【プログラミング不要】Googleドキュメントの情報を定期的にWebスクレイピングする方法

「Googleドキュメントで共有されている価格表を毎日チェックして、変更があったら報告する作業が地味に大変…」
「公開されているレポートの更新に気づかず、最新の情報を逃してしまった…」
このように、Googleドキュメント上の情報を手作業で定期的に確認し、転記する業務に手間やストレスを感じていませんか？

もし、特定のGoogleドキュメントから定期的に情報を自動で抽出し、その内容を関係者にメールで通知するような仕組みがあれば、こうした手作業による確認や転記の負担から解放され、情報の見落としも防ぐことで、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の情報収集業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには公開されたGoogleドキュメントの情報を定期的に取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

定期的に特定の公開Googleドキュメントの情報を取得してGmailで通知する

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Googleドキュメントの情報を取得しGmailで通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、定期的に特定の公開Googleドキュメントの情報を取得し、その内容をGmailで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Gmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールのトリガー設定と各アクション設定
• フローをONにし、正しく動作するかを確認

定期的に特定の公開Googleドキュメントの情報を取得してGmailで通知する

試してみる

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ステップ1：GoogleドキュメントとGmailをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、GoogleドキュメントとGmailのマイアプリ連携をしてください。

• Googleドキュメントと連携すると出来ること
• Gmailと連携すると出来ること

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

定期的に特定の公開Googleドキュメントの情報を取得してGmailで通知する

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ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

最初の設定です。
ここから「定期的に特定の公開Googleドキュメントの情報を取得してGmailで通知する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。

ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。
Cron設定では実行頻度を細かく調整することが可能です。 

•  Cron設定の設定方法

今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。 

最後に「完了」をクリックしましょう！

ステップ4：Googleドキュメントの情報を取得する設定

ここでは、公開されたドキュメントの内容を取得する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

必須項目を設定していきましょう！

• ドキュメントID：入力欄下の注釈を参照して入力してください。

※今回はテスト用に以下のドキュメントを用意しました。

設定後、Yoomの画面で「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ5：テキストを生成する設定

ここでは、生成AIを使用して、先ほど取得したドキュメントの内容から必要な情報を抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」を変更できます。
文字数によって消費するタスク数が異なりますので、以下のリンクを確認してください。

• 「テキストを生成する」の設定方法
• 「タスク実行数」のカウント方法について
  
  

ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回はテンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます！

※以下のように出力形式を設定することをおすすめします。
改行を含んだ文章で出力されるよう、段落や改行の箇所には<br>と記載する必要があります。
もしくは、「プロンプト」に「段落や改行の箇所には<br>と設定してください」などと設定してください。

設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。問題がなければ、「完了」をクリックしましょう！

ステップ6：Gmailのアクション設定

最後の設定です！
ここでは、抽出した情報をGmailで通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。

• To：通知先となるメールアドレスを入力
• CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
• 差出人の名前：差出人の名前を設定

• 件名：通知するメールの件名を設定
• 本文：任意の文章を設定
  ※任意で作成した文章とテキスト生成設定で取得した値を組み合わせて設定してください。

入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「差出人」にメールが送信されるため、ご注意ください。

「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！

無事にメールが届いたら、「定期的に特定の公開Googleドキュメントの情報を取得してGmailで通知する」フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。

Googleドキュメントを使ったその他の自動化例

Google DriveでPDFファイルが作成されたらGoogleドキュメントに変換して、Chatworkで通知する

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■概要
Google Driveに保存されたPDFファイルの内容を確認し、編集可能な形式に変換してからチームに共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが作成されると、自動でGoogleドキュメントへ変換し、Chatworkで通知までを完結させます。手作業によるファイル管理を自動化で効率化し、よりスムーズな情報共有を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを主要なファイルストレージとしており、手作業でのファイル変換や共有に課題を感じている方
・Chatworkを活用したチームでの情報共有プロセスを自動化し、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
・Google Driveの自動化に関心があり、具体的な業務効率化の方法を探しているDX推進担当者の方‍

■注意事項
・Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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GoogleドキュメントからBitlyでリンクを短縮する

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■概要
Googleドキュメントで作成した資料を共有する際、URLが長くて扱いにくかったり、その都度Bitlyで短縮URLを手作業で作成する手間を感じてはいないでしょうか。
この作業は単純ですが、積み重なると無視できない時間になります。
このワークフローを活用すれば、Googleドキュメントの画面上からワンクリックでBitlyの短縮URLを生成し、ドキュメント内に自動で追記することが可能です。
コピー＆ペーストの手間をなくし、よりスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleドキュメントで作成したコンテンツの共有URLをBitlyで頻繁に短縮している方
・複数のドキュメントの短縮URLを手作業で管理しており、ヒューマンエラーや手間を減らしたい方
・ドキュメント作成からURL共有までの一連のプロセスを効率化したいと考えているコンテンツ担当者の方

■注意事項
・Googleドキュメント、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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GoogleドキュメントからGoogle Meetで会議スペースを作成する

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■概要
Google Meetで会議を行う際、議事録用のGoogleドキュメントに都度URLを手動で貼り付けていませんか？
このようなアプリ間の細かな行き来は、集中力を妨げるだけでなく、作業の非効率にも繋がります。
このワークフローを活用すれば、Googleドキュメント上から直接Google Meetの会議スペースを作成し、発行されたURLを自動でドキュメントに追記することが可能で、会議準備をよりスムーズに進められます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google MeetとGoogleドキュメントを日常的に利用し、議事録作成を効率化したい方
・会議準備におけるURLの発行や転記といった手作業を削減したいと考えている方
・ドキュメント作成から会議設定までの一連の流れをシームレスに行いたい方

