Google Driveに特定のファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelにレコードを追加する
Google Driveに特定のファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelにレコードを追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Google Driveに格納されたファイルを確認し、手動で承認依頼を送り、その内容をMicrosoft Excelに記録する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このような定型業務は、対応漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーに、担当者への承認依頼からMicrosoft Excelへのレコード追加までの一連の流れを自動で実行し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMicrosoft Excelを用いた承認フローを自動化したいと考えている方
- ファイル格納後の承認依頼の送信や、結果の記録作業を効率化したいと考えている担当者の方
- 手作業による情報共有やデータ転記に課題を感じ、業務の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルが格納されると自動で承認依頼や記録が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による依頼の送信漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 2.次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 3.次に、オペレーションで、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させる設定を行います
- 4.続いて、オペレーションで、担当者に対して承認を依頼するアクションを設定します
- 5.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、承認結果などの情報を指定のファイルにレコードとして追加する設定を行います
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視の対象とするか、任意のフォルダIDを指定してください。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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