Zoho CRMで見込み客が作成されたら、Microsoft Excelに追加してメール送信する

■概要

Zoho CRMに見込み客が追加されるたびに、手作業でMicrosoft Excelに情報を転記し、フォローアップメールを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの見込み客登録をトリガーに、Microsoft Excelへのデータ追加からフォローアップの自動メール送信までの一連の流れを自動化し、こうした定型業務の負担を軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMを活用しており、見込み客へのアプローチを効率化したい営業担当者の方
• Microsoft Excelでの顧客リスト管理を手作業で行っており、入力の手間を減らしたい方
• Zoho CRMでの自動メール送信だけでなく、関連するデータ管理も自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMへの登録からMicrosoft Excelへの転記、メール送信までを自動化するため、手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、フォローアップメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客情報を取得」アクションを設定し、作成された見込み客の詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した見込み客情報を指定のファイルに追加します。
5. 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、見込み客に対して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 見込み客の情報をレコードとして追加するMicrosoft Excelのファイルは、OneDriveやSharePointに保管されているファイルから任意で選択できます。
• レコードを追加するMicrosoft Excelのシートやテーブルの範囲は、ご利用のフォーマットに合わせて自由に設定できます。
• 見込み客に自動送信するフォローアップメールの件名や本文は、任意の内容にカスタマイズできます。

■注意事項

• Zoho CRMとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。