■概要
Google Driveに保存されたPDFファイルの内容を確認し、編集可能な形式に変換してからチームに共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが作成されると、自動でGoogleドキュメントへ変換し、Chatworkで通知までを完結させます。手作業によるファイル管理を自動化で効率化し、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveを主要なファイルストレージとしており、手作業でのファイル変換や共有に課題を感じている方
- Chatworkを活用したチームでの情報共有プロセスを自動化し、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
- Google Driveの自動化に関心があり、具体的な業務効率化の方法を探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFファイルの形式変換からChatworkでの通知までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます
- 手動での変換ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル共有業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとChatworkをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定します
- 次に、変換されたファイルをダウンロードするために、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のルームに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の監視対象としたいフォルダを任意のフォルダIDで設定してください
- Chatworkでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、通知先となるルームを任意のルームIDで設定してください
■注意事項
- Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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