■注意事項
・Googleドキュメント、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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Googleドキュメントから値を抽出し、Google 検索で検索結果を取得する

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■概要
Googleドキュメントで文章を作成中に、特定の語句や情報を調べるため、画面を切り替えてGoogle 検索を利用する作業は、集中力を妨げ、手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Googleドキュメント上で気になるテキストを選択するだけで、自動でGoogle 検索が実行され、その結果をドキュメント内に直接追記することが可能になり、リサーチ業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleドキュメントを使い、頻繁にGoogle 検索を行うリサーチ担当者の方
・記事作成やレポート作成の際に、情報収集とドキュメントへの転記作業を効率化したい方
・手作業によるコピー＆ペーストや画面の行き来をなくし、本来の作成業務に集中したい方

■注意事項
・Googleドキュメント、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能トリガーについては下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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Googleドキュメントの内容をもとにAnthropic（Claude）でSEO用のメタディスクリプションを生成する

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■概要
SEO対策として重要なメタディスクリプションですが、コンテンツごとに最適な文章を作成するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Googleドキュメントで作成した記事の内容をもとに、Anthropic（Claude）がSEOに配慮したメタディスクリプションを自動で生成するため、コンテンツ作成業務の効率化を実現します。高性能なAIであるClaudeを利用して、SEO効果が期待できるメタディスクリプションを手間なく作成できる点が特徴です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleドキュメントでの記事作成後、SEOメタディスクリプションの作成に手間を感じている方
・Claudeを活用してSEO対策を効率化し、質の高いメタディスクリプションを自動生成したい方
・コンテンツ制作のワークフローを自動化し、より戦略的な業務に時間を充てたいと考えている方

■注意事項
・GoogleドキュメントとClaudeのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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Miroにボードが作成されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する

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■概要
Miroで行ったブレインストーミングの内容やアイデアを、後からGoogleドキュメントに手作業でまとめるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Miroで新しいボードが作成されたことをきっかけに、指定したGoogleドキュメントへ自動でテキストを追加できるため、MiroとGoogleドキュメント間での情報転記の手間を省き、記録漏れも防ぐことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・MiroとGoogleドキュメントを併用し、情報転記に手間を感じている方
・MiroとGoogleドキュメントを連携させ、議事録作成やアイデアの記録を効率化したい方
・手作業による情報転記でのミスや記録漏れを未然に防ぎたいと考えている方

■注意事項
・Miro、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォーム回答をもとにChatGPTで文章を生成し、Googleドキュメントで書類を発行する

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■概要
ChatGPTで生成した文章をGoogleドキュメントに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか？
あるいは、定型的な書類作成のたびに時間を取られているのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、ChatGPTが内容に沿った文章を自動で生成し、Googleドキュメントとして書類を発行する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・ChatGPTとGoogleドキュメントを連携させ、議事録や報告書作成を効率化したい方
・フォームで受け付けた内容をもとに、定型的な書類を自動で作成したいと考えている方
・手作業による文章のコピー＆ペーストや、書類のフォーマット調整に時間を費やしている方

■注意事項
・ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
　https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

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指定日時にMicrosoft Excelからデータを取得して、Googleドキュメントで新規ドキュメントを作成する

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■概要
Microsoft Excelで管理しているデータを、定期的にGoogleドキュメントへ転記して報告書などを作成する作業は、手間がかかる上にミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelの情報を自動で取得し、Googleドキュメントへ新規ドキュメントとして出力することが可能になり、こうした定型業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelとGoogleドキュメントを併用し、手作業での転記に課題を感じている方
・定期的なレポート作成やデータ整理業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
・手作業によるコピー＆ペーストでの情報入力ミスや、転記漏れを防ぎたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft ExcelとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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毎週GoogleドキュメントからAIで要点を抽出し、Gmailで通知する

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■概要
毎週作成される議事録や報告書など、定期的なGoogleドキュメントの確認や要約、共有に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでGoogleドキュメントの情報をAIが自動で要約し、Gmailで関係者に通知する仕組みを構築できます。
手作業による確認漏れや共有の遅れといった課題を解消し、重要な情報を効率的に共有することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・毎週の定例会議議事録など、定期的なGoogleドキュメントの要約と共有を手作業で行っている方
・ドキュメントの定期的な処理を自動化したいと考えている方
・AIを活用して大量のドキュメントから効率的に情報を抽出し、チームの生産性を高めたい方

■注意事項
・Google Drive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

GoogleドキュメントのWebスクレイピングを自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な情報確認や転記作業から解放され、情報の見落としといったヒューマンエラーも防ぐことができます。

これにより、常に最新の情報を迅速に関係者へ共有できる体制が整い、より重要な分析や意思決定といったコア業務に集中する時間を創出できます！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：抽出した情報をGoogle スプレッドシートに蓄積できますか？

A：

はい、可能です。
フローボットの最後にGoogle スプレッドシートのオペレーションを追加することで実現できます。
オペレーションを追加する場合は、フロー最後の「＋」をクリックして追加できます。