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「Zoho CRMに新しい見込み客が登録されるたびに、手作業で挨拶メールを送るのが大変…」
「毎回同じような内容のメールを作成・送信するのに時間がかかり、入力ミスや送信漏れが心配…」
このように、Zoho CRMを起点としたメール送信業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Zoho CRMに見込み客が追加されたら、自動でパーソナライズされたメールを送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な顧客との関係構築に集中できる時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho CRMの顧客情報を基にメールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Zoho CRMに見込み客が追加されるたびに、手作業でMicrosoft Excelに情報を転記し、フォローアップメールを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの見込み客登録をトリガーに、Microsoft Excelへのデータ追加からフォローアップの自動メール送信までの一連の流れを自動化し、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Zoho CRMで見込み客が作成された際に、その情報をMicrosoft Excelに追加し、自動でメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Zoho CRMに見込み客が追加されるたびに、手作業でMicrosoft Excelに情報を転記し、フォローアップメールを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの見込み客登録をトリガーに、Microsoft Excelへのデータ追加からフォローアップの自動メール送信までの一連の流れを自動化し、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1．Zoho CRMのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
2．Microsoft Excelのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Zoho CRMに見込み客が追加されるたびに、手作業でMicrosoft Excelに情報を転記し、フォローアップメールを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの見込み客登録をトリガーに、Microsoft Excelへのデータ追加からフォローアップの自動メール送信までの一連の流れを自動化し、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Zoho CRMのトリガー設定
「見込み客が作成されたら（Webhook）」をクリックします。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Zoho CRMで見込み客情報を取得する設定
Zoho CRMのトリガーで取得できるデータが少ないため、後続で使用できる値をこのアクションで取得していきます。
再度Zohoドメインを入力してテストしてください。
※下記のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の通話情報を反映できます。
詳細情報を取得できているのがわかります！
ステップ5：Microsoft Excelのレコード追加設定
先ほど取得した見込み客情報をMicrosoft Excelに追加します。
まだ連携するデータベースを作成していない方は、この段階で作成してしまいましょう。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
テーブル範囲については、下記のページを参考に設定しましょう。
これにより、Zoho CRMの見込み客ごとに変わる情報をMicrosoft Excelへ動的に反映できます。
ステップ6：メールを送る設定
ここでは、見込み客に対してメールを送るのでその文面などを設定していきます。
「メールを送る」をクリックしましょう。
これにより、Zoho CRMの見込み客ごとに変わる情報をメール本文へ動的に反映できます。
問題なければテストします。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
Zoho CRMを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Zoho CRMのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
見込み客や取引先が登録・更新されたら、自動通知したり、外部ツールへデータを同期することができます。
これにより、情報連携の抜け漏れ防止、入力作業の削減、チーム間共有の迅速化が実現し、営業・サポートの業務フローを効率化できるでしょう。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに名刺のファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRM（zoho_crm_oauth）に連携して見込み客を登録後Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見込み客を顧客化する業務の担当者
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
2.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
■このテンプレートを使うメリット
・Slackにファイルを送付するだけで、Zohoへの登録が完了するため手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
・もらった名刺の登録作業を全て自動化できるため、業務効率が上がります。
・Slack上でリード情報に関する情報共有などが活発になり、チーム全体の連携が強化されます。
・AI-OCRが名刺情報を自動で読み取り、Zoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
■注意事項
・Slack、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・無料セミナーの集客などを行っているマーケティング担当者
2.Zoho CRMを利用して顧客の登録を行っている方
・顧客の情報管理を行う営業担当や営業アシスタント
・関係企業の情報やデータを管理している総務担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
3.手入力の手間を削減し、自動化を考えている方
・業務効率化を目指すスタートアップ企業の経営者
・入力作業を多くこなす事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でZoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
・Zoho CRMに見込み客を自動で登録することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定の登録と同時にZoho CRMに情報が入力されるため、予定開始までに十分な事前準備の時間を確保することが可能となり、質の高いマーケティングや営業を行うことができます。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
■注意事項
・Calendly、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のLINE WORKSのトークルームに通知します。
