Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelにレコードを追加後、メールで通知する

■概要

Google Driveにファイルが格納されるたび、手作業で承認依頼を送り、Microsoft Excelに記録し、関係者にメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型業務は、ヒューマンエラーも発生しやすく、業務の遅延にもつながりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納を起点に、承認依頼の送信、Microsoft Excelへのレコード追加、そして関係者へのメール通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとMicrosoft Excelを用いたファイル管理や承認プロセスに非効率を感じている方
• 手作業による承認依頼の遅延や記録ミス、通知漏れを削減したい業務担当者の方
• 定型的な確認・記録業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル格納後の承認依頼、Microsoft Excelへの記録、メール通知といった一連の作業を自動化し、手作業の時間を短縮します。
• 手作業による承認依頼の送り忘れやMicrosoft Excelへの入力ミス、通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomとGoogle Drive、Microsoft Excelを連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで「承認依頼する」アクションを設定し、担当者への承認フローを組み込みます。
4. オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、承認結果やファイル情報を記録します。
5. 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ作業完了や必要な情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 承認依頼アクションでは、承認者、承認依頼の詳細な内容、承認が完了する条件、差し戻しが発生した場合の処理などを、実際の業務プロセスに合わせて設定してください。
• Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、どのファイルやワークブックに、どの情報をどのような値で追加するかを具体的に設定し、データベースとの連携を最適化してください。
• メール送信アクションでは、通知を受け取るべき宛先（To, Cc, Bcc）、メールの件名、そして本文の内容を、伝達したい情報に応じて詳細にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。