルダIDを設定し、特定の場所でのみフローが起動するように指定します。
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、情報を追記したいファイルのドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。

　　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する

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■概要

HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、その情報を手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが作成されたタイミングで、指定したMicrosoft Excelのシートに情報を自動で追加できます。面倒な転記作業から解放され、より正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとMicrosoft Excel間の手作業でのデータ転記に手間を感じている営業やマーケティング担当者の方
• HubSpotで管理するコンタクト情報を、迅速にMicrosoft Excelのリストへ反映させたい方
• 手作業による顧客データの入力ミスや転記漏れをなくし、業務の自動化を推進したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotにコンタクト情報が追加されると自動でMicrosoft Excelにデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、HubSpotから取得した情報をどの列に追加するかを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、どの情報をどの列に追加するかを自由に設定できます。HubSpotから取得した会社名や担当者名、メールアドレスといった情報を、対応するMicrosoft Excelの列に変数として埋め込むことが可能です。
• また、特定の列にステータスや登録日といった固定のテキスト値を追加するなどのカスタマイズも行えます。

■注意事項

• HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

Google DriveとMicrosoft Excelを用いた承認フローを自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル共有、承認依頼の連絡、結果の転記といった一連の作業負荷を削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、担当者は煩雑な繰り返し作業から解放され、申請内容の確認や判断といったより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしレポート作成の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！