Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelにレコードを追加後、メールで通知する
Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelにレコードを追加後、メールで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Google Driveに新しいファイルが格納されるたびに、手動で承認依頼を送り、Microsoft Excelに内容を転記して関係者にメールで通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、承認依頼からMicrosoft Excelへの記録、メールでの通知までを自動化することができ、ファイル管理に付随する定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveへのファイル格納後の、承認申請や情報共有を手作業で行っている方
- Microsoft Excelへの記録漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- ファイル管理に関連する承認フローを自動化し、業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると、承認依頼からMicrosoft Excelへの記録、メール通知までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が進むため、承認依頼の送り忘れやMicrosoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーを防止し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomの「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者へ承認を依頼します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル情報などを指定のファイルに記録します。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイルの格納を検知する対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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