■概要
定期的に特定の公開Googleドキュメントを確認し、更新内容を関係者に通知する作業は、単純でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogleドキュメントの情報を自動で取得し、指定した宛先にGmailで通知する一連の流れを自動化できます。Webスクレイピングのように公開Googleドキュメントから情報を定期的に収集し、手作業による確認漏れや共有の遅れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 特定のGoogleドキュメントの更新内容を定期的にチェックし、関係者に共有している方
- Webスクレイピングの知識はないものの、公開されたGoogleドキュメントから自動で情報を取得したいと考えている方
- 手動での情報収集や通知作業における非効率性や、確認漏れのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールで自動的にGoogleドキュメントの情報を取得・通知するため、これまで手作業に費やしていた確認・連絡の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手動での確認時に起こりうる見落としや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい任意のスケジュールを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「ドキュメントのコンテンツを取得」アクションを設定し、対象のドキュメントを指定します。
- 次に、オペレーションで「テキストを生成」アクションを設定し、取得した情報をもとに通知用の本文を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した本文を記載して指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、情報を取得したい頻度に合わせて実行間隔を任意で設定してください。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、情報を取得したい対象のドキュメントIDを任意で設定してください。
- Gmailのオペレーションでは、通知の宛先や件名を任意で設定し、本文には事前のアクションで取得したドキュメントの内容などを活用して設定してください。
■注意事項
- Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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