通知内容や送信先のLINE WORKSルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、LINE WORKS、Yoomを連携してください。
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、LINE WORKSそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・LINE WORKSの投稿先のトークルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailに連携して登録した企業宛にメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している企業の担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動し、承認のアクションを入れることで確認もできるため確実な情報管理に繋がります。
■注意事項
・Zoho CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ZohoCRMで新規の見込み客が作成されたら、HubSpotと連携して新規コンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見込み客を顧客化する業務の担当者
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
2.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・Zoho CRM、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとZoho CRMを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でZoho CRMに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのZoho CRMへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Zoho CRMで効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をZoho CRMに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をZoho CRMに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にZoho CRMにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にZoho CRMに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Zoho CRMで新しい取引先が作成された場合、自動的に指定のLINE WORKSのトークルームに通知します。
通知内容や送信先のトークルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
1.Zoho CRM、LINE WORKSそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.Zoho CRMの「新しく取引先が作成されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
3.LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のトークルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、LINE WORKSそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・LINE WORKSの投稿先のトークルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zoho CRMで取引先が作成されたら、kintoneにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMとkintoneの両方を利用する営業・顧客管理チーム
・Zoho CRMで作成した取引先情報をkintoneにも自動で反映させたい方
・取引先情報の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方
・Zoho CRMとkintoneで顧客情報を一元管理したい方
2.Zoho CRMを主に利用する営業担当者
・kintoneで顧客情報に基づいたタスク管理や進捗管理を行いたい方
・Zoho CRMの取引先情報をkintoneに連携させることで、より詳細な情報管理を行いたい方
3.kintoneを主に利用するバックオフィス担当者
・Zoho CRMで登録された取引先情報をkintoneで自動的に把握したい方
・Zoho CRMとkintoneの連携によって顧客管理の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客管理のツールですが、その情報を他のシステムでも活用したいケースは少なくありません。kintoneのような多機能な業務管理ツールと連携することで、顧客情報をより広範な業務プロセスに組み込み効率化を図ることができます。しかし、Zoho CRMとkintoneを別々に運用している場合はZoho CRMで作成された取引先情報を手動でkintoneに転記する必要があり、手間とかかり転記ミスや情報漏れの可能性も否定できません。
このフローを活用すれば、Zoho CRMとkintoneの情報連携が自動化されることにより手作業による転記が不要になります。これにより業務効率が大幅に向上し、人的なミスの軽減を図ることもできます。
■注意事項
・Zoho CRM、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMで新しく取引先が作成された場合、その情報を自動的に取得し、指定のChatworkのチャットルームに通知します。
通知内容や送信先のチャットルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRMとChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「新しい取引先が作成されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・Chatworkの「メッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、Chatworkそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Chatworkの投稿先のルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
まとめ
Zoho CRMと連携して、データベースへの登録とメール送信を自動化することで、見込み客が登録された際に手作業でメールを作成・送信する手間をなくし、ヒューマンエラーのない迅速な顧客対応を実現できます。
これにより、営業担当者はリードへのアプローチを効率化し、より重要な商談や顧客との関係構築といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Zoho CRMの他の操作も自動化の起点にできますか？
A：
はい、できます。
設定できるトリガーは、下記のページからご確認ください。
Q：メールを即時ではなく数日後に送れますか？
A：
はい、送れます。
その場合、「レコードを追加する」アクション直下に、有料プランで利用可能な「待機する」オペレーションを下記の手順で追加してください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：自動送信メールに資料などを添付できますか？
A：
はい、できます。
本文の下にある添付ファイルの部分から設定することが可能です。
ファイルダウンロードアクションが入っていない場合、「ファイルをアップロード」を選択し、会社案内のPDFなどを追加してください。
