Google Driveに特定のファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelにレコードを追加する

■概要

Google Driveに特定のファイルが格納されるたびに、手動で担当者に承認を依頼し、その情報をMicrosoft Excelに転記する作業は、時間も手間もかかり、時には入力ミスや連絡漏れが発生することもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーとして、承認依頼の送信からMicrosoft Excelへのレコード追加までを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとMicrosoft Excelを用いたファイル管理・承認業務に課題を感じている方
• 手作業による情報共有やデータ入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたい方
• 定型的な承認フローや記録業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル格納から承認依頼、Microsoft Excelへの記録までが一気通貫で自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 承認プロセスの標準化と自動記録により、ヒューマンエラーや対応漏れを防ぎ、業務の信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：ファイル名に「契約書」が含まれるなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、オペレーションで承認依頼機能を選択し、「承認を依頼する」アクションで適切な担当者に承認依頼を送信します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、承認されたファイルの情報や日時などを指定のシートに自動で記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたい特定のフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、ファイルの種類や名前に応じた条件を設定することで、特定のファイルに対してのみ承認フローを実行するよう細かく制御できます。
• 承認依頼機能では、承認を依頼する担当者やグループを任意で設定できますし、承認の期限や通知方法も調整することが可能です。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、どのファイルに、どのシートの、どの列に何の情報を追加するかを固定値またはGoogle Driveや承認依頼から取得した動的な値を用いて、柔軟に設定できます。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。