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「Gmailで受け取った請求書をGoogle Driveに保存して、Google スプレッドシートに内容を転記する作業、毎月面倒だな…」
「手作業だからファイル名の付け間違いや、Google スプレッドシートへの記録漏れが起きてしまう…」
このように、Gmailで受信する請求書の管理業務に、手間やヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されている請求書ファイルを自動でGoogle Driveに格納し、ファイル名や送信元などの情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録できる仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放されますね。
これにより、経理担当者はより付加価値の高い分析業務や支払い管理に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGmailで受信した請求書を自動で整理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで受け取った請求書をGoogle Driveに格納し、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google Drive／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下は基本的な設定方法を解説しているナビです。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携の手順を参照して、各アプリをマイアプリ登録してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
最初の設定です！
ここから「Gmailで受け取った請求書をGoogle Driveに格納しGoogle スプレッドシートに追加する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
また、メールに請求書ファイルを添付してください。
※以下のメールを受け取った設定で進めていきます。
キーワードは「請求書」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
なお、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「キーワード」を設定します。
先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「完了」をクリックしましょう。
これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、指定したフォルダにファイルを格納する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
クリックすると、API接続設定画面に移ります。ここでは必須項目を設定していきます！
まずは、「格納先のフォルダID」を設定してください。
以下のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
続いて、「ファイル名」を設定します。
先ほど取得した値を引用して設定しましょう。
取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます。
最後に「ファイルの添付方法」・「ファイル」を設定しましょう！
Gmailのトリガー設定で取得したファイルをアップロードしたいため、以下のように設定してください。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただしアプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので注意しましょう。
ここで、Google Driveの画面を開き、先ほど指定したフォルダにファイルが格納されているか確認しましょう！
無事に格納されましたね。
最後に、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックしましょう！
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
[注意事項]
OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
