指定日時にkintoneのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

■概要

定期的な報告業務において、毎回kintoneのデータを手作業で抽出し、PDFにまとめてメールで送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型業務は、時間がかかるだけでなく、ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、指定した日時にkintoneから必要なデータを自動で取得し、PDFに変換後、Gmailで関係者に送信する一連の流れを自動化し、レポート業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneを利用した定期報告業務で、手作業でのデータ抽出や書類作成に課題を感じている方
• Gmailでのレポート送信において、手作業による送信漏れや添付ファイルのミスを防ぎたい方
• 繰り返し発生する報告業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にkintoneのデータ取得からPDF作成、メール送信までを自動実行するため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業で発生しがちなデータの転記ミスや、ファイルの添付忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、「指定した日時になったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、kintoneの「データベースを操作する」アクションを設定し、指定のアプリからデータを取得します。
4. 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類をPDF形式で発行します。
5. 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行したPDFファイルを添付してメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー設定では、フローボットを起動したい頻度や日時（例：毎月1日の午前9時）を任意で設定してください。
• kintoneのオペレーション設定では、データを取得したいアプリのIDを正しく設定してください。
• Googleドキュメントのオペレーション設定では、帳票の雛形となるドキュメントのファイルIDと、発行したPDFを格納するGoogle DriveのフォルダIDをそれぞれ指定してください。
• Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを自由にカスタマイズできます。kintoneから取得したデータを本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• kintone、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765