■概要
Gmailで受信する請求書の管理に手間を感じていませんか？添付ファイルをGoogle Driveに保存し、内容をGoogle スプレッドシートに転記する作業は、定型的でありながらミスが許されない業務のため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの請求書受信をきっかけに、Google Driveへの格納とGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化できるため、こうした手作業による負担やミスのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く請求書を手作業でGoogle DriveやGoogle スプレッドシートで管理している方
- 請求書処理におけるヒューマンエラーをなくし、月次処理などの業務効率を高めたい経理担当者の方
- GmailやGoogle スプレッドシートなどを活用した業務の自動化に関心があるチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの請求書受信からGoogle Driveへの格納、Google スプレッドシートへの転記までが自動化され、手作業の時間を削減することができます。
- 添付ファイルの保存漏れやGoogle スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を設定し、対象のメールと添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 続いて、OCR機能で取得したファイルから、任意の文字情報を抽出します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに行として追加します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、担当者へ処理が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（例：「請求書」や特定の取引先名など）を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。ファイル名には前のステップで取得した情報を活用することも可能です。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加設定では、情報を記録したいスプレッドシート、シートを任意で指定してください。
- 最後のGmailでの通知設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、本文にOCRで抽出した請求金額などの情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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