【簡単設定】Zoho CRMから自動でメールを送信する方法

「Zoho CRMに新しい見込み客が登録されるたびに、手作業で挨拶メールを送るのが大変…」

「毎回同じような内容のメールを作成・送信するのに時間がかかり、入力ミスや送信漏れが心配…」

このように、Zoho CRMを起点としたメール送信業務に、手間や課題を感じていませんか？

もし、Zoho CRMに見込み客が追加されたら、自動でパーソナライズされたメールを送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な顧客との関係構築に集中できる時間を生み出せるかもしれません。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはZoho CRMの顧客情報を基にメールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Zoho CRMと連携してメールを自動送信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Zoho CRMで見込み客が作成された際に、その情報をMicrosoft Excelに追加し、自動でメールを送信するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Zoho CRMとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Zoho CRMのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Zoho CRMとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

1．Zoho CRMのマイアプリ連携

以下のナビをご覧ください。

2．Microsoft Excelのマイアプリ連携

以下のナビをご覧ください。

• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下バナーの「試してみる」をクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：Zoho CRMのトリガー設定

「見込み客が作成されたら（Webhook）」をクリックします。

連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

Zoho CRMのドメインとチャネルIDを入力します。

チャネルIDはZoho CRMにログインした後、URL欄の以下の部分にある数列です。

テストし、成功したら「次へ」をクリックします。

ここまできたら一旦Zoho CRMに移り、テスト用の見込み客を登録します。

その後Yoomの設定画面に戻ってテストをクリックしましょう。

成功したら保存してください。

ここで取得した値を次以降のステップで活用します。

※取得した値とは？

トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：Zoho CRMで見込み客情報を取得する設定

Zoho CRMのトリガーで取得できるデータが少ないため、後続で使用できる値をこのアクションで取得していきます。

ステップ3と同様、連携するアカウントを確認したらアクションは変更せず「次へ」をクリックします。

見込み客IDはデフォルトで設定されているので、変更しなくて大丈夫です。
再度Zohoドメインを入力してテストしてください。

※下記のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の通話情報を反映できます。

成功したら保存しましょう。
詳細情報を取得できているのがわかります！

ステップ5：Microsoft Excelのレコード追加設定

先ほど取得した見込み客情報をMicrosoft Excelに追加します。
まだ連携するデータベースを作成していない方は、この段階で作成してしまいましょう。

「レコードを追加する」をクリックしましょう。

連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのままデータベースの連携に進んでください。

ドライブID・アイテムID・シートIDは下記のように、該当欄をクリックして表示される候補から選択してください。
テーブル範囲については、下記のページを参考に設定しましょう。

• 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して

次に進み、転記したい項目を取得した値から選択します。
これにより、Zoho CRMの見込み客ごとに変わる情報をMicrosoft Excelへ動的に反映できます。

その他の項目も同様に設定しましょう。

設定できたらテストし、成功したら保存しましょう。

Microsoft Excelを確認してみます。

無事に登録されましたね。

ステップ6：メールを送る設定

ここでは、見込み客に対してメールを送るのでその文面などを設定していきます。
「メールを送る」をクリックしましょう。

Toは取得した値から選択します。

CC・BCC・差出人の名前は必要に応じて設定できます。

件名とメール本文は下記のように設定しました。
これにより、Zoho CRMの見込み客ごとに変わる情報をメール本文へ動的に反映できます。

次の画面に進み、送信前の確認を行ないます。
問題なければテストします。

成功したら保存しましょう。

メールを確認します。

無事に受信できましたね。

ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

Zoho CRMを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、Zoho CRMのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

見込み客や取引先が登録・更新されたら、自動通知したり、外部ツールへデータを同期することができます。
これにより、情報連携の抜け漏れ防止、入力作業の削減、チーム間共有の迅速化が実現し、営業・サポートの業務フローを効率化できるでしょう。

まとめ

Zoho CRMと連携して、データベースへの登録とメール送信を自動化することで、見込み客が登録された際に手作業でメールを作成・送信する手間をなくし、ヒューマンエラーのない迅速な顧客対応を実現できます。

これにより、営業担当者はリードへのアプローチを効率化し、より重要な商談や顧客との関係構築といